Cara Menagih Pembayaran ke Customer dengan Sopan

Salah satu hal rumit dalam dunia pekerjaan dan usaha adalah cara menagih pembayaran ke customer. Apakah Anda dalam situasi seperti ini? Secara umum, utang piutang adalah hal lumrah dalam dunia usaha, apalagi Mitra Netpromoter Deepublish. 

Hanya saja, utang dari customer tentunya tetap perlu dilakukan penagihan sebagai bentuk profesionalisme hubungan. Sebab antara Anda, perusahaan, dan customer terbentuk hubungan simbiosis mutualisme dan profesional. 

Sayangnya, menagih utang ke customer tidak selalu mudah. Sebab ada kalanya customer sulit dihubungi sampai enggan melakukan pelunasan secepatnya karena berbagai faktor. Lalu, solusi apa yang sebaiknya diterapkan? Berikut informasinya. 

Pentingnya Menagih Pembayaran atau Utang dari Customer 

Pembayaran customer dalam bisnis tertentu tidak dilunasi di awal. Melainkan dikirimkan dulu barang atau diberikan jasa, baru kemudian melakukan pembayaran di belakang. Dalam kondisi ini, akan ada proses menagih pembayaran yang belum dilunasi customer. 

Pembayaran ini bisa disebut dengan istilah utang. Sebagai utang, tentunya perlu ditagih, apalagi dalam dunia bisnis. Cara menagih pembayaran ke customer perlu dilakukan secara sopan dan profesional. 

Namun, perlukah penagihan ini dilakukan? Jawabannya tentu perlu, dan berikut adalah beberapa alasan yang membuat penagihan wajib dilakukan: 

1. Customer Bisa Lupa 

Alasan yang pertama kenapa mengajukan penagihan perlu dilakukan adalah karena customer bisa lupa. Sebagai manusia, dan khususnya memiliki banyak kesibukan. Maka memperbesar kemungkinan lupa dengan kewajiban membayar utangnya. Maka perlu diingatkan secara sopan dan profesional. 

2. Customer Tidak atau Belum Menerima Invoice 

Pembayaran dari customer belum dilakukan bisa jadi karena belum menerima invoice. Hal ini bisa ada kesalahan dari pihak pembuat invoice di perusahaan. Bisa juga dari proses pengiriman yang tersendat. 

Maka penagihan dilakukan sembari menanyakan sudah belumnya menerima invoice tagihan. Sehingga, ketika invoice belum diterima bisa melakukan follow up dan customer bisa segera melunasi tagihan di dalamnya. 

3. Customer Bisa Mengalami Kendala Melakukan Pembayaran 

Alasan ketiga kenapa perlu mempelajari dan menerapkan tata cara menagih pembayaran ke customer adalah untuk memahami kendala. Customer bisa saja terkendala untuk melunasi pembayaran. 

Sehingga perusahaan perlu tahu penyebabnya dan ikut memberi solusi, sebab utang tersebut adalah pemasukan penting bagi perusahaan. Oleh sebab itu, penagihan penting untuk bisa saling membantu dan menjaga hubungan baik dengan customer. 

4. Kesehatan Arus Kas Bisnis 

Pembayaran dari customer yang tertunda adalah pemasukan tertunda ke kas usaha. Oleh sebab itu, penagihan perlu dilakukan terutama setelah melewati jatuh tempo. Sehingga arus kas sehat dan keberlangsungan usaha lebih terjamin. 

Persiapan Sebelum Menagih Utang

Dalam etika dan tata cara menagih pembayaran ke customer yang baik, idealnya tidak dilakukan asal-asalan. Melainkan dengan penuh persiapan agar potensi pelunasan oleh customer lebih tinggi. Berikut beberapa persiapan yang sebaiknya dilakukan sebelum menagih hutang ke customer: 

1. Memahami Tagihan Pembayaran atau Utang Customer 

Persiapan yang pertama adalah memahami atau mempelajari dulu tagihan atau utang customer. Misalnya rincian utang tersebut dari transaksi apa, nominal berapa, tanggal utang dan jatuh tempo, dan sebagainya. 

Sebab, ketika penagihan dilakukan tentunya akan menjelaskan beberapa informasi mengenai utang tersebut. Maka akan sangat aneh jika Anda sekedar menagih tapi tidak tahu utang apa dan nominalnya berapa. Jadi, wajib dipelajari dulu lewat invoice dan arsip lainnya. 

2. Mempelajari Customer 

Persiapan yang kedua adalah mempelajari atau mengenal customer yang memiliki utang pembayaran. Dalam hal ini, Anda perlu mengetahui nama customer, profesinya, kisaran gajinya, jika memiliki usaha seperti apa usahanya dan skalanya, dan sebagainya. 

Hal ini penting untuk mengawali komunikasi saat penagihan dilakukan, sehingga tidak memakai template melainkan sudah membangun komunikasi personal. Selain itu, membantu memahami customer dan kendala yang mungkin dihadapi. Sehingga bisa menyiapkan berbagai solusi yang diperlukan agar utang segera dibayar. 

3. Menentukan Tujuan yang Ingin Dicapai 

Persiapan ketiga dalam tata cara menagih pembayaran ke customer adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai. Hal ini penting, karena tujuan yang jelas akan membantu proses komunikasi dengan customer tersebut. 

Tujuan penagihan bisa untuk memastikan invoice sudah diterima, mengetahui kendala pembayaran yang tersendat, maupun bertujuan mendapat pembayaran segera. Tujuan ini perlu ditentukan dan pastikan jelas agar penagihan bisa berjalan baik. Sebab komunikasinya sudah disiapkan sebaik mungkin sejak awal. 

4. Menyiapkan Kebutuhan Komunikasi Penagihan Utang 

Persiapan yang keempat adalah menyiapkan kebutuhan komunikasi dalam penagihan pembayaran customer. Mulai dari waktu komunikasi dilakukan, melalui media apa atau perlu tidaknya bertemu langsung, isi chat penagihan, dan sebagainya. 

Cara Menagih Pembayaran atau Utang ke Customer

Menagih pembayaran dari customer sekali lagi tidak selalu mudah dilakukan. Ada kalanya penagihan segera ditindaklanjuti customer, karena memang sudah ada dananya. Namun, bisa juga sebaliknya. 

Ada kalanya, customer berkelit karena memang belum memiliki dana yang mencukupi untuk pelunasan pembayaran utang. Jadi, penagihan utang customer memang dibutuhkan persiapan dan pemahaman matang agar tidak salah langkah. 

Berikut urutan tata cara menagih pembayaran ke customer agar berjalan baik dan pelunasan segera dilakukan: 

1. Melakukan Evaluasi Transaksi Pembayaran 

Tahap pertama dalam menagih pembayaran ke pihak customer adalah melakukan evaluasi transaksi pembayaran atau tagihan. Tahap ini termasuk persiapan sebelum penagihan yang dijelaskan sebelumnya. 

Tujuannya adalah memahami utang customer dengan baik. Jadi, jangan sampai menagih tapi tidak tahu apa yang ditagih dan berapa nominalnya. Oleh sebab itu, perlu melakukan evaluasi transaksi pembayaran. 

2. Menyiapkan Data Terkait Penagihan 

Tahap kedua adalah menyiapkan data-data terkait transaksi atau penagihan. Misalnya invoice, faktur pajak, dan dokumen lain dari bagian keuangan. Sehingga bisa mengetahui apakah customer sudah menerima tagihan atau belum. 

Sekaligus membantu memiliki bukti untuk dijadikan dasar dalam penagihan. Ada kalanya,customer menanyakan bukti adanya tagihan untuk memastikan penagih ini bukan penipu. Jadi, Anda bisa menunjukan foto invoice, ID Card sebagai pegawai, dll. 

3. Mengatur Jadwal Penagihan 

Tahap ketiga dalam alur cara menagih pembayaran ke customer adalah mengatur jadwal penagihan. Anda perlu menentukan waktu terbaik dalam menyampaikan penagihan. Misalnya di hari dan jam kerja agar lebih profesional. 

Selain itu, mengatur jadwal penting jika ada cukup banyak customer yang perlu ditagih. Sehingga tidak semua customer ditagih di hari yang sama karena menagih utang pembayaran juga butuh waktu, tenaga, dan biaya. 

4. Menyampaikan Tagihan dengan Sopan dan Profesional 

Tahap berikutnya adalah mulai menyampaikan penagihan. Penagihan sebaiknya dilakukan dengan sopan dan juga profesional. Awali dengan memperkenalkan diri, sehingga customer tahu pesan penagihan dikirim siapa dan kenapa. 

Kemudian, tanyakan kabar dari customer tersebut baru kemudian menjelaskan mengenai isi invoice tagihan yang sudah dikirimkan atau diterbitkan pihak keuangan. Sehingga customer menyadari tujuan Anda adalah melakukan penagihan dengan penuh etika. 

5. Memahami Respon Customer dan Berempati 

Tahap berikutnya adalah menunggu respon customer usai menyampaikan penagihan. Kemudian setelah ada respon, pahami dulu respon tersebut bagaimana. Bisa jadi, customer menjelaskan kendala yang dihadapi. 

Kemudian menyampaikan permohonan untuk diperpanjang masa tenggat pembayaran. Jadi, silahkan dipahami dulu dan jika ada kendala, silahkan menyampaikan empati dan menentukan keputusan dari pihak perusahaan terkait kendala yang dihadapi customer. 

MIsalnya, customer meminta agar tenggat pembayaran diundur satu minggu dan menjelaskan alasannya. Anda bisa menyampaikan kepada pimpinan terkait hal tersebut dan mendiskusikan keputusan perusahaan. Keputusan ini lantas disampaikan ke customer dengan bahasa yang sopan dan tetap profesional. 

6. Menawarkan Solusi atau Alternatif

Tahap berikutnya adalah masih berkaitan dengan keputusan perusahaan. Jika dari perusahaan memberi solusi atau alternatif. Maka bisa disampaikan dengan baik dan jelas kepada customer. 

Jika customer gagal melakukan pembayaran, maka akan ada beberapa solusi yang bisa ditawarkan. Misalnya: 

a. Memberikan Penjadwalan Ulang Pembayaran

“Kami memahami situasi Anda. Kami bisa bantu dengan penjadwalan ulang pembayaran Anda menjadi cicilan selama 2 bulan ke depan agar lebih ringan. Apakah Anda bersedia kami bantu atur jadwal cicilannya?”

b. Menyediakan Program Keringanan

“Saat ini kami memiliki program keringanan untuk pelanggan yang mengalami kesulitan finansial. Kami dapat memberikan potongan denda keterlambatan atau diskon khusus jika Anda melakukan pembayaran sebagian. Apakah Anda ingin informasi lebih lanjut tentang program ini?”

c. Memberikan Masa Tenggang Tambahan

“Sebagai bentuk dukungan, kami bisa memberikan masa tenggang tambahan selama 7 hari ke depan tanpa denda. Kami harap ini bisa membantu Anda untuk menyelesaikan pembayaran.”

d. Mengarahkan ke Layanan Bantuan Keuangan

“Kami juga bekerja sama dengan lembaga keuangan yang menyediakan bantuan atau pinjaman mikro untuk pelanggan. Jika Anda tertarik, kami bisa menghubungkan Anda dengan mereka.”

7. Melakukan Komunikasi Lanjutan 

Setelah solusi dan alternatif ditawarkan, kemudian customer tidak juga melakukan pembayaran utang. Maka bisa melakukan komunikasi lanjutan. Anda bisa mengingatkan kembali mengenai utang pembayaran tersebut. 

Pada komunikasi lanjutan ini, Anda juga bisa menyampaikan konsekuensi jika pembayaran tidak kunjung dilakukan. Konsekuensi ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Misalnya ada penarikan barang yang sudah dipesan, pelaporan ke pihak berwajib, dan sebagainya. 

8. Menjaga Etika dan Hubungan Baik dengan Customer 

Dalam tata cara menagih pembayaran ke customer, penting untuk menjaga etika. Kemudian tetap fokus menjaga hubungan baik dengan customer. Maka komunikasi penagihan harus sopan dan profesional. 

Misalnya, selain diawali dengan perkenalan diri dan sapaan. Juga diikuti dengan sikap netral tanpa menghakimi. Sebab kesulitan dalam membayar utang adalah hal yang tidak asing dalam dunia usaha. Oleh sebab itu, bersikap netral dan profesional penting. 

Sehingga hubungan baik dengan customer terjaga dan utang pembayaran segera dilunasi. Apalagi, hal ini yang memang menjadi tujuan utama kenapa penagihan harus dilakukan. 

9. Konsisten dalam Melakukan Penagihan 

Dalam menagih pembayaran utang customer, juga perlu dilakukan secara konsisten. Sebab bisa jadi customer lupa dan bahkan sengaja terkesan lupa padahal ingat. Sehingga penagihan sebaiknya tidak hanya dilakukan sekali, terutama jika pembayaran tidak kunjung dilakukan. 

Contoh Kata-Kata yang Sopan saat Menagih

Membantu melakukan penagihan ke customer dengan baik dan benar, dimana terlihat sopan dan profesional. Maka berikut beberapa contoh kata-kata dalam penagihan yang bisa diterapkan: 

1. Halo Bapak/Ibu [Nama Customer], kami ingin mengingatkan bahwa tagihan Anda dengan nomor invoice #INV001 akan jatuh tempo pada [tanggal]. Mohon kesediaannya untuk melakukan pembayaran sebelum tanggal tersebut. Terima kasih atas kerjasamanya.
2. Halo Bapak/Ibu [Nama], kami ingin menginformasikan bahwa pembayaran untuk invoice #INV001 dengan jumlah Rp [jumlah] telah melewati tanggal jatuh tempo pada [tanggal]. Mohon konfirmasinya apakah ada kendala atau informasi lebih lanjut terkait pembayaran tersebut.
3. Dengan hormat, kami belum menerima pembayaran atas tagihan #INV001. Kami sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat menyelesaikan pembayaran atau memberi kabar terkait kendala yang dihadapi. Kami terbuka untuk mendiskusikan opsi penyelesaian jika diperlukan.
4. Kami ingin menyampaikan bahwa tagihan #INV001 masih belum diselesaikan hingga saat ini. Jika tidak ada pembayaran atau tanggapan dalam waktu 7 hari ke depan, kami akan menindaklanjuti sesuai dengan kebijakan perusahaan. Mohon perhatian dan kerjasamanya.
5. Jika Bapak/Ibu mengalami kesulitan dalam melakukan pembayaran penuh, kami dapat membantu dengan menawarkan opsi pembayaran bertahap atau penjadwalan ulang. Silakan hubungi kami untuk mendiskusikan solusi terbaik.

Apa yang Harus Dilakukan saat Customer Tak Kunjung Membayar?

Bagaimana jika sudah menerapkan cara menagih pembayaran ke customer, akan tetapi tidak kunjung ada pembayaran? Tidak sedikit customer yang memang mangkir dalam membayar kewajibannya. Jika hal ini terjadi, berikut beberapa hal yang bisa dilakukan sebelum menagih pembayaran: 

1. Kirimkan Pengingat Tagihan 

Jika tagihan tidak kunjung dibayarkan, maka mau tidak mau perlu mengirimkan pengingat tagihan tersebut. Mengirimkan pengingat tagihan penting agar customer tidak lupa. Sekaligus menunjukan keseriusan Anda menagih, sehingga tidak disepelekan customer tersebut. 

2. Mengirimkan Invoice Terbaru 

Hal kedua yang bisa dilakukan adalah mengirimkan invoice baru. Misalnya, ada perpanjangan masa tenggat pembayaran. Maka penerbitan invoice baru dengan perubahan tersebut perlu dikirimkan ke customer agar segera dilakukan pembayaran. 

3. Komunikasi Personal dengan Customer 

Hal ketiga yang bisa dilakukan adalah mencoba membangun komunikasi personal. Selain lewat chat di WhatsApp atau email, bisa bertemu langsung dengan mendatangi rumah customer. Dalam momen ini bisa menanyakan langsung alasan pembayaran gagal dilakukan dan menawarkan solusi terbaik. 

4. Melakukan Negosiasi dan Menawarkan Solusi 

Melakukan negosiasi menjadi bagian dari tata cara menagih pembayaran ke customer yang tidak kunjung dilunasi. Negosiasi membantu memberi solusi yang menguntungkan kedua belah pihak dan mencapai kesepakatan. Sehingga customer segera melakukan pembayaran. 

5. Mengirimkan Tagihan dengan Lebih Tegas 

Cara berikutnya yang bisa dicoba adalah mengirimkan tagihan kembali dengan cara lebih tegas. Dalam hal ini bisa menyampaikan konsekuensi yang bisa diterima customer jika tidak kunjung melakukan pembayaran. 

6. Memberikan Sanksi 

Hal berikutnya yang bisa dilakukan adalah memberikan sanksi sesuai yang disampaikan ketika menyampaikan tagihan yang lebih tegas. Misalnya ada sanksi mengumumkan somasi terbuka, sehingga ada lebih banyak orang mengetahui kegagalan pembayaran customer. Bisa juga sanksi lainnya. 

7. Menggunakan Layanan Penagih Utang 

Hal selanjutnya yang bisa dilakukan adalah menggunakan layanan penagih utang. Dalam hal ini, Anda bisa memakai jasa dari pihak ketiga. Yakni perusahaan yang menyediakan debt collector untuk membantu penagihan dengan lebih tegas. 

8. Menempuh Jalur Hukum 

Cara lain yang bisa dipertimbangkan adalah menempuh jalur hukum. Namun, cara ini bisa menjadi pilihan terakhir jika memang semua cara sudah dilakukan dan customer mangkir. Sehingga bisa dilaporkan ke pihak berwajib atas dugaan penipuan. 

Itulah detail penjelasan mengenai tata cara menagih pembayaran ke customer dan bagaimana jika tagihan tidak kunjung dibayar. Pada dasarnya, kondisi ini perlu disikapi dengan baik agar tagihan dibayar segera dan hubungan baik dengan customer terjaga.