Dalam kegiatan pemasaran suatu produk, membangun komunikasi efektif menjadi sebuah keharusan. Sehingga ada komunikasi dua arah yang terjalin antara tim pemasaran dengan customer atau calon customer tersebut.
Semakin efektif komunikasi yang terbentuk, maka semakin berpotensi terjadi dealing di akhir. Oleh sebab itu, memahami bagaimana cara membangun komunikasi yang efektif dalam proses pemasaran produk sangat penting. Berikut informasinya.
Apa Itu Komunikasi Efektif?
Dikutip melalui website Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), komunikasi adalah sebuah kegiatan mentransfer sebuah informasi baik secara lisan maupun tulisan. Kegiatan komunikasi bisa dilakukan antara dua orang atau lebih di berbagai media dan cara.
Sementara komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan.
Dikutip melalui Kompas.com, dalam buku berjudul Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi karya dari Tommy Suprapto(2015). Dijelaskan bahwa komunikasi dikatakan efektif ketika penerima pesan mendapatkan maksud yang sesuai dengan apa yang ingin disampaikan pemberi pesan.
Jadi, secara sederhana suatu komunikasi menjadi efektif ketika ada keharmonisan dan keselarasan antara pemberi pesan dengan penerima pesan. Tidak ada mispersepsi atau kesalahpahaman dan bisa memiliki pemahaman yang sama atau setara.
Komunikasi yang efektif penting untuk berbagai kondisi,situasi, dan komunikasi dengan siapa saja. Dalam dunia bisnis, kegiatan komunikasi yang efektif sangat penting antara penyedia produk dengan customer. Oleh sebab itu, divisi yang berkomunikasi langsung dengan customer memiliki kebutuhan untuk menguasai skill komunikasi yang efektif.
Mengapa Perlu Komunikasi Efektif?
Terdapat banyak alasan kenapa komunikasi efektif penting dalam kegiatan pemasaran dan negosiasi dengan calon customer. Diantaranya adalah:
1. Membantu Membangun Hubungan baik dengan Pelanggan
Dikutip melalui Qontak.com, salah satu alasan kenapa komunikasi yang efektif sangat penting dalam pemasaran dan penjualan adalah membangun hubungan baik dengan pelanggan atau customer.
Dalam dunia bisnis dan usaha, hirarki tertinggi dipegang oleh customer. Sehingga perusahaan akan berusaha untuk menyediakan apa yang mereka butuhkan dan solusi yang mereka cari lewat produk.
Supaya produk yang disediakan selalu menjadi pilihan mereka, maka membangun hubungan baik menjadi kunci. Sehingga mereka memprioritas Anda dan produk yang ditawarkan sebagai pilihan.
2. Membantu Meningkatkan Jumlah Pelanggan
Dikutip melalui website Universitas STEKOM, alasan penting membangun komunikasi efektif dengan customer adalah meningkatkan kepercayaan. Sekaligus membantu meningkatkan jumlah customer atau pelanggan.
Bagaimana komunikasi berdampak pada perluasan pangsa pasar? Ketika komunikasi dalam pemasaran sudah efektif. Maka akan ada lebih banyak customer yang puas. Customer ini tidak akan ragu merekomendasikan produk. Sehingga membantu mendapat lebih banyak customer.
3. Mendorong Kenaikan Omset
Sejalan dengan penjelasan sebelumnya, maka bisa dipahami bahwa komunikasi efektif juga ampuh meningkatkan omset penjualan. Sebab akan ada lebih banyak pemesanan produk. Omset naik dan profit perusahaan meningkat.
Bagi para mitra (reseller, referral, dll) di perusahaan tersebut, maka akan mempengaruhi kenaikan komisi. Sehingga bukan hanya perusahaan yang diuntungkan, akan tetapi juga para mitra. Dimana bisa meraih penghasilan lebih tinggi dari sebelumnya.
4. Meningkatkan Transparansi
Arti penting berikutnya dari komunikasi yang efektif dengan customer adalah meningkatkan transparansi. Dalam menawarkan suatu produk, tim pemasaran dituntut untuk menjelaskan produk apa adanya. Sekaligus menonjolkan kelebihan.
Namun, untuk menjaga kepercayaan dan mencegah komplain di masa mendatang. Tim pemasaran pun harus menjelaskan apa saja kekurangan dari produk yang ditawarkan. Ketika semua informasi ini disampaikan dan dipahami oleh customer, maka komunikasi yang efektif sudah terbentuk. Transparansi pun tercapai.
5. Mencegah Kesalahpahaman
Alasan berikutnya kenapa komunikasi efektif penting dalam menawarkan suatu produk adalah mencegah salah paham. Customer bisa saja keliru dalam memahami apa yang disampaikan. Hal ini berdampak pada ekspektasi terlalu tinggi dari produk.
Pada masa awal, mungkin tidak ada masalah. Namun tidak di masa mendatang, dimana ada potensi kebanjiran komplain. Mencegahnya, tentu perlu komunikasi yang efektif sehingga produk dipahami dengan baik oleh customer. Mereka pun memilih secara sadar lengkap dengan kelebihan dan kekurangan produknya.
6. Memiliki Customer Loyal
Komunikasi efektif juga bisa membantu memiliki dan meningkatkan jumlah customer loyal. Hal ini terjadi karena para customer merasa puas dengan produk, sebab mendapat informasi yang relevan dan tidak ada unsur marketing yang overclaim.
Hal ini mendorong tingkat kepercayaan mereka dan melakukan pembelian produk berulang dan dalam jangka panjang. Memiliki satu atau lebih customer loyal bisa membantu menstabilkan omset dan profit.
7. Efisiensi Pemasaran Produk
Komunikasi yang efektif dengan customer juga mendorong efisiensi biaya pemasaran. Pertama, karena memang mendukung pemesanan berulang dari customer sebelumnya yang menjadi customer loyal.
Kemudian, komunikasi yang efektif dengan satu customer mendorong kepuasan mereka. Sehingga tidak segan membantu memasarkan produk ke jaringan pribadi mereka. Customer baru pun bertambah meskipun tidak melakukan pemasaran dengan biaya tinggi.
Prinsip Komunikasi Efektif
Dikutip melalui Humasindonesia.id, ada setidaknya 5 prinsip dalam membangun komunikasi efektif. Prinsip tersebut disingkat menjadi REACT (Respect, Empathy, Audible, Clarity, dan Humble). Berikut penjelasannya:
1. Respect (Menghormati)
Dalam buku berjudul Pengantar Ilmu Komunikasi karya dari Bonaraja Purba, dkk (2021), menjelaskan prinsip respect adalah perasaan positif atau penghormatan diri kepada lawan bicara.
Artinya, ketika melakukan komunikasi dalam bentuk lisan maupun tulisan, masing-masing menunjukan rasa menghormati pada lawan bicara. Sikap saling menghormati ini akan mendorong terbentuknya komunikasi yang efektif.
Jadi, komunikasi yang efektif tidak bisa hanya idbangun oleh pemberi pesan saja. Melainkan juga penerima pesan, yakni dengan menghormati pemberi pesan. Rasa hormat ini bisa dilihat dari gaya bicara, pemilihan kosakata, sikap tubuh, mimik muka, dan sebagainya.
Jadi, pada saat Anda bertemu dengan customer atau menghubungi customer memakai aplikasi komunikasi jarak jauh. Hendaklah memberikan rasa hormat, tidak peduli latar belakang pendidikan dan status sosial customer tersebut. Bahkan seperti apa gaya busana dan gaya bicaranya. Ketika Anda menghormatinya, maka akan ada timbal balik yang serupa.
2. Empathy (Empati)
Prinsip yang kedua dalam komunikasi efektif adalah empathy. Artinya penting bagi pemberi pesan untuk mampu memposisikan diri sebagai penerima pesan. Jadi, tim pemasaran harus bisa memposisikan diri sebagai customer.
Sehingga bisa merasakan mereka membutuhkan apa, solusi terbaik apa yang bisa ditawarkan dari produk, dan sebagainya. Empati ini akan membantu membangun komunikasi yang jelas, enak didengar, dan tentunya mudah dipahami kedua belah pihak.
Misalnya, Anda memasarkan jasa penerbitan buku ilmiah. Kemudian ada penulis selaku calon customer menjelaskan adanya keterbatasan anggaran. Anda harus bisa memposisikan diri bagaimana rasanya ada kebutuhan menerbitkan buku, tapi tidak ada anggaran memadai untuk biaya penerbitan tersebut.
Dalam hal ini, Anda bisa membantu penulis tetap menerbitkan buku dengan banyak solusi. Misalnya, menawarkan penerbitan dalam buku cetak yang jumlah cetaknya sedikit. Bisa pula menawarkan penerbitan ke buku elektronik yang biayanya lebih ekonomis. Bahkan menawarkan promo diskon.
Sehingga, tidak lagi fokus membuat penulis menerbitkan naskahnya. Melainkan membantu penulis tersebut agar tetap bisa menerbitkan naskah dengan keterbatasan biaya yang dihadapi.
3. Audible (Dapat Didengar)
Prinsip komunikasi efektif yang ketiga adalah audible. Artinya, pemberi pesan dan penerima besar sama-sama memberi informasi dan penjelasan yang bisa dipahami dengan baik. Sehingga mencegah adanya mispersepsi dan kesalahpahaman.
Dalam prinsip ini juga dipahami bahwa komunikasi yang efektif akan terbentuk jika kedua belah pihak sama-sama bisa menjadi pendengar yang baik. Artinya, ketika salah satu sedang memberi penjelasan. Maka pihak lawan bisa mendengarkan dan memahaminya dengan baik.
Contohnya, saat menawarkan jasa penerbitan buku ilmiah. Anda bisa menjelaskan secara rinci dengan bahasa sederhana agar mudah dipahami. Ketika penulis mengajukan pertanyaan sebagai respon penjelasan tersebut.
Anda perlu mendengarkan dengan baik agar memahami apa yang ditanyakan maupun dikeluhkan. Sehingga bisa memberi jawaban dan penjelasan yang relevan. Komunikasi dua arah pun terbentuk karena kedua belah pihak bisa sama-sama menjadi pendengar yang baik.
4. Clarity (Jelas)
Prinsip komunikasi efektif yang keempat adalah clarity atau jelas. Artinya, komunikasi bisa menjadi efektif ketika penjelasan atau informasi disampaikan sejelas mungkin.
Maka setiap kali menyampaikan informasi kepada customer, wajib menggunakan bahasa Indonesia yang baik. Mengutamakan ragam kosakata baku dibanding kosakata khas daerah. Hal ini penting untuk memastikan apa yang disampaikan jelas dan mudah dipahami.
Misalnya, Anda menawarkan jasa penerbitan buku kepada seorang penulis. Maka mulailah menjelaskan penerbit mana yang Anda promosikan. Kemudian menjelaskan naskah seperti apa yang diterbitkan dan kenapa penerbit ini perlu dipertimbangkan oleh penulis.
Menjelaskan informasi dengan kosakata tepat dan runtut akan membuatnya jelas. Sehingga lebih mudah dipahami dan meminimalkan kesalahpahaman. Hal ini akan mencegah adanya komplain maupun masalah tertentu di kemudian hari.
5. Humble (Rendah Hati)
Prinsip yang terakhir dalam komunikasi efektif adalah humble atau rendah hati. Artinya, semua pihak yang terlibat dalam komunikasi tersebut harus menjadi pribadi yang rendah hati. Dimana memberi kesempatan bagi lawan bicara memberi respon.
Jadi, ketika Anda menawarkan jasa penerbitan buku dan di akhir seorang penulis mencoba mengajukan pertanyaan. Berikan kesempatan sampai pertanyaan tersebut disampaikan sepenuhnya tanpa dipotong. Anda pun bisa mendengarkan dengan baik dan memahaminya.
Sehingga bisa menjawab pertanyaan tersebut dengan tepat sesuai konteks. Sekaligus menawarkan solusi ketika ada masalah terkait jasa penerbitan yang ditawarkan. Baik itu jumlah minimal cetak, biaya penerbitan, media promosi yang dibantu penerbit, dan sebagainya.
Faktor Penghambat Komunikasi Efektif
Dalam membangun komunikasi efektif dengan customer, tentunya akan ditemukan berbagai kendala. Berikut adalah sejumlah faktor yang sering menghambat komunikasi yang efektif:
1. Hambatan Fisik
Faktor penghambat yang pertama adalah dari hambatan fisik. Hambatan fisik adalah hambatan yang berasal dari fisik pemberi pesan maupun penerima pesan. Bisa berkaitan dengan kondisi kesehatan, sebab ketika sakit maka komunikasi tidak bisa dilakukan.
Hambatan fisik juga bisa dalam bentuk kendala teknis. Misalnya, ketika ada kesepakatan berkomunikasi lewat telepon lalu terkendala jaringan provider. Contoh lain, ketika sepakat bertemu untuk proses negosiasi ternyata customer harus berangkat keluar kota. Sehingga komunikasi tidak memungkinkan untuk dilakukan.
2. Hambatan Semantik
Hambatan berikutnya adalah hambatan semantik. Artinya, dalam proses komunikasi ada kesalahan dalam pemilihan kosakata. Misalnya ada pemilihan kosakata bermakna ganda sehingga sulit dipahami. Contoh lainnya, penyampaian terlalu berbelit-belit sehingga komunikasi tidak efektif.
3. Hambatan Psikologis
Hambatan berikutnya adalah hambatan psikologis. Artinya, ada perbedaan berkaitan dengan psikologis masing-masing pihak yang berkomunikasi. Misalnya ada perbedaan keinginan, kebutuhan, harapan, dan sebagainya.
Kondisi ini akan membuat komunikasi menjadi tidak efektif, sebab kedua belah pihak memiliki harapan maupun kebutuhan berbeda. Misalnya, penulis membutuhkan penerbit yang membantu menerbitkan novelnya. Namun, penerbit yang dihubungi ternyata fokus menerbitkan buku ilmiah saja. Sehingga ada ketidaksesuaian.
4. Hambatan Fisiologis
Hambatan dalam komunikasi efektif berikutnya adalah hambatan fisiologis. Artinya, ada keterbatasan berkaitan dengan fisik atau kondisi fisik. Sehingga menghalangi proses komunikasi dua arah.
Misalnya, ada penulis yang memiliki kondisi tunarungu. Sehingga kesulitan untuk menjelaskan kebutuhannya secara langsung dengan pihak penerbit. Kondisi fisiologis ini bisa diatasi dengan memilih bentuk komunikasi yang lebih sesuai. Misalnya, alih-alih berkomunikasi via telepon maka dipilih via chat di WhatsApp.
5. Perbedaan Latar Belakang
Hambatan berikutnya dalam membangun komunikasi yang efektif adalah perbedaaan latar belakang. Latar belakang disini bisa dari latar belakang pendidikan sampai daerah atau negara asal.
Sehingga ada kalanya gaya bahasa dan pemilihan kosakata yang umum menjadi sulit dipahami. Sebab lawan bicara tidak memahami kosakata tersebut. Contoh lain, adalah ketika berkomunikasi dengan orang dari luar negeri. Perbedaan bahasa bisa menghalangi komunikasi yang efektif dan rawan salah paham.
6. Persepsi
Hambatan selanjutnya adalah terkait persepsi. Artinya, ada kemungkinan terjadi kesalahpahaman dalam proses komunikasi. Pemahaman pemberi pesan berbeda dengan pemahaman penerima pesan. Sehingga tidak terjadi keselarasan dan mengganggu komunikasi itu sendiri.
Contohnya, ketika Anda menawarkan jasa penerbitan buku elektronik kepada penulis. Kemudian menjelaskan akan dibantu proses pemasarannya oleh penerbit. Kosakata yang dipilih bisa diartikan berbeda oleh penulis, sehingga hanya memahami penerbit fokus ke jasa penerbitan tanpa dukungan pemasaran.
7. Menyimak Sebagian Informasi
Hambatan berikutnya adalah adanya tindakan menyimak sebagian informasi. Ketika dalam komunikasi memberi penjelasan panjang. Kadangkala pihak lawan bicara hanya fokus mendengarkan di bagian awal saja, tengah saja, dan bisa juga akhir saja. Sehingga tidak menyeluruh dan bisa mengganggu jalannya komunikasi.
Contoh Komunikasi Efektif
Bagi Anda yang menawarkan jasa penerbitan buku kepada para penulis. Berikut adalah beberapa contoh cara memulai membangun komunikasi efektif dengan customer dari kalangan penulis:
Halo [Nama Penulis], perkenalkan, saya [Nama Anda] dari [Nama Penerbit]. Saya melihat karya-karya Anda dan merasa bahwa buku Anda berpotensi menjangkau lebih banyak pembaca!
Kami menyediakan layanan penerbitan lengkap, termasuk penyuntingan, desain sampul, layout, ISBN, dan distribusi ke berbagai platform. Dengan dukungan tim profesional, kami siap membantu menerbitkan buku Anda dengan kualitas terbaik.
Apakah Anda tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Saya bisa menjelaskan detailnya atau mengatur sesi diskusi sesuai kenyamanan Anda.
Terima kasih, dan saya tunggu kabar baiknya!
Salam,
[Nama Anda]
[Posisi] | [Nama Penerbit]
[Kontak]
Setelah mengirimkan email maupun chat di atas. Maka langkah berikutnya adalah menunggu balasan dari penulis yang dihubungi. Respon berikutnya akan bergantung pada balasan dari penulis. Sehingga komunikasi efektif terbentuk secara alami.
Jika memiliki pertanyaan, opini, maupun ingin sharing pengalaman pribadi berkaitan dengan isi dari artikel ini. Jangan ragu menyampaikannya di kolom komentar. Klik juga tombol Share, sehingga informasi penting dari artikel ini tidak berhenti di Anda saja.
