Cara Cek Duplikat di Excel Secara Otomatis

Mencari cara cek duplikat di Excel tentunya akan dilakukan dalam proses pengecekan data yang sudah masuk ke Excel. Secara umum, Microsoft Excel memang digunakan untuk menyusun laporan penelitian karena berbentuk worksheet dan mendukung proses analisis sampai visualisasi data. 

Hanya saja, data dalam skala besar dan bisa lintas worksheet. Bisa memberikan kendala berupa data ganda atau duplikat. Dimana ada data yang sama tercantum dua kali atau bahkan lebih di dalam tabel Excel. 

Kabar baiknya, pengguna Excel bisa melakukan pengecekan data ganda tersebut dengan fitur khusus. Sehingga tidak perlu mengecek data secara manual satu per satu, apalagi jika data dalam skala besar. Lalu, apa fitur tersebut? Berikut informasinya. 

Cara Cek Duplikat di Excel

Data duplikat atau data ganda tentu menjadi masalah dalam proses analisis data menggunakan aplikasi Excel. Oleh sebab itu, perlu diketahui bagaimana menemukan data ganda seperti ini dan mengatasinya dengan cara dihapus. 

Jika mendapati beberapa data ganda, dan curiga ada lebih banyak data serupa dalam laporan yang disusun di Excel. Maka Anda tidak perlu mengecek secara manual. Berikut adalah tata cara cek duplikat di Excel dengan fitur khusus: 

1. Buka file Excel dimana data dibuat.
2. Blok data yang akan dicari ada tidaknya data ganda di dalamnya. Misalnya jika ingin mengecek data ganda di satu kolom, maka bisa blok satu kolom tersebut dari atas ke bawah. Bisa juga dalam beberapa kolom dan baris untuk pengecekan menyeluruh.
3. Masuk ke menu Home dan pilih Conditional Formatting.
4. Maka akan muncul beberapa pilihan pengaturan, silakan klik pilihan Highlight Cells Rules.
5. Kemudian akan muncul beberapa pilihan lagi, silakan klik pilihan Duplicate Values.
6. Selanjutnya akan muncul kotak dialog, pastikan tombol dropdown menunjukan “Duplicate” bukan “Unique”.
7. Klik tombol OK. Selesai, secara otomatis fitur ini akan memberi tanda berupa pemberian warna untuk data-data ganda atau duplikat.

Dalam pengaturan default, warna yang diberikan fitur Duplicate Values adalah pink atau merah muda. Jika Anda menggunakan Microsoft Excel selain versi 2019, maka ada kemungkinan memiliki perbedaan warna. Intinya, fitur ini akan mengubah warna pada data yang terdeteksi ganda atau duplikat. 

Cara Menghapus Data Duplikat di Excel

Jika sudah menerapkan cara cek duplikat di Excel, aka langkah selanjutnya adalah menentukan tindakan yang akan dilakukan. Data yang diketahui ganda umumnya akan dihapus. Namun, ada juga yang tidak menghapus data tersebut dan memilih tindakan lain.

Jika ingin menghapus data ganda atau duplikat, seperti apa caranya? Dalam Excel sendiri juga tersedia fitur khusus untuk membantu menghapus data ganda secara otomatis. Berikut langkah-langkah menghapus duplikasi data:

1. Buka file atau dokumen Excel Anda yang terdapat data ganda.
2. Blok data ganda yang akan dihapus. Disarankan untuk blok seluruh data di dalam kolom yang di dalamnya ada data ganda.
3. Masuk ke menu Data dan cari submenu Remove Duplicates.
4. Selanjutnya akan muncul kotak dialog yang di dalamnya ada pilihan kolom mana saja yang akan di cek data ganda dan akan dihapus. Silakan centang nama-nama kolom yang terdapat data ganda dan ingin dihapus.
5. Selanjutnya, klik tombol OK. Selesai, secara otomatis data ganda di dalam tabel akan dihapus dan tinggal data yang sifatnya unik. Data ganda akan ditinggalkan satu data, agar menjadi data unik.

Cara Memisahkan Data Duplikat di Excel

Selain mengetahui bagaimana cara cek duplikat di Excel dan bagaimana menghapus data yang duplikat atau ganda. Pengguna aplikasi ini mungkin juga membutuhkan informasi mengenai cara memisahkan data ganda tersebut. 

Dalam hal ini, pengguna tidak ingin menghapus data ganda melainkan memisahkannya ke tabel lain. Jika demikian, maka tidak perlu membuat tabel baru melainkan memakai fitur Filter. 

Namun didahului dengan penambahan rumus Excel IF untuk mengelompokan data menjadi unik dan duplikat. Selanjutnya, pengguna bisa menyaring data unik saja yang akan tampil di tabel atau data duplikat saja. Berikut detail langkah-langkahnya: 

1. Memisahkan Data Duplikat dengan Rumus IF

Tahap yang pertama untuk memisahkan data duplikat di dalam Excel adalah memisahkan dulu data duplikat dengan data unik. Cara paling mudah disini adalah dengan memakai rumus IF. 

Rumus IF di dalam Excel sekilas tampak susah dan rumit, akan tetapi pada beberapa kondisi bisa memakai rumus IF paling dasar dan sederhana. Memisahkan data unik dan duplikat bisa memakai rumus IF sederhana. Berikut detail langkah-langkahnya: 

1. Buka file Excel dimana tabel berisi data unik dan data ganda berada.
2. Klik di kolom kosong sebelah tabel dimana data disusun. Dianjurkan kolom paling kanan di ujung tabel tersebut. Kemudian beri nama misalnya “Kategori Data”.
3. Ketik rumus IF dengan detail sebagai berikut: “=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, “Duplikat”, “Unik”)”
   Rumus ini bisa diketik manual di sel tempat kursor diletakan. Bisa juga diketik atau copy paste rumus di atas ke kolom “fx” yang ada di bagian paling atas lembar worksheet. Selanjutnya tekan tombol Enter di keyboard perangkat.
4. Selesai, maka di kolom kosong akan muncul kategori data “Unik” dan “Duplikat”. Data dengan keterangan “Duplikat” adalah data ganda, dimana ada dua data atau lebih dalam tabel tersebut.

2. Menampilkan Data Duplikat Secara Terpisah dengan Fitur Filter

Tahap kedua dalam memisahkan data duplikat di Excel adalah menampilkan data duplikat di tabel khusus. Dalam hal ini, bisa memakai fitur Filter di Excel sehingga tidak perlu membuat tabel baru. 

Lewat fitur ini, maka tinggal memilih hendak menampilkan data unik saja, data ganda saja, atau campuran keduanya. Berikut langkah-langkahnya: 

1. Aktifkan fitur Filter terlebih dahulu. Kecuali jika tabel dibuat dengan fitur pembuat tabel otomatis di Excel, misalnya fitur Format As Tables atau mungkin Insert Tables, maka biasanya otomatis sudah ada fitur Filter yang aktif.
2. Jika belum ada fitur Filter, silakan diaktifkan dulu. Blok data di satu kolom “Kategori Data” yang dibuat dengan rumus IF pada penjelasan sebelumnya.
3. Masuk ke menu Data dan cari submenu Filter. Setelah di klik otomatis di kolom nama data akan muncul tombol dropdown dan menunjukan Filter sudah aktif.
4. Klik tombol dropdown tersebut, kemudian akan muncul dua pilihan untuk dicentang “Duplikat” dan “Unik”. Jika ingin menampilkan data ganda saja, centang “Duplikat”.
5. Kemudian klik tombol OK. Selesai, maka tabel akan menampilkan data ganda atau data duplikat saja. Sehingga tidak menyatu dengan data unik di dalam tabel Excel.

Selain memakai rumus IF dan fitur Filter, ada beberapa cara lain untuk memisahkan data ganda dengan data unik di dalam tabel Excel. Hanya saja, cara yang dijelaskan bisa dikatakan sebagai cara termudah. Sehingga tidak harus menguasai seluruh rumus Excel untuk memisahkan data duplikat dengan data unik. 

Cara Menghilangkan Warna Duplikat di Excel

Jika menggunakan fitur Conditional Formatting di Excel sebagai salah satu cara cek duplikat di Excel. Maka tentunya data yang terdeteksi ganda atau duplikat akan memiliki warna berbeda dengan data unik di satu tabel. 

Lalu, bisakah warna data duplikat ini diganti atau dihapus sehingga menjadi netral? Jawabannya adalah bisa, yakni menggunakan fitur Fill untuk cara manual dan fitur Clear Rules untuk cara otomatisnya. Berikut detail penjelasannya: 

1. Cara Menghilangkan Warna Duplikat di Excel Memakai Fill

Cara yang pertama adalah menggunakan fitur Fill di Excel yang merupakan fitur untuk memberi warna pada sel di worksheet Excel. Cara ini hanya bisa digunakan jika tabel di Excel dibuat secara manual. 

Bukan dibuat dengan Format As Tables atau Insert Tables. Adapun tata cara menghilangkan warna duplikat:

• Buka file atau dokumen Excel tempat tabel data berisi data duplikat berada.
• Klik di sel tempat data duplikat yang sudah diberi warna khusus oleh fitur Conditional Formatting.
• Masuk ke menu Home, kemudian cari pilihan Fill di submenu Font, yang berbentuk ikon ember cat tumpah.
• Selanjutnya, klik pilihan “No Fill”. Selesai, maka sel atau kolom dan baris yang diberi warna oleh fitur Conditional Formatting akan menjadi netral (tanpa warna).

2. Cara Menghilangkan Warna Duplikat di Excel Memakai Clear Rules

Cara kedua untuk menghilangkan warna duplikat di Excel adalah dengan fitur Clear Rules. Dimana fitur ini membantu menghapus warna pada data duplikat di seluruh tabel, sehingga sifatnya otomatis tidak manual seperti pada fitur Fill. Berikut detail caranya: 

1. Buka file atau dokumen Excel tempat tabel data berisi data duplikat berada.
2. Jika data duplikat yang ingin diubah warnanya hanya di satu tabel, maka silakan blok seluruh data di tabel tersebut. Sebaliknya, jika warna data duplikat ingin dihapus dari semua tabel dalam worksheet Excel yang dimiliki. Maka tidak perlu di blok dan masuk ke tahap ketiga.
3. Masuk ke menu Home dan klik submenu Conditional Formatting.
4. Cari pilihan Clear Rules, maka akan ada dua pilihan.
   Pertama, Clear Rules from Selected Cells yang digunakan untuk menghapus warna duplikat di kolom tertentu yang di blok.
   Kedua, Clear Rules from Entire Sheet untuk menghapus warna duplikat di seluruh worksheet. Sehingga data duplikat dari berbagai tabel dalam satu worksheet akan dihapus warnanya. Silahkan memilih salah satunya.
   Selesai, maka warna data duplikat akan hilang dan bisa diubah atau sengaja tidak diberi warna sama sekali. Silahkan disesuaikan dengan kebutuhan.

Cara Mencegah Data Duplikat di Excel

Meskipun adan cara cek dup;ikat di Excel dan melakukan modifikasi seperti menghapus sampai mengedit data tersebut. Namun tentunya duplikasi data perlu diminimalkan karena bisa menjadi hambatan dalam analisis data. 

Terkait hal ini, ada beberapa cara bisa dilakukan untuk mencegah adanya data ganda atau duplikat di Excel. Berikut cara mencegah duplikasi data di Excel:

1. Input Data Manual dengan Teliti

Cara yang pertama dan paling mudah dilakukan untuk mencegah data ganda atau duplikat adalah input data secara teliti. Secara umum, penyebab dari data duplikat di Excel cukup beragam. Sebab memang banyak faktor yang menjadi penyebab. 

Namun, dari kebanyakan kasus memang dari proses input data manual di Excel yang dilakukan buru-buru atau dalam kondisi kurang teliti karena beberapa faktor. Selain itu, bisa juga karena ada proses impor data otomatis dari aplikasi di luar Excel. 

Jika memang data diinput secara manual, maka mencegah ada data duplikat adalah teliti dalam proses tersebut. Sehingga tidak ada data yang dimasukan dua kali atau lebih di Excel. 

Rutin mengecek data yang diinput juga penting untuk memeriksa ada tidaknya input dua kali pada data yang sama. Berhubung memang butuh waktu lama, maka disarankan untuk input data jauh-jauh hari agar tidak mepet deadline dan buru-buru. 

2. Melakukan Data Validation

Cara kedua untuk mencegah input data duplikat di Excel adalah melakukan Data Validation. Dikutip melalui IT Jurnal, cara ini membantu menempatkan rumus di sel Excel yang memberi notifikasi setiap ada data duplikat di input ulang. 

Sehingga, sebelum data tersebut masuk ke Excel, pembuat laporan sudah mendapat notifikasi dan tidak bisa menginput data untuk kedua kalinya. Adapun cara mengaktifkan validasi ini adalah sebagai berikut: 

1. Buka file di Excel, validasi data sebaiknya dilakukan sebelum input data dilakukan. Jadi, pastikan dimulai dari workbook baru.
2. Blok sel yang akan diisi data dan diharapkan tidak ada data duplikat di dalamnya.
3. Masuk ke menu Data, kemudian cari submenu Validation Data yang ada di kotak menu Data Tools pada worksheet Excel.
4. Pada tombol dropdown Allow, silahkan klik ke bawah dan pilih Custom.
5. Kemudian akan muncul kolom Formula, silahkan isi dengan rumus validasi data berikut “‘=COUNTIF($A$2:$A$10:A2)=1”, pada rumus ini kolom yang di blok dan akan divalidasi adalah sel A2 sampai A10, maka bisa disesuaikan.
6. Selanjutnya masuk ke pilihan Input Message di kotak dialog Data Validation yang tampil di layar perangkat. Pada kolom Title bisa beri judul notifikasi yang akan tampil saat menginput data duplikat. Kemudian pada kolom Input Message bisa diisi pesan yang menjelaskan ada input data duplikat. Misalnya diisi “Data sudah diinput!”.
7. Selanjutnya masuk ke bagian Error Alert, silahkan hapus tanda centang pada “Show error alert after invalid data entered”.
8. Klik tombol OK. Selesai, jadi setiap kali memasukan data duplikat di kolom yang sudah diberi validasi data maka akan muncul notifikasi.

3. Rutin Cek Data Duplikat dan Melakukan Perbaikan

Cara ketiga untuk mencegah adanya data duplikat di Excel adalah rutin melakukan pengecekan. Cara termudah adalah dengan memakai fitur Conditional Formatting yang menjadi cara cek duplikat di Excel yang sudah dijelaskan sebelumnya. 

Lewat fitur ini, pengguna bisa mengetahui ada data duplikat atau tidak. Sehingga bisa melakukan perbaikan sebelum proses analisis dan visualisasi data dilakukan. Pengecekan bisa dilakukan setiap kali input data selesai dilakukan dan setiap ada penambahan data baru. 

4. Menggunakan Kode Unik pada Data

Cara berikutnya yang membantu mencegah data duplikasi di Excel adalah menggunakan kode unik. Misalnya ID untuk setiap data, misalnya data nama karyawan maka setiap karyawan diberi ID Karyawan. 

Kode ID ini akan unik dan membantu mencegah input data sampai dua kali. Hanya saja, untuk input data secara manual dan tidak dibantu dengan program memang tetap harus teliti untuk menghindari kesalahan input data. Sekaligus mengaktifkan Data Validation. 

Itulah beberapa tips atau cara untuk mencegah adanya data duplikat di Excel. Namun, jika sudah terlanjur ada data duplikat maka bisa menerapkan cara cek duplikat di Excel yang sudah dijelaskan sebagai solusi.