Daftar Isi
Salah satu ciri khas dari surat resmi adalah terdapat nomor surat. Sudahkah Anda mengetahui bagaimana cara membuat nomor surat tersebut? Setiap perusahaan atau instansi memiliki kebijakan tersendiri dalam menentukan format penomoran surat.
Meskipun begitu, umumnya memiliki beberapa kemiripan. Biasanya akan mengacu pada standar penomoran surat dari pemerintah atau lembaga pemerintah. Lalu, seperti apa format dan tata cara membuat penomoran tersebut? Berikut informasinya.
Nomor surat adalah nomor unik atau kode tertentu pada setiap surat yang dikirim atau diterima dalam lingkungan organisasi atau lembaga tertentu. Nomor surat sendiri lebih umum ditemukan pada surat resmi. Bahkan, nomor surat menjadi ciri khas surat resmi dan membedakannya dengan surat pribadi.
Surat resmi yang dimaksud disini adalah surat yang dibuat atau dikirimkan sebuah lembaga, organisasi, perusahaan, maupun instansi. Sehingga, sifat surat tersebut adalah dokumen resmi.
Biasanya akan dikirimkan ke ke pihak eksternal organisasi (misalnya mitra, konsumen) atau bisa juga dikirimkan secara internal, misalnya surat lintas divisi atau departemen di sebuah organisasi atau perusahaan. Nomor surat juga diterapkan pada surat konvensional (dicetak di kertas) dan surat resmi elektronik (surat digital).
Bagi siapa saja yang nantinya akan menerima tugas menyusun surat resmi, Anda wajib memahami tata cara membuat nomor surat karena ada format umum yang perlu dipahami dan diterapkan dalam proses pembuatan nomor surat.
Secara sederhana, nomor pada surat resmi semacam nomor identitas seperti NIK di dalam KTP atau kartu pengenal jenis lain. Kode unik ini bisa membantu menemukan data surat, memudahkan penyimpanan atau pengarsipan, dan kebutuhan lainnya di masa mendatang.
Adanya nomor surat tentu bukan tanpa tujuan. Secara garis besar, penomoran pada surat resmi memiliki 3 tujuan utama, yaitu:
Tujuan yang pertama dari penomoran pada surat resmi adalah memudahkan identifikasi surat. Artinya, melalui nomor surat resmi tersebut maka penerima bisa mengetahui surat tersebut jenisnya apa, diterbitkan atau dikirimkan oleh organisasi mana, dan sebagainya.
Nomor surat juga mencantumkan kode nomor surat resmi. Kode ini menjadi standar dan digunakan secara umum di Indonesia. Kode ini akan menginformasikan kepada penerima inti atau isi dari surat yang diterima. Apakah berisi pengumuman, keputusan, undangan, atau yang lainnya.
Setiap harinya, suatu perusahaan atau organisasi akan menerbitkan surat, baik untuk internal maupun pihak eksternal. Dalam sebulan, bisa jadi ada ratusan surat yang sudah dibuat dan diterbitkan.
Kadang kala informasi dalam surat-surat tersebut dibutuhkan kembali. Maka ada proses pencarian ulang. Nomor surat menjadi identitas unik surat yang sudah diterbitkan dan bisa digunakan dalam pencarian tersebut.
Jika pengarsipan menyesuaikan dengan tanggal penerbitan surat, saat dibutuhkan, Anda bisa mencari arsip surat-surat yang terbit di bulan yang sesuai. Dengan demikian, Anda tidak perlu membuka arsip di bulan lain.
Hal serupa juga berlaku untuk surat resmi digital. Biasanya file dokumen surat akan diberi nama sesuai nomor surat. Sehingga, pihak yang membutuhkan tinggal mengetik nomor surat tersebut di komputer. Dalam hitungan detik, sistem komputer menampilkan surat yang dibutuhkan.
Tujuan lain dari penerapan tata cara membuat nomor surat adalah memudahkan pengarsipan. Pegawai sebuah perusahaan atau organisasi yang bertugas membuat dan mengedarkan surat resmi akan melakukan pengarsipan.
Sebab surat-surat tersebut bisa jadi akan dibutuhkan kembali di kemudian hari sehingga perlu disimpan dan ditata dengan baik. Pengarsipan yang baik akan memudahkan pencarian surat tersebut. Selain itu, dokumen surat fisik bisa tetap rapi dan tidak membuat meja kerja maupun ruang kerja berantakan.
Membahas mengenai tata cara membuat nomor surat, tentu tidak bisa dilepaskan dari kode nomor surat. Secara sederhana, kode nomor surat resmi adalah bagian dari penomoran surat resmi yang dipakai untuk menunjukkan klasifikasi surat tersebut.
Klasifikasi atau pengelompokan surat bisa mengacu pada jenis urat, departemen penerbit surat, dan lain sebagainya. Kode surat resmi biasanya berbentuk susunan huruf yang ditulis dengan huruf kapital maupun dikombinasikan dengan huruf vokal. Berikut beberapa contohnya:
Sebagai informasi tambahan, beberapa kode nomor surat resmi yang dicantumkan di atas secara umum diterapkan di lembaga dan instansi pemerintah. Misalnya pada surat yang diedarkan kementerian tertentu untuk mengumumkan program, keputusan pimpinan atau menteri.
Sedangkan di perusahaan dan organisasi swasta bisa jadi menggunakan kode nomor surat yang berbeda. Tentunya disesuaikan dengan kebijakan internal masing-masing. Secara umum, pihak swasta menggunakan kode berdasarkan divisi atau departemen. Berikut beberapa contohnya:
Jika kode dalam cara membuat nomor surat cukup beragam, maka demikian halnya pada format nomor surat tersebut. Format penomoran surat resmi disesuaikan dengan kebijakan masing-masing organisasi atau perusahaan.
Meskipun begitu, ada beberapa format umum yang cukup banyak diterapkan di perusahaan dan organisasi di Indonesia. Berikut beberapa diantaranya:
Format umum dari penomoran surat resmi adalah angka urut – tahun. Artinya, penomoran diawali dengan nomor urut surat dan diikuti tahun surat disusun atau diterbitkan. Angka urut dan tahun terbit akan dipisahkan dengan garis miring (/).
Misalnya, surat tersebut adalah surat kedua yang diterbitkan di tahun 2025. Penomoran menjadi “002/2025”. Format penomoran ini sendiri menjadi format paling sederhana, selain itu juga paling ringkas.
Format umum penomoran surat resmi yang kedua adalah singkatan departemen atau divisi – angka urut – tahun. Penulisannya sama, antara satu unsur dengan unsur lain dalam penomoran dipisahkan oleh garis miring (/). Selain itu, beberapa juga memisahkan unsur-unsur tersebut dengan garis horizontal (-).
Pada format ini, penomoran diawali dengan menjelaskan departemen mana yang menerbitkan surat. Kemudian diikuti angka urut surat dan diakhiri dengan tahun penerbitan. Berikut beberapa contohnya:
Format umum penomoran surat resmi yang ketiga adalah menggunakan format huruf awalan – angka urut – tahun surat terbit. Jadi, penomoran diawali dengan huruf awalan yang mewakili departemen penerbit surat tersebut.
Baru kemudian mencantumkan angka urut surat dan ditutup dengan tahun dimana surat tersebut terbit. Format ini menjadi versi lebih pendek dibanding format kedua yang dijelaskan sebelumnya. Berikut beberapa contohnya:
Format umum yang ketiga dalam penomoran surat resmi adalah huruf singkatan departemen atau divisi – tahun terbit – angka urut. Sehingga, susunan diawali dengan singkatan yang mewakili departemen penerbit surat.
Baru kemudian tahun surat tersebut terbit dan ditutup angka urut. Berikut beberapa contohnya:
Format umum berikutnya dalam penomoran surat resmi adaah angka urut – bulan – tahun terbit. Jadi, penomoran diawali dengan menuliskan angka urut surat. Lalu diikuti bulan dan tahun dimana surat resmi tersebut terbit. Berikut beberapa contohnya:
Setelah memahami apa itu nomor surat, kode dalam nomor surat, dan formatnya seperti apa, Anda perlu memahami juga tata cara membuat nomor surat resmi tersebut. Berikut beberapa langkah dalam pembuatan penomoran surat secara umum:
Langkah pertama dalam membuat nomor surat resmi adalah memahami komponen atau unsur di dalam nomor surat tersebut. Sesuai penjelasan sebelumnya, unsur di dalam penomoran cukup beragam.
Misalnya ada angka urut, bulan terbit, tahun terbit, dan nama atau singkatan departemen yang menerbitkan surat tersebut. Silakan memahami dulu apa saja unsur atau komponen yang wajib ada dalam penomoran yang dibuat.
Pada proses ini, pegawai yang bertugas menyusun surat resmi akan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait. Misalnya dengan pegawai lain dalam satu divisi, dengan pimpinan divisi, dan pihak lainnya sehingga penentuan unsur penomoran disepakati bersama dan akan digunakan seterusnya.
Langkah kedua dalam tata cara membuat nomor surat adalah mempelajari format penomoran surat. Format penomoran surat secara umum sudah dijelaskan di atas. Namun, karena penomoran bisa dikatakan bersifat internal. Maka tentu perlu disesuaikan kebijakan penerbit surat.
Oleh sebab itu, di tahap ini perlu mengenal berbagai format umum dalam penomoran surat resmi. Kemudian, mempertimbangkan format mana yang tepat dan relevan untuk digunakan di lingkungan perusahaan.
Sama seperti pada tahap sebelumnya, penentuan format penomoran surat juga harus disepakati bersama sehingga ada persetujuan dan pertimbangan dari divisi lain maupun dari pimpinan.
Langkah yang ketiga adalah mempelajari contoh penomoran pada surat resmi. Jika perusahaan sudah menerbitkan surat resmi dan sudah ada penomoran, tentu tinggal melanjutkan format dan unsur penomoran di surat-surat resmi sebelumnya.
Jika sebelumnya tidak ada penomoran surat, sehingga menjadi pelopor penomoran tersebut. Anda bisa mempelajari contoh surat resmi yang diterbitkan perusahaan maupun lembaga dan kementerian.
Ada banyak surat resmi bisa diakses oleh publik. Khususnya surat berisi pengumuman kegiatan, kebijakan, dan sebagainya dari lembaga pemerintah dan kementerian. Jadi, bisa dipelajari dan dijadikan contoh untuk menyusun penomoran sendiri.
Langkah yang keempat dalam cara membuat nomor surat adalah mulai menyusun penomoran tersebut. Disesuaikan dengan unsur apa saja yang disepakati akan masuk ke penomoran dan format yang digunakan yang mana.
Penyusunan nomor surat bisa dilakukan secara manual. Misalnya membuat penomoran langsung di Ms Word dan biasanya diletakkan di pojok kiri atas. Berjejeran dengan bagian Hal dan unsur lain pada surat resmi.
Jika perusahaan atau lembaga pemerintah tempat bekerja sudah menggunakan program atau perangkat lunak khusus untuk kebutuhan korespondensi. Maka penomoran surat disusun di dalam aplikasi tersebut.
Bisa juga diatur (disetting) oleh pengembang aplikasi, sehingga pegawai korespondensi tinggal menggunakan. Setelah penomoran dibuat, maka masuk ke penyusunan isi surat sampai ke bagian penutup.
Tahap berikutnya yang juga masih menjadi bagian dari tata cara membuat nomor surat adalah legalisasi atau pengesahan. Pengesahan ini sekaligus menjadi tahap meningkatkan keamanan dokumen.
Legalitas yang dimaksud adalah proses pengesahan pimpinan atau pihak terkait dari perusahaan penerbit surat resmi, yakni membubuhkan tanda tangan, baik tanda tangan konvensional maupun tanda tangan elektronik.
Keberadaan tanda tangan sekaligus meningkatkan keamanan dokumen surat tersebut sehingga sah dan tidak untuk dipublikasi kecuali memang ditujukan untuk publik. Misal pada surat pengumuman. Sekaligus menjamin isi surat adalah valid karena resmi dan diketahui pihak terkait.
Langkah yang terakhir, tentu saja menerbitkan surat resmi yang sudah ada penomoran di dalamnya. Penerbitan disini adalah proses pengiriman surat tersebut kepada pihak penerima.
Media pengiriman disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan. Misalnya, Surat pengumuman dikirimkan ke penerima lewat website resmi perusahaan, akun official di media sosial milik perusahaan, papan pengumuman di beberapa area publik, dll.
Sementara, jika surat tersebut untuk penerima terbatas. Misalnya surat undangan kegiatan. Maka, surat konvensional bisa dikirimkan lewat pos maupun jasa ekspedisi. Jika berbentuk surat resmi digital maka bisa dikirimkan lewat email, kontak WhatsApp penerima, dan media komunikasi daring lainnya.
Itulah detail penjelasan mengenai langkah-langkah dalam cara membuat nomor surat resmi. Penomoran pada surat resmi memang menjadi hal wajib karena sangat membantu dalam proses pengarsipan dan pencarian ulang ketika dibutuhkan.
Namun, pembuatan nomor dalam surat resmi tidak bisa dilakukan asal-asalan karena terikat dengan sejumlah aturan yang sudah berlaku secara umum. Misalnya aturan terkait konsistensi dalam unsur dan format penomoran surat.
Jika sejak awal menggunakan format tertentu dengan unsur tertentu juga, format tersebut akan terus digunakan selama perusahaan atau organisasi masih beroperasi. Jika ada perubahan, maka biasanya ada alasan jelas. Format baru, akan digunakan secara konsisten di masa mendatang.
Jadi, penentuan unsur dan format pada nomor surat resmi perlu dilakukan sejak awal karena tidak bisa diubah formatnya setiap kali hendak menerbitkan surat resmi. Konsistensi ini juga bagian dari profesionalitas.
Perusahaan dan organisasi yang format penomoran suratnya mudah berubah cenderung terlihat tidak profesional. Oleh sebab itu, manajemen perlu menentukan format yang tepat dan konsisten menggunakannya agar format yang ditetapkan sudah sesuai, maka bisa menerapkan cara membuat nomor surat di atas.
Sebelum melakukan kegiatan penelitian, Anda perlu memahami perbedaan skala likert dan ordinal. Skala likert dan…
Sudahkah Anda mengetahui kapan metode kuantitatif dan kualitatif digunakan? Mengetahui hal ini tentu sangat penting…
Salah satu tahap awal dalam kegiatan penelitian adalah menentukan aksioma atau pandangan dasar. Pandangan dasar…
Paragraf dikatakan sudah baik dan benar ketika memenuhi kriteria kelengkapan dan ketuntasan paragraf. Menyusun paragraf…
Para dosen di Indonesia, sudahkah mengetahui apa saja keuntungan menulis buku untuk sertifikasi dosen (serdos)?…
Menyebarluaskan hasil penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat tidak hanya dalam bentuk artikel di jurnal ilmiah.…