7 Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong

Pernahkah bertanya-tanya mengenai cara print di Excel yang benar? Umumnya, pertanyaan ini muncul ketika hasil print atau cetak Excel tidak sesuai ekspektasi. Misalnya hasil print terpotong dan data di dalamnya susah untuk dibaca atau dipahami. 

Secara umum, mencetak data atau tabel di Excel tidak susah. Sebab tidak beda jauh ketika mencetak dari aplikasi lain, seperti di Word. Hanya saja akan menjadi lain soal ketika data atau tabel di Excel terlalu panjang secara horizontal. 

Excel tidak memiliki batasan seperti Margins pada Microsoft Word. Sehingga pengguna bisa mengetik memanjang horizontal tanpa ada batasan. Dampaknya, jika dicetak ke kertas maka terpotong. Lalu, adakah solusinya? Berikut informasinya. 

Penyebab Print Excel Terpotong

Print Excel yang terpotong artinya ketika mencetak satu halaman worksheet atau satu sheet, kemudian tidak tercetak dalam satu lembar kertas. Sehingga kolom kesekian terpotong dan tercetak di kertas selanjutnya. 

Jika laporan di Excel terpotong ke dua lembar kertas berbeda atau lebih seperti ini. Tentunya akan menyulitkan untuk membaca dan memahami isinya. Dalam hal ini, bisa diatasi dengan sejumlah cara print Excel tanpa terpotong dengan beberapa fitur khusus. 

Namun, kenapa saat mencetak atau print laporan dari Excel bisa terpotong? Dikutip melalui Dealls, ada beberapa alasan atau penyebab dari kondisi tersebut. Berikut beberapa diantaranya: 

1. Ukuran Kertas Tidak Sesuai Ukuran Sel di Excel

Data di dalam worksheet Excel akan masuk ke sel, baik di kolom maupun baris. Kemudian umumnya pengguna membuat tabel untuk susunan data tersebut. Kadang kala tabel ini memanjang secara horizontal. 

Sehingga saat dicetak ukuran sel di Excel tidak sesuai dengan ukuran kertas yang digunakan. Misalnya, memakai kertas ukuran A4 atau F4 (Folio) yang umumnya punya ukuran Margin pengaturan default untuk aplikasi perkantoran (Office). 

Sehingga menggunakan kertas jenis ini untuk mencetak laporan Excel yang melebihi ukuran Margin default akan terpotong. Oleh sebab itu, perlu memilih ukuran kertas yang sesuai dan didukung pula printer yang sesuai dengan ukuran kertas tersebut. 

2. Pengaturan Cetak yang Kurang Sesuai

Penyebab yang kedua kenapa penggunan Excel membutuhkan informasi mengenai cara print di Excel karena terpotong adalah pengaturan cetak yang kurang sesuai. Selain ukuran kertas yang harus sesuai dengan ukuran sel di Excel. 

Pengaturan saat melakukan proses cetak juga harus sesuai. Sebagai contoh sederhana, saat mendapati tabel di Excel panjang luar biasa secara horizontal. Maka alih-alih mencetak dalam pengaturan Portrait, bisa dicetak dalam pengaturan Landscape. 

Pengaturan cetak di Excel sendiri cukup beragam, dan bisa disesuaikan dengan karakter tabel di Excel. Maupun menyesuaikan dengan ketersediaan ukuran kertas dan jenis printer yang dimiliki. Sebab semua unsur ini harus sesuai satu sama lain agar hasil cetak tidak terpotong. 

3. Format Data atau Tabel Tidak Rapi

Penyebab yang kedua kenapa ada tabel yang terpotong saat dicetak pada Excel adalah format yang tidak sesuai. Format disini adalah pengaturan kerapian di worksheet atau sel Excel. 

Misalnya, ukuran huruf antara satu sel dengan sel lain berbeda. Sehingga ada yang tidak rapi dan melewati Margin atau area cetak. Kemudian, ada penambahan spasi berlebihan sehingga ada jarak lebih dan membuat format data tidak rapi. 

Hal-hal seperti ini bisa membuat kebutuhan sel lebih panjang dari seharusnya. Sehingga saat dicetak akan terpotong, apalagi jika pengaturan cetak sampai penentuan ukuran kertas masih kurang sesuai. 

4. Pengaturan Margin Kurang Tepat

Excel pada dasarnya juga menyediakan fitur Margin. Hanya saja, meskipun fitur ini diaktifkan tentunya tidak menghalangi pengguna untuk memasukan data lebih panjang dari lebar Margin yang diatur. 

Sebab memang dengan konsep sel di Excel, pengguna bisa memasukan data memanjang tanpa batas. Baik memanjang ke bawah (vertikal) maupun memanjang ke samping (horizontal). 

Jadi, salah satu penyebab hasil cetak Excel bisa terpotong adalah pengaturan Margin kurang tepat. Pengguna juga tidak mematuhi Margin yang dibuat di awal sebelum input data. Sehingga data melebihi Margin dan terpotong saat dicetak. 

Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong

Setelah mengetahui berbagai penyebab hasil cetak dari Excel bisa terpotong. Tentunya ada saja kemungkinan tetap terpotong karena satu dan lain hal. Dibanding harus mencetak dua kali sehingga melakukan pekerjaan dua kali atau bahkan lebih. 

Maka dianjurkan untuk mencegah kemungkinan hasil cetak terpotong. Dikutip melalui Katadata, berikut adalah beberapa cara print di Excel agar terhindar dari resiko terpotong: 

1. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Print Preview

Cara yang pertama adalah mengecek dulu hasil Print Preview yang disediakan Excel. Sebab bisa membantu pengguna mengetahui data yang dicetak akan terpotong atau tidak sebelum proses cetak dilakukan. 

Jadi, di Excel sendiri tersedia fitur Print Preview sebagaimana di Word maupun aplikasi Microsoft Office lain. Jika hasil preview terpotong, maka bisa melakukan pengaturan cetak yang sesuai atau memilih mengubah data di Excel. 

Misalnya memperkecil ukuran font di sel agar tidak terlalu panjang dan aman dicetak di satu halaman kertas. Adapun tata cara mengakses Print Preview di Excel adalah sebagai berikut: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Selanjutnya, masuk ke menu File dan pilih Print.
3. Excel akan menampilkan dua sisi, sisi di sebelah kiri detail proses cetak untuk dihubungkan ke printer yang tersedia. Sisi di sebelah kanan adalah Print Preview.
4. Silahkan memperhatikan area Print Preview tersebut, jika tidak terpotong maka bisa langsung dicetak. Jika sebaliknya, maka bisa mengubah pengaturan cetak atau mengubah penyusunan data di worksheet agar tidak melebar ke samping.
5. Selesai.

Penjelasan di artikel ini adalah dari Microsoft Excel 2019. Jadi, jika memakai versi sebelumnya atau di atasnya kemungkinan akan ada perbedaan penempatan menu Print Preview. Silahkan menyesuaikan. 

2. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Scaling

Cara print di Excel yang kedua agar tidak terpotong adalah menggunakan fitur Scaling. Secara umum, cara ini adalah mengubah skala cetak di Excel agar muat di satu halaman. Baik dicetak dalam bentuk portrait maupun landscape. 

Jadi, dengan fitur ini pengguna bisa mengatur data di Excel yang memanjang horizontal tetap bisa dicetak di satu halaman kertas. Hanya saja, resikonya adalah hasil cetak tampak kecil dan data di kertas sulit terbaca. 

Jadi, sebelum memakai cara ini, cek dulu Print Preview atau mencetak satu halaman dulu untuk memastikan hasil cetak masih bisa terbaca atau tidak. Adapun tata caranya adalah sebagai berikut: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Masuk ke menu Page Layout, kemudian cari pilihan Print Title yang ada di submenu Page Setup pada Excel.
3. Setelah di klik, maka akan muncul kotak dialog Page Setup. Silahkan masuk ke halaman Page.
4. Cari pilihan Scaling, dan klik pada pilihan Fit To. Pada kolom Page(s) Wide By silahkan isi dengan angka 1. Biasanya angka 1 adalah default.
5. Klik Print Preview untuk memastikan data di Excel tercetak di satu halaman penuh.
6. Jika sudah, silahkan klik tombol OK.
7. Baru kemudian dicetak lewat menu File kemudian Print.
8. Selesai, maka biasanya data akan tercetak sepenuhnya di satu halaman kertas.

Jika di Print Preview ternyata masih tercetak di dua halaman atau lebih, tergantung panjang data ke arah horizontal. Maka bisa mencetak dalam format Landscape melalui fitur yang sama di Page yang kemudian di klik pilihan Landscape. Letak menu ini di atas Scaling. 

3. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Paper Size

Cara print di Excel yang ketiga agar tidak terpotong adalah mengatur Paper Size atau ukuran kertas. Secara sederhana, cara ini dilakukan dengan mencetak di kertas yang ukuran sesuai dengan lebar dari data di Excel. 

Excel menyediakan pengaturan untuk mengubah ukuran kertas sehingga membantu mencetak dengan benar sesuai kebutuhan. Selain memilih pilihan ukuran kertas default yang tersedia. 

Excel juga membantu pengguna memasukan ukuran kertas custom, sehingga bisa diatur sesuai ukuran kertas yang tersedia. Berikut langkah-langkahnya: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Masuk ke menu Page Layout, kemudian cari kotak Page Setup dan klik Size.
3. Maka akan muncul beberapa pilihan ukuran kertas, mulai dari Letter, Tabloid, Legal, Executive, dan masih banyak lagi yang lainnya.
4. Jika ukuran kertas tidak sesuai pilihan default, maka bisa klik pilihan More Paper Size. Maka akan muncul kotak dialog Page Setup, silahkan masuk ke halaman Page dan klik tombol dropdown pada Paper Size, silahkan pilih jenis ukuran kertas yang sesuai dan klik tombol OK.
5. Selesai, silahkan mulai dicetak lewat fitur File kemudian pilih Print dan pilih mesin printer yang akan dipakai mencetak.

4. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Orientation

Cara selanjutnya untuk mencetak data di Excel agar tidak terpotong adalah dengan memanfaatkan fitur Orientation di Excel itu sendiri. Secara sederhana, fitur ini membantu mengubah pengaturan tampilan cetak. Yakni portrait atau landscape. 

Cara ini efektif jika usai diubah dari portrait ke landscape menghasilkan cetakan tanpa terpotong. Sebab bisa jadi, ukuran sel di Excel sesuai dengan pengaturan landscape dibanding portrait. 

Lalu, bagaimana cara menggunakan fitur Orientation ini? Caranya mudah, berikut langkah-langkahnya: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Masuk ke menu Page Layout, kemudian cari kotak Page Setup dan klik Orientation.
3. Maka otomatis akan muncul dua pilihan, Portrait dan Landscape. Jika di pengaturan Portrait, hasil cetak terpotong silahkan diubah ke Landscape.
4. Tunggu beberapa detik agar sistem di Excel mengubah pengaturan cetak tersebut.
5. Untuk memastikan, silahkan lihat Print Preview dulu. Misalnya lewat menu Page Layout kemudian klik Print Titles, maka akan muncul kotak dialog Page Setup. Silahkan klik tombol Print Preview, dan periksa apakah diubah ke Landscape tidak terpotong. Jika tidak terpotong, silahkan tutup dan mulai mencetak.
6. Mencetak dilakukan seperti biasa lewat menu File kemudian pilih Print dan pilih mesin printer yang akan dipakai mencetak.
7. Selesai.

5. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Pengaturan Margins

Cara print di Excel berikutnya agar tidak terpotong adalah menggunakan fitur Margins. Fitur ini membantu pengguna mengatur Margin. Sehingga bisa diatur lembar kerja atau halaman cetak di Excel agar muat di satu halaman. 

Secara default, akan ada tiga pilihan jenis Margins. Dimulai dari Normal, Wide, dan juga Narrow. Dari tiga pilihan ini, jenis Narrow yang memiliki area cetak lebih luas dibanding dua lainna. 

Selain itu, Margins di Excel juga bisa dikustomisasi agar lebih sesuai dengan kondisi dan kebutuhan sehingga hasil cetak tidak terpotong. Adapun langkah-langkah pengaturan Margins di Excel adalah sebagai berikut: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Masuk ke menu Page Layout, kemudian cari kotak Page Setup dan klik Margins.
3. Maka akan muncul 3 jenis Margins default seperti penjelasan sebelumnya. Silahkan pilih yang paling sesuai. Jika tidak ada, silahkan custom dengan klik Custom Margins.
4. Maka akan muncul kotak dialog Page Setup, silahkan atur ukuran Margins secara keseluruhan agar sesuai kebutuhan.
5. Sebelum dicetak, silahkan cek Print Preview untuk memastikan tidak terpotong.
6. Selesai.

6. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Page Break

Cara berikutnya yang bisa digunakan untuk mencetak data di Excel tanpa resiko terpotong adalah memakai fitur Page Break. Sesuai dengan namanya, fitur ini membantu membuat hasil cetak per halaman per satu page. 

Sehingga pengguna bisa mengatur page pertama mencakup sel mana saja. Kemudian bisa mengatur potongan agar masuk ke page kedua, ketiga, dan seterusnya. 

Cara ini bisa membantu mengatur hasil cetak berurutan dan memiliki penanda. Sehingga memudahkan dalam membaca data usai dicetak. Sekaligus cocok untuk data di Excel yang sangat panjang dan tidak memungkinkan untuk diatur dengan cara lain agar tidak terpotong. 

Jadi, hasil cetak tetap terpotong hanya saja per page dan bisa diatur per page batasannya sampai sel mana saja di Excel. Berikut langkah-langkahnya: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Masuk ke menu Page Layout, kemudian cari kotak Page Setup dan klik Breaks.
3. Maka akan muncul tiga pilihan, silahkan pilih Insert Page Break.
4. Untuk melihat hasil cetak dan pembagian per bage sampai sel mana saja dan sepanjang apa. Silahkan masuk ke menu View dan klik pilihan Page Break Preview. Pada halaman ini, panjang Page Break bisa diatur pengguna.
5. Selesai, silahkan mulai mencetak jika dirasa sudah sesuai.

7. Cara Print di Excel agar Tidak Terpotong dengan Print Area

Cara terakhir untuk mengatasi hasil cetak di Excel terpotong adalah memakai fitur Print Area. Sesuai namanya, fitur ini membantu pengguna mengatur bagian dari sel di Excel yang bisa dicetak di satu halaman kertas. 

Hanya saja, untuk data yang terlalu panjang sistem default di Excel tetap akan memotong data tersebut. Maka fitur ini harus diimbangi dengan pengaturan ukuran kertas yang sesuai. Berikut langkah-langkahnya: 

1. Buka file atau dokumen Excel yang akan dicetak di perangkat yang digunakan.
2. Blok sel di Excel yang akan dijadikan satu area cetak.
3. Masuk ke menu Page Layout, kemudian cari kotak Page Setup dan klik Print Area.
4. Selanjutnya, klik pilihan Set Print Area.
5. Cek Print Preview sebelum mulai dicetak.
6. Selesai.

Itulah beberapa cara print di Excel untuk mengantisipasi kemungkinan hasil cetak terpotong. Secara umum, jika data di Excel membutuhkan sel sangat panjang. Maka hanya bisa diakali dengan dicetak per page. Sebab dijamin akan tetap terpotong. Namun, di Excel bisa diatur agar hasil cetak yang terpotong tetap rapi dan mudah dipahami.