Menggunakan matriks Eisenhower untuk membantu memanajemen waktu, menetapkan prioritas pekerjaan, dan mencegah penumpukan pekerjaan. Menjadi langkah yang terbilang tepat, karena memang mudah diterapkan dan bisa sangat efektif.
Manajemen waktu memang terdengar simpel, akan tetapi praktek di lapangan bisa jauh lebih sulit. Oleh sebab itu, banyak orang memanfaatkan teknik manajemen waktu tertentu yang dirasa sesuai. Sehingga bisa mengatur waktu dengan baik dan mencapai suatu tujuan.
Ada banyak teknik bisa digunakan, salah satunya adalah dengan matriks satu ini. Teknik ini bisa diterapkan siapa saja, di berbagai bidang, dan untuk tujuan apapun. Berikut penjelasan detailnya.
Dikutip melalui website Dropbox, matriks Eisenhower atau kotak Eisenhower adalah kerangka kerja sederhana untuk memprioritaskan tugas-tugas dan mengelola beban kerja. Secara sederhana, matrik ini adalah teknik manajemen waktu.
Matrik ini merupakan teknik manajemen waktu yang fokus membantu menentukan skala prioritas. Yakni didasarkan pada tingkat kepentingan dan keterdesakan (urgensi).
Semua orang tentunya memiliki beberapa pekerjaan dalam setiap harinya. Sekian pekerjaan tersebut, tentu memiliki tingkat kepentingan dan keterdesakan berbeda. Beberapa pekerjaan penting, tapi tidak mendesak. Beberapa lagi, sifatnya penting sekaligus mendesak.
Banyaknya pekerjaan yang dirasa semuanya penting dan mendesak bisa membuat seseorang kebingungan. Sekaligus rentan salah dalam menentukan pekerjaan mana yang sebaiknya didahulukan. Maka teknik kotak Eisenhower ini bisa dicoba untuk mengatasinya.
Dalam teknik manajemen waktu menggunakan matriks Eisenhower, seseorang akan melakukan visualisasi terhadap seluruh daftar pekerjaan. Visualisasi ini terbagi menjadi empat kuadran atau 4 kotakan.
Dengan teknik ini, seseorang bisa memasukan daftar pekerjaan di salah satu kotakan tersebut. Sehingga memudahkan identifikasi urgensi dan tingkat kepentingan. Berikutnya, memudahkan dalam menentukan mana yang harus dikerjakan dulu.
Berikut penjelasan lebih rinci mengenai prinsip penerapan teknik manajemen waktu ini menggunakan 4 kotakan (kuadran):
Kuadran pertama diisi dengan daftar pekerjaan yang sifatnya penting sekaligus mendesak. Pekerjaan di kuadran atau kotakan ini yang perlu dijadikan prioritas utama. Sebab jika tidak segera dikerjakan maka akan memicu masalah.
Umumnya, ciri khas dari pekerjaan yang penting dan mendesak adalah adanya tuntutan untuk segera diselesaikan. Bahkan dalam tempo satu hari. Contohnya, jika Anda penulis maka perlu mengerjakan topik yang deadline pengumpulan naskahnya hari ini.
Contoh lain, jika Anda mahasiswa dan berhadapan dengan banyak tugas kuliah dari berbagai mata kuliah. Maka semua tugas kuliah ini penting. Namun, perlu menggerakan dulu yang deadline pengumpulannya paling dekat. Misalnya mengerjakan yang harus dikumpulkan hari ini dibanding tugas dengan deadline besok.
Kotakan atau kuadran yang kedua diisi dengan daftar pekerjaan yang sifatnya penting tapi tidak mendesak. Pekerjaan ini akan memberi dampak bagi Anda maupun orang di sekitar, sehingga dampaknya signifikan. Hal ini yang membuatnya penting.
Namun, pekerjaan tersebut tidak ada tuntutan untuk segera diselesaikan. Misalnya karena deadline masih bulan depan. Meskipun begitu, karena sifatnya penting maka perlu dikerjakan setelah pekerjaan di kuadran pertama sudah diselesaikan.
Kotakan 3 diisi dengan daftar pekerjaan yang sifatnya mendesak tapi tidak penting. Pekerjaan tertentu mungkin perlu diselesaikan secepatnya. Akan tetapi dampaknya tidak terlalu signifikan, sehingga bisa dipandang kurang atau bahkan tidak penting.
Pekerjaan seperti ini bisa diminta untuk diselesaikan oleh orang lain. Alasannya, karena tidak perlu diselesaikan oleh diri sendiri. Apalagi jika ada pekerjaan yang lebih penting dan mendesak. Misalnya mengangkat telepon, mencuci baju yang bisa diserahkan ke jasa laundry, dan sebagainya.
Kotakan terakhir atau yang keempat diisi dengan daftar pekerjaan atau kegiatan yang sifatnya tidak penting sekaligus tidak mendesak. Umumnya, pekerjaan seperti ini adalah sumber distraksi.
Misalnya, kegiatan bermain media sosial yang awalnya ditujukan untuk istirahat sejenak di tengah jam kerja. Namun jika dikerjakan sebelum pekerjaan penting dan mendesak selesai, justru memicu masalah. Maka isi pekerjaan di kotakan ini aman untuk dihapus atau diabaikan.
Melalui penjelasan tersebut, maka bisa dipahami bahwa penerapan matriks Eisenhower akan efektif jika sudah memahami tingkat prioritas pekerjaan. Seseorang perlu memahami bagaimana membedakan pekerjaan yang penting dan mana yang mendesak.
Pekerjaan dikatakan mendesak apabila yang membutuhkan perhatian segera, seringkali disertai tekanan waktu. Sementara pekerjaan dikatakan penting jika memiliki dampak, baik untuk diri sendiri, orang sekitar, maupun perusahaan atau institusi.
Pekerjaan penting biasanya memiliki dampak luar biasa. Kemudian bisa berpengaruh dalam jangka panjang maupun memberi pengaruh di masa mendatang. Sehingga perlu segera dikerjakan atau diselesaikan. Jika sudah bisa dibedakan, maka bisa menentukan pekerjaan mana saja yang masuk ke kuadran 1, 2, 3, dan 4 dengan tepat.
Melalui penjelasan sebelumnya, tentu memiliki gambaran mengenai cara menerapkan teknik matriks Eisenhower ini. Namun, apabila masih merasa bingung. Maka berikut adalah detail langkah-langkah penerapannya:
Tahap atau langkah pertama dalam menerapkan teknik manajemen waktu satu ini adalah menyusun seluruh daftar pekerjaan. Dalam hari yang sama maupun jadwal per minggu, tentunya ada daftar pekerjaan yang harus diselesaikan.
Maka silahkan disusun menjadi daftar. Cek kembali daftar tersebut, apakah ada pekerjaan yang terlewat atau tidak. Menyusun daftar ini bisa di kertas secara manual, bisa juga menggunakan aplikasi pengolah kata maupun pembuat catatan digital.
Langkah yang kedua adalah menentukan kategori pekerjaan dan memasukkannya ke kuadran yang dirasa paling tepat. Kunci utamanya adalah sebagai berikut:
Supaya tidak kesulitan menentukan daftar pekerjaan mana yang masuk ke masing-masing kuadran. Maka perlu memastikan sudah memahami bagaimana membedakan mana pekerjaan penting dan mana yang mendesak.
Pekerjaan penting adalah pekerjaan yang memiliki dampak luar biasa. Sementara pekerjaan mendesak adalah pekerjaan yang membutuhkan perhatian segera dan perlu diselesaikan secepatnya, bahkan di hari itu juga.
Langkah yang ketiga dalam menerapkan matriks Eisenhower adalah mulai mengerjakan setiap pekerjaan. Tentunya dimulai dari daftar pekerjaan yang masuk di kuadran pertama, baru di kuadran kedua, ketiga, dan keempat.
Langkah berikutnya adalah selalu menjaga fokus untuk mengerjakan setiap pekerjaan di masing-masing kuadran. Maka perlu menghindari pekerjaan di kuadran 4 agar tidak terjadi distraksi.
Pada tahap ini, Anda bisa menggunakan alat bantu untuk kemudahan manajemen seluruh pekerjaan dan waktu. Misalnya menggunakan tools manajemen pekerjaan seperti Trello, Quire, dan sejenisnya. Alat bantu juga bisa dalam bentuk buku catatan, sehingga bisa dipakai untuk mencatat hal penting maupun berisi pengingat.
Tahap yang kelima adalah melakukan evaluasi. Pada saat mengerjakan pekerjaan di masing-masing kuadran, maka perlu dievaluasi. Apakah pekerjaan sudah benar-benar selesai? Lalu, apakah kuadran pertama sudah selesai semuanya?
Evaluasi juga bisa berisi kegiatan untuk menilai apakah beban kerja di masing-masing kuadran sudah sesuai. Jika kuadran pertama punya beban kerja terlalu tinggi, maka bisa mencari solusi. Misalnya meminta bantuan orang lain.
Teknik manajemen waktu dengan matriks Eisenhower bisa diterapkan siapa saja. Baik itu pekerja kantoran, pelaku bisnis, anak sekolah, mahasiswa, dosen maupun guru, dan juga para profesional lain. Termasuk para penulis profesional.
Penulis bisa saja berhadapan dengan tumpukan pekerjaan penting. Maka teknik ini bisa diterapkan untuk mencegah penumpukan pekerjaan dan menyebabkan stres di kemudian hari. Berikut adalah beberapa contoh penerapan kotak Eisenhower bagi penulis:
Bagi penulis yang aktif menulis buku, berikut adalah contoh penerapan teknik matrik Eisenhower:
| Kuadran 1 | Menyelesaikan bab terakhir dengan tenggat waktu penerbit besok.Merevisi bab sesuai permintaan editor sebelum batas waktu. |
| Kuadran 2 | Melakukan riset mendalam untuk buku berikutnya.Mengembangkan outline untuk cerita baru.Mengikuti kursus menulis kreatif untuk meningkatkan keterampilan. |
| Kuadran 3 | Membalas pesan media sosial dari pembaca yang menanyakan jadwal rilis.Menghadiri rapat penerbit yang tidak membutuhkan keputusan Anda. |
| Kuadran 4 | Menonton video YouTube tanpa tujuan terkait penulisan.Scrolling media sosial tanpa arah. |
Matriks Eisenhower menjadi satu diantara sekian teknik manajemen waktu. Secara umum, teknik ini sama dengan teknik lain yang tentu punya kelebihan dan kekurangan tersendiri. Namun, jika diterapkan dengan baik maka hasilnya akan lebih memuaskan.
Membantu menerapkan teknik manajemen ini dengan tepat untuk hasil terbaik. Maka berikut beberapa tips yang bisa dilakukan untuk mendukung penerapannya:
Tips yang pertama adalah bisa membedakan dulu antara pekerjaan penting dengan pekerjaan mendesak. Sebab pemahaman ini menjadi hal paling dasar agar matrik Eisenhower bisa diterapkan.
Ada banyak upaya untuk membantu memahami perbedaan keduanya. Misalnya memahami salah satunya dulu, misalnya memahami apa itu pekerjaan penting. Sehingga definisinya tidak tertukar dengan pekerjaan mendesak. Selain itu, bisa dengan mempelajari contoh penerapan teknik kuadran ini.
Tips yang kedua adalah selalu mengerjakan tugas yang penting lebih dulu. Sebab dalam teknik manajemen waktu satu ini sendiri, posisi kuadran pertama dan kedua diisi dengan pekerjaan penting.
Alasannya, karena pekerjaan ini berdampak besar dan ketika memberi manfaat. Maka manfaat tersebut langsung dirasakan. Jika pekerjaan penting tidak menjadi prioritas maka akan menyebabkan masalah dan kesulitan mengerjakan pekerjaan lainnya.
Tips selanjutnya adalah menghindari multitasking. Beberapa orang mungkin tidak ada masalah. Namun, Anda sendiri mungkin bisa menyebabkan masalah baru. Jadi, fokus saja ke satu pekerjaan. Jika sudah selesai, baru pindah ke pekerjaan lain. Hal ini membantu menyelesaikan pekerjaan bertahap sesuai posisi kuadran.
Tips berikutnya adalah membuat jadwal harian. Meskipun di kuadran sudah ada daftar prioritas, ada informasi pekerjaan mana saja yang perlu didahulukan. Tentunya jam produktif di setiap harinya tidak bisa dipakai untuk fokus bekerja. Ada waktu khusus untuk istirahat.
Oleh sebab itu, silahkan membuat jadwal harian. Sehingga jam berapa sampai jam sekian dipakai mengerjakan apa. Begitu seterusnya sampai memasuki jam istirahat di tengah hari dan sore hari.
Tips yang terakhir adalah menghindari segala bentuk distraksi. Baik itu anak di rumah, smartphone, televisi, suara bising dari jalan, dan sebagainya. Teliti dalam memilih tempat bekerja agar kondusif. Sekaligus kontrol keinginan mengerjakan isi dari kuadran 4.
Itulah beberapa tips dalam menerapkan teknik matriks Eisenhower. Dimana bisa membantu manajemen waktu dan pekerjaan dengan baik. Manajemen ini penting untuk mencegah penumpukan tanggung jawab. Sebab bisa menjadi masalah dan sumber stres di kemudian hari.
Pernahkah Anda mendengar istilah sampling jenuh atau sampel jenuh? Istilah ini tentu cukup familiar bagi…
Memperpendek kalimat mungkin menjadi satu topik dalam dunia kepenulisan yang jarang dibahas. Namun, harus dipahami…
BAN-PT baru saja mengatakan pengalihan akreditasi ke LAMSPAK dan implementasi SAPTO 2.0. Pengumuman ini tentunya…
Sebelum melakukan pengumpulan data penelitian, peneliti perlu memilih sampel penelitian. Salah satu teknik dalam menentukan…
Salah satu teknik dalam menentukan sampel penelitian adalah proportional random sampling. Teknik ini menjadi salah…
Salah satu teknik dalam penentuan sampel penelitian adalah probabilistic sampling atau probability sampling. Teknik sampling…