Menulis surat di era digital seperti sekarang ternyata masih umum dilakukan, sebab memang masih diperlukan di berbagai bidang. Khususnya di bidang prosefisional, dimana banyak perusahaan masih rutin merilis surat resmi ke pihak internal maupun eksternal.
Namun, ada kalanya kita akan menulis surat untuk berbagai keperluan yang sifatnya personal atau non formal. Menariknya, ternyata ada aturan mengenai penulisan alamat surat yang benar dan belum banyak diketahui masyarakat. Seperti apa aturannya?
Pada saat menulis surat, baik surat pribadi maupun surat formal di lingkungan perusahaan. Biasanya akan mencantumkan alamat di samping bagian-bagian lain seperti kop surat sampai isi surat itu sendiri.
Sebenarnya, kenapa penulisan alamat surat yang benar perlu dilakukan? Terkait hal ini, ternyata banyak alasan yang membuat alamat perlu ditulis dan bahkan penulisannya juga harus benar.
Berikut arti penting penulisan alamat surat:
Alamat surat yang ditulis biasanya alamat dari penerima surat. Tujuan pertama dari penulisan alamat ini adalah untuk memastikan surat tidak salah alamat. Artinya, surat tersebut memang diterima oleh orang atau pihak yang tepat.
Penulisan alamat biasanya dilakukan dua kali, pertama di amplop surat tersebut dan ditulis ulang di badan surat atau di dalam dokumen surat. Pada surat pribadi, penulisan alamat biasanya cukup di amplop saja.
Namun, berbeda dengan surat formal. Baik yang dirilis perusahaan maupun lembaga atau instansi milik pemerintah. Biasanya agar penerimanya jelas dan dipastikan penulisnya diterima tanpa ada resiko salah alamat. Selama alamatnya benar (valid) dan jelas.
Arti penting penulisan alamat surat yang benar berikutnya adalah menunjukan profesionalitas, khususnya pada surat resmi. Penulisan alamat yang lengkap dan sesuai dengan aturan yang berlaku akan menunjukan surat tersebut disusun oleh profesional.
Sehingga mampu memberikan kesan positif bagi penerimanya, mereka pun merasa dianggap atau lebih dihargai oleh pengirim surat. Oleh sebab itu, surat resmi biasanya tidak pernah melewatkan penulisan alamat surat dan biasanya wajib dipastikan benar sesuai aturan yang berlaku.
Arti penting ketiga adalah menunjukan etika pengirim surat. Pada beberapa surat resmi, alamat surat tidak dijelaskan atau dijabarkan rinci. Misalnya tidak menyebutkan nama jalan, nama gedung, dll. Kemudian hanya diganti kata “di tempat”.
Biasanya istilah “di tempat” digunakan oleh penulis surat karena tidak mengetahui alamat penerima surat. Rata-rata terjadi pada surat lamaran kerja. Meskipun sah saja dilakukan, akan tetapi penulisan alamat seperti ini keliru.
Penulisan alamat surat yang benar adalah menuliskan alamat dengan jelas dan lengkap sesuai ketentuan penulisan alamat. Tujuannya agar menunjukan etika dalam menulis surat, karena alamat yang dituju jelas dan menunjukan itikad baik penulis dengan mencari tahu alamat penerima.
Kumpulan artikel penulisan yang benar sesuai kaidah:
Setelah mengetahui arti penting dari penulisan alamat dalam surat, maka penting juga untuk mengetahui tata aturan penulisanya yang baik dan benar seperti apa. Terkait aturan ini, setidaknya ada tujuh poin yang perlu diperhatikan dan dijadikan acuan. Berikut aturan penulisan alamat surat yang benar:
Aturan pertama berkaitan dengan tata cara penulisan alamat yang benar dalam sebuah surat adalah penulisan “Yth” atau “Yang Terhormat”. Biasanya, istilah ini ditulis untuk membuka alamat surat.
Setelahnya baru ditulis nama penerima surat yang dituju. Namun, penulisan “Yth” ternyata masih banyak yang keliru. Kata “Yth” sebaiknya tidak dimulai dengan menuliskan “Kepada”. Melainkan langsung “Yth” dan disusul nama penerima.
Aturan yang kedua adalah penulisan “bapak/ibu”. Biasanya istilah ini ditulis setelah menuliskan “Yth”. Secara aturan, menuliskan “bapak/ibu” dalam alamat surat tidak diperlukan.
Jadi, penulisan alamat surat yang benar adalah setelah kata “Yth” langsung menuliskan nama penerima tanpa perlu menuliskan “bapak/ibu”. Pada surat resmi, jika tidak mengetahui nama penerima maka bisa diisi jabatan.
Misalnya, Anda hendak mengirimkan surat lamaran pekerjaan kepada HRD perusahaan tujuan. Akan tetapi di lowongan yang dipublikasikan tidak mencantumkan nama HRD, maka setelah “Yth” bisa langsung menuliskan “HRD PT Sumber Rejeki”.
Aturan kedua berkaitan penulisan alamat surat adalah penggunaan huruf kapital. Huruf kapital digunakan untuk huruf pertama di setiap kata kecuali untuk kata hubung seperti “di” pada penulisan alamat.
Selanjutnya, huruf kapital juga hanya digunakan untuk singkatan. Misalnya RT, RW, DPR, LPPM, dan lain sebagainya. Jika hendak menggunakan singkatan maka wajib ditulis dengan huruf kapital semua. Namun jika akronim, hanya huruf pertama yang memakai huruf kapital.
Berikutnya adalah aturan penulisan alamat surat yang benar terkait kode pos. Jika Anda mengirimkan surat, pastikan melengkapi alamatnya dengan kode pos. Tujuannya agar memudahkan kurir mengantarkan surat ke alamat yang tepat.
Biasanya kode pos di setiap daerah, meskipun bersebelahan kecamatannya tetap akan berbeda. Jadi, pastikan dicantumkan untuk memperbesar peluang surat sampai lebih cepat dan tidak salah alamat. Kode pos ditulis di bagian paling bawah setelah jalan.
Aturan berikutnya adalah penulisan gelar, dimana secara aturan tidak diperlukan. Mencantumkan gelar sebelum dan sesudah nama penerima surat dipandang berlebihan. Sehingga tidak diperlukan. Jadi, Anda cukup menuliskan nama.
Namun, ketika merasa penerima surat ini memiliki jabatan penting. Misalnya seorang rektor, profesor, gubernur, presiden, dan sebagainya. Maka bisa menambahkan sapaan tanpa gelar. Misalnya “Bapak” atau “Ibu” kemudian diikuti nama penerima.
Secara umum, penulisan alamat pada surat menggunakan dua jenis tanda baca saja. Yakni tanda titik (.) dan tanda koma (,). Namun, ada beberapa kata yang tidak dianjurkan untuk memakai tanda baca. Misalnya pada ”PT”.
Jika surat resmi yang Anda buat ditujukan untuk sebuah perusahaan dengan bentuk PT (Perseroan Terbatas). Maka penulisannya tidak dengan tanda titik di akhir. Sementara untuk istilah lain bisa dan boleh memakai tanda titik. Misalnya Yth., H., Hj., dll.
Aturan penulisan alamat surat yang benar berikutnya adalah penulisan kata “jalan”. Banyak orang memilih membuat singkatan untuk jalan, dari “Jln.” maupun “Jl.”. Namun, secara aturan kata jalan sebaiknya tidak disingkat melainkan ditulis apa adanya.
Dalam menulis surat, pastikan penulisan namanya benar. Jangan lewatkan artikel berikut:
Dari penjelasan di atas, tentu sudah memiliki gambaran seperti apa penulisan alamat surat yang benar. Supaya lebih paham lagi, berikut beberapa contoh penulisan alamat surat:
Yth. Manajer Sumber Daya Manusia PT Beringin Jaya Sentosa
Jalan Merpati Putih Nomor 17RT 04 RW 08, Kelurahan Kembang Putihan, Kecamatan Pandak
Kabupaten Bantul
577511
Yth. Bapak Anton Sukamdono
Jalan I Gusti Ngurah Rai Nomor 76
Kelurahan Pakis, Kecamatan Surabaya Barat
Kota Surabaya
80512
Kepada:
Salsabila Khairunnisa’
Jalan Panglima Sudirman No. 46
Kelurahan Terban Kapanewon Gondokusuman
Kota Yogyakarta
55223
Apakah dari penjelasan dan contoh di atas sudah mudah dipahami? Jika memiliki pertanyaan terkait topik pada artikel ini, Anda bisa menuliskannya di kolom komentar, ya.
Klik juga tombol share dan bagikan artikel ini agar informasi dari artikel ini juga bisa diakses oleh kolega Anda.
Pada saat menerbitkan buku, penerbit yang dipilih sering menambahkan halaman prancis atau half title dalam…
Menggunakan tools pendeteksi AI tentu menjadi langkah tepat bagi guru dan dosen. Tools ini bisa…
Proses menulis biasanya diawali dengan menulis draft dan disebut sebagai draft pertama. Penulisan draft menjadi…
Salah satu tahapan penting dalam proses menulis adalah swasunting atau self editing. Melakukan swasunting membantu…
Menggunakan AI untuk parafrase memang menjadi pilihan banyak akademisi saat ini, baik itu dosen maupun…
Menggunakan AI untuk membuat mind mapping atau peta konsep, tentunya menjadi alternatif yang banyak dipilih.…