Cara menyingkat nama terlihat sepele dan mudah. Ternyata banyak orang yang tidak tahu caranya. Mengingat ada banyak konteks teknis menyingkat nama, pada kali ini akan kita ulas cara menyingkat nama orang, nama lembaga dan menyingkat objek bukan nama seperti SIM dan penulisan istilah dalam surat menyurat.

Secara umum pastinya sudah tahu apa itu singkatan. Menurut KBBI atau Kamus Besar Bahasa Indonesia, singkatan berarti menyingkat, upaya memendekan huruf atau menggabungkan huruf. Obyek yang dapat disingkat pun ada berbagai macam bentuk, ada yang diperuntukan untuk menyingkat nama, sapaan, lembaga, gelar, dan masih banyak lagi tentu saja. 

8 Tata Cara Menyingkat Nama

Agar tidak terlalu panjang lebar, langsung yuks intip cara menyingkat nama yang benar berikut ini.

1. Cara Menyingkat Nama Orang 

Dalam proses kehidupan sehari-hari, kita akan menemukan nama-nama orang yang panjang. Terkadang, kita merasa kesulitan bagaimana cara menyingkat nama orang yang terlalu panjang. Berikut ada beberapa contoh cara menulis nama orang. 

Singkatan NamaNama Kepanjangan
J. F. Amalina Jihan Fahriza Amalina 
A. HamidAbdul Hamid 
Erik Hs. Erik Hasibuan 
W.R. Supratman Wage Rudolf Supratman 
Muh. YaminMuhammad Yamin 
Ir. SoekarnoInsinyur Soekarno 

Dari contoh cara menyingkat nama orang di atas. Dapat dilihat beberapa variasi penulisan nama yang bisa Anda lakukan. Jadi setiap huruf yang disingkat atau suku kata yang disingkat wajib disertai dengan tanda titik di setiap unsur singkatan. 

Contoh Dalam Sebuah kalimat. 

  • Buku-buku sejarah menulis bahwa W.R. Supratman  lahir di Meester Cornelis (Jatinegara). Makam W.R. Supratman  di Surabaya mencantumkan tanggal kelahirannya itu dalam sebuah prasasti.
  • Muh. Yamin salah sosok yang memperjuangkan bahasa Melayu agar menjadi bahasa ibu dan mudah dipahami seluruh suku dari Sabang sampai Merauke. Muh. Yamin lah yang mengagas bahasa persatuan dalam Kongres Pemuda I, tahun 1926.
  • Ir. Soekarno lulus dari Technische Hogeschool te Bandoeng, pada 25 Mei 1926. Beliau juga pernah menulis buku yang cukup populer yang berjudul “Di Bawah Bendera Revolusi” terbit di tahun 1959.

Baca Juga:

2. Cara Menyingkat Nama Lembaga 

Berbeda dengan cara menyingkat nama orang, jika Anda ingin menulis nama lembaga, maka cara menyingkat nama lembaga tersebut tidak perlu diberi tanda titik. Berikut contohnya. 

Singkatan Nama Lembaga/Organisasi/Nama DokKepanjangan 
NKRI Negara Kesatuan Republik Indonesia
UGMUniversitas Gadjah Mada 
PGRI Persatuan Guru Republik Indonesia
PBB Perserikatan Bangsa-Bangsa
UIUniversitas Indonesia
MPR Majelis Perwakilan Rakyat
KUHPKitab Undang-Undang Hukum Pidana
KTP Kartu Tanda Penduduk
WHOWorld Health Organization

Dari contoh di atas, setiap akhir singkatan tidak disertai dengan tanda titik atau semacamnya. Lantas, bagaimana hasilnya jika ditulis dalam bentuk kalimat? Berikut contoh-contoh dalam bentuk kalimat. 

  • Menurut World Health Organization (WHO), remaja adalah penduduk dalam rentang usia 10 hingga 19 tahun.
  • Menurut WHO Regional Office for South-East Asia (2018), negara di wilayah Asia Tenggara termasuk Indonesia memiliki pengetahuan tentang seks dan kesehatan reproduksi rata-rata dibawah 40%. 
  • Universitas PGRI membuka pendaftaran baru bagi calon mahasiswa. Disediakan juga beasiswa bagi calon mahasiswa yang berprestasi. 
  • Sekretaris Jenderal PBB  Antonio Guterres meminta China dan Amerika Serikat untuk memperbaiki hubungan sebelum masalah dua negara besar dan sangat berpengaruh itu meluas lebih jauh.

3. Cara Menyingkat Objek Bukan Nama 

Cara menyingkat nama yang sering ditemukan dalam kehidupan sehari-hari adalah penulisan kata yang bukan nama, maka ditulis menggunakan capital dan TIDAK disertai titik. Contoh sebagai berikut. 

Singkatan Nama Objek Bukan NamaKepanjangan 
PTPerseroan terbatas 
NUNahdothul Ulama 
MANMadrasah aliyah negeri 
NIPNomor induk pegawai 
SDSekolah dasar 
SMKSekolah menengah kejuruan 
KTPKartu tanda penduduk 
SIMSurat izin mengemudi 

Dari beberapa cara menyingkat nama untuk objek bukan nama, jika dibuat dalam sebuah kalimat, akan tampil sebagai berikut. 

  • Pelajar MAN 1 Yogyakarta akan mengadakan Maulid Nabi diikuti oleh wali murid. 
  • Setiap peserta calon CPNS wajib membawa KTP asli. 
  • Pengendara motor yang tidak memiliki SIM akan dikenai tilang, jadi jangan berkeliaran jika tidak memiliki Surat izin mengemudi. 
  • Tidak semua orang memiliki NIP, hanya orang yang sudah mengikuti seleksi dan memenuhi syarat dan ketentuan yang sudah ditetapkan. 
  • NU salah satu organisasi islam terbesar di Indonesia, dan sekarang banyak Negara yang melirik organisasi satu ini. 

4. Cara Menyingkat Istilah Dalam Penulisan Surat Menyurat 

Meskipun kegiatan surat menyurat secara personal tidak lagi dilakukan. Namun dalam dunia kerja, surat menyurat masih sering kita lakukan. Dalam surat menyurat seringkali kita menemukan singkatan yang sering kita temukan. Singkatan apa sajakah itu? dan cara bagaimana cara menyingkat  nama dalam surat? Contoh sebagai berikut

a. Atas nama disingkat menjadi a.n.

Penggunaan a.n. dalam surat menyurat boleh digunakan apabila orang yang berwenang menandatangani surat melimpahkan kepada bawahannya, pejabat yang ada di bawahnya. Adapun syarat yang berhak menggantikan “atas nama” sebagai berikut. 

  • Pelimpahan wewenang berbentuk tertulis
  • Orang yang dilimpahkan memang bertugas dan bertanggungjawab pejabat yang melimpahkan 
  • Pertanggungjawaban atas akibat penandatanganan surat dinas berada pada pejabat yang diatasnamakan.

Sebagai catatan, terkait teknis penulisan a.n. ditulis menjorok keluar. Untuk lebih lengkapnya, dapat dilihat pada contoh berikut ini. 

a.n. Menteri KeuanganSekretaris Jenderal,
 (tanda tangan)
Hasibuan NasutionNIP 19514427 197603 1 001

b. Untuk beliau disingkat menjadi u.b.

Penggunaan “untuk beliau” atau yang disingkat dengan u.b. digunakan apabila pemberi kuasa memberikan kuasa lagi ke pejabat dibawah satu tingkat dari beliau. Secara teknis penulisan, u.b. ditulis setelah a.n. dan bagian bawah, untuk lebih jelas teknis penulisannya, dapat dilihat di contoh di bawah. 

a.n. Menteri KeuanganDirektur Jenderal Pajak u.b.Direktur …, (tanda tangan)Dr. Hanafi Hasibuan P.NIP 19514897 197603 1 001

Sebagai catatan penting terkait teknis penulisan u.b. hanya boleh dikuasakan sampai dua tingkat eselon di bawahnya, tidak boleh lebih. Adapun syarat untuk penulisan “untuk beliau” sebagai berikut.

  • Hanya dapat dilimpah dua tingkat struktural bawahan
  • Apa yang ditandatangani memang sudah menjadi tugas dan tanggung jawabnya. 
  • Dapat digunakan sebagai pejabat pengganti
  • Pertanggungjawaban ada pada pejabat yang diberi kuasa.

Itulah beberapa hal tentang penggunaan u.b. Jadi tanda u.b. sebagai cara menghormati asas kesatuan komando. Semoga ulasan ini bermanfaat. 

c. Pelaksanaan Tugas Disingkat (Plt.) 

Ada lagi istilah yang sering kita temukan dalam surat menyurat. Yaitu tentang pelaksanaan tugas atau disingkat dengan (Plt.) Kode atau tanda ini sebenarnya sebagai upaya memberikan kelancaran tugas dalam menyelenggarakan pemerintahan di lingkungan kedinasan. 

Teruntuk dinas yang terjadi kekosongan jabatan. Maka Pelaksana Tugas atau Pelaksana Harian ini digunakan. Lantas, bagaimana aturan penggunaan Pelaksana Tugas dan Pelaksana Harian? Sebagai berikut. 

  • Pelaksana Tugas digunakan ketika pejabat yang bertanggungjawab menandatangani surat dinas belum ditetapkan dengan alasan belum ada bidang kepegawain lebih lanjut. 
  • Bisa juga digunakan apabila pelimpahan wewenang hanya bersifat sementara sampai menunggu pejabat yang definitif ditetapkan. 

Contoh Format Penulisan Plt. 

Plt. Kepala Biro Umum
( tanda tangan )
Nama LengkapNIP

d. Pelaksanaan Harian (Plh.)

Penggunaan pelaksanaan harian atau (Plh.) sama seperti Pelaksana Tugas yang fungsinya untuk menggantikan jabatan yang kosong yang bersifat sementara. Ada pun ketentuan dan tata cara Pelaksanaan harian (Plh.) Sebagai berikut. 

  • Lebih sering digunakan ketika pejabat yang bertanda tangan surat dinas sedang tidak ada ditempat. Demi kelancaran pelaksanaan tugas, maka jabatan sementara yang akan menggantikan tanda tangan tersebut. 
  • Karena adanya pelimpahan wewenang yang bersifat sementara, sampai pejabat definitif sudah kembali. 
  • Pelaksanaan harian tidak berwenang mengambil atau menetapkan keputusan seperti DP-3, penjatuhan hukuman sipil, penetapan surat keputusan dan lainnya. 
  • Pejabat yang ditunjuk sebagai Plh. tidak akan mempengaruhi kepegawaian dan tidak pula mempengaruhi masalah tunjangan jabatan. 

Contoh format penulisan Pelaksana Harian (Plh.) surat dinas dapat ditulis sebagai berikut. 

Plh. Kepala Biro Umum
 tanda tangan
Nama LengkapNIP

e. Untuk Perhatian disingkat dengan u.p. 

Barangkali Anda pernah menerima surat, yang berisi singkatan u.p.? Jika pernah, tahukah maksud dari singkatan tersebut?  Yap, benar sekali, singkatan u.p. Akan sering ditemukan dalam surat dinas. Dimana maksud dari u.p. Adalah surat tersebut ditujukan untuk kepada instansi kepada pejabat yang bersangkutan.

 Cara ini sering digunakan untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju, dimana surat tersebut tetap dialamatkan ke kepala instansi. Umumnya “untuk perhatian” ini juga dapat digunakan untuk beberapa keperluan, seperti berikut. 

  • untuk mempercepat surat sampai ke pejabat yang tiuju 
  • Memudahkan dalam distribusi bagian unit tata usaha atau sekretarian penerima surat dari pejabat yang dituju 
  • Cepat sampai karena tidak perlu menunggu kebijakan langsung pimpinan unit organisasi 

Berikut contoh penulisan u.p.  

Yth. Menteri Keuangan Republik IndonesiaJalan Dr. Wahidin Nomor 1Jakarta 10710u.p.Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan

Dari beberapa cara menyingkat nama dari istilah dalam penulisan surat menyurat, ada yang sering kita temukan lainnya, yaitu “dengan alamat” disingkat dengan d.a. dan ada juga “sampai dengan “ dengan singkatan s.d. 

Baca Juga:

5. Cara Menyingkat Jabatan dan Pangkat 

Setelah mengetahui cara menyingkat nama orang dan surat menyurat, penting juga mengetahui cara menyingkat jabatan dan pangkat. Jadi secara teknis, penulisan jabatan dan pangkat ditandai dengan titik di setiap unsur singkatan. Agar lebih jelasnya, berikut contohnya. 

Menyingkat Jabatan & PangkatKepanjangan 
M.Hummagister humaniora
S.Sos.sarjana sosial
M.Si.magister sains
S.Komsarjana komunikasi
S.E.sarjana ekonomi
S.K.Msarjana kesehatan masyarakat
Sdrsaudara

Berikut adalah contoh menyingkat jabatan dan pangkat dalam bentuk kalimat. 

  • Terima Kasih atas kehadiran bapak Nur Syafii Maariff, S.Pd., M.Hum. yang berkenan hadir dalam pelantikan Masjid yang didirikan dari dana masyarakat. 
  • Setelah berjuang banting tulang menyelesaikan kuliahnya, Akhirnya Arianto Harjuno mendapatkan gelar S.Sos. Tentu ini sebuah kebanggan tersendiri.
  • Kepada yang Sdr yang telah bersedia mengisi angkat kuisioner, kami ucapkan banyak terimakasih. 

6. Cara Menyingkat Tiga Huruf 

Selain cara menyingkat nama orang dan lembaga, penting juga mengetahui cara menyingkat huruf yang yang hanya terdiri dari tiga huruf yang ditandai titik. Singkatan tiga huruf disertai tanda titik ini pun tidak hanya kita temukan dalam surat, tetapi dalam buku bacaan sekaligus. Diantaranya sebagai berikut. 

Menyingkat 3 Huruf Disertai Titik Kepanjangan 
dsb.Dan sebagainya 
sda.Sama dengan di atas 
yth.Yang terhormat 
hlm.Halaman 
dst.Dan seterusnya 
dll.Dan lain-lain 
ybs. Yang bersangkutan 

Contoh menyingkat tiga huruf dalam bentuk kalimat

  • Bunga telang sering dianggap tanaman kacang-kacangan, siapa sangka jika bunganya memiliki banyak khasiat untuk kesehatan. Diantaranya sehat untuk menormalkan gula darah, mengobati bisul, mengobati diare, meningkatkan daya tahan tubuh dsb.

7. Cara Menyingkat Takaran, Mata Uang, Ukuran Dan timbangan 

Masalah sepele yang dianggap gampang dan sering menjadi kesalahan selama menulis adalah penulisan tentang takaran, mata uang, timbangan dan ukuran. Cara menyingkat takaran, mata uang, ukuran dan timbangan yang benar TIDAK diikuti tanda titik. Sementara kesalahan umum masih ditemukan yang menggunakan tanda titik. 

Menyingkat takaran, mata uang, ukuran & timbangan Kepanjangan 
lliter
cmSentimeter 
kVaKilovolt-ampere
kg Kilogram 
CuKuprum 

8. Cara Menulis Akronim  

Pernahkah Anda mendengar akronim? Pada dasarnya singkatan dalam menyebut sesuatu yang panjang menjadi lebih pendek. Akronim sering juga digunakan untuk menyingkat nama lembaga ataupun organisasi. Secara teknis penulisan, akronim dapat ditulis menggunakan huruf kapital dan dapat pula ditulis menggunakan huruf biasa, tergantung konteks yang digunakan. 

Berbicara tentang akronim itu sendiri memiliki beberapa macam, nah ulasan lebih lengkap tentang macam dan fungsi dari akronim, dapat dilihat di ulasan artikel sebelumnya di sini ya

  • Cara Menyingkat Akronim Ketika Menggunakan Huruf Kecil 

Apabila akronim tersebut tidak digunakan untuk nama seseorang, melainkan sebagai gabungan huruf awal dan suku kata, maka penulisan akronim ditulis menggunakan huruf kecil. Contoh sebagai berikut. 

Akronim Menggunakan Huruf Kecil  Kepanjangan 
iptek Ilmu pengetahuan dan teknologi 
puskesmasPusat kesehatan masyarakat 
rudal Peluru kendali 
pemilu Pemilihan umum 
rapim Rapat pimpinan 
tilang Bukti pelanggaran 
 
  • Akronim Ketika Ditulis Dalam Huruf Kapital

Dari pembahasan di atas, Anda lantas bertanya, ketika apa akronim dapat ditulis menggunakan huruf kapital tanpa tanda titik? Jawabannya ketika akronim tersebut merujuk pada nama diri dan lembaga. Misalnya sebagai berikut. 

Akronim Menggunakan Kapital Kepanjangan 
BIGBadan Informasi Geospasial 
LIPILembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia 
PASIPersatuan Atletik Seluruh Indonesia 
BINBadan Intelijen Negara 
LANLembaga Administrasi Negara 
  • Akronim Ditulis Dengan Huruf Awal Kapital

Akronim dapat pula ditulis menggunakan awalan huruf capital setiap awal kata, apabila ditemukan akronim untuk nama diri dan lembaga. Contoh. 

Akronim Menggunakan Awal Kapital Kepanjangan 
Bulog Badan Urusan Logistik 
Kowani Kongres Wanita Indonesia 
Bappenas Badan Perencanaan Pembangunan Nasional 
Mabbim Majelis Bahasa Brunei Darussalam-Indonesia-Malaysia 
JakselJakarta Selatan

Itulah ulasan tentang cara menyingkat nama. Semoga sedikit ulasan ini bermanfaat. Oh iya, buat kamu yang ingin mempelajari tentang Perbedaan singkatan dan akronim, Anda bisa spoiler di artikel sebelumnya di sini. (Irukawa Elisa)

Artikel Terkait: