Sebelum kegiatan penelitian bisa dilaksanakan atau dilakukan, ada beberapa tahapan perlu dilalui para peneliti. Salah satunya meminta izin ke instansi atau lembaga penelitian dan kemudian menerima surat balasan penelitian. 

Surat balasan riset memang lebih familiar di dunia penelitian dan akademik. Sehingga di masa awal melaksanakan penelitian, mungkin masih asing dan tidak terlalu paham dengan dokumen satu ini. Maka bisa menyimak penjelasan berikut. 

Apa Itu Surat Balasan Penelitian? 

Dikutip melalui idntimes.com, surat balasan penelitian adalah surat konfirmasi atau balasan yang ditulis oleh sebuah instansi atau lembaga sebagai penyetujuan terhadap pengajuan penelitian dari perguruan tinggi.

Melalui definisi tersebut maka bisa dipahami bahwa mahasiswa atau dosen yang hendak melakukan penelitian mengajukan permohonan ke PT untuk merilis surat tersebut. Surat balasan riset ini lantas dirilis atau dikeluarkan pihak PT usai memberi izin. 

Selain itu, surat izin ini juga bisa dirilis oleh sebuah instansi dan lembaga eksternal yang menjadi mitra penelitian. Umumnya yang menjadi pihak dimana tempat yang dimiliki akan dijadikan area penelitian. Misalnya kawasan pabrik, kawasan perkantoran, dll milik suatu perusahaan maka surat ini dirilis perusahaan tersebut. 

Mahasiswa dan dosen di bawah naungan suatu perguruan tinggi memang perlu mengajukan izin sebelum melaksanakan penelitian. Baik itu dengan dana internal PT tersebut maupun dengan dana riset dari pihak eksternal (mitra, hibah Dikti, dll). 

Sebab kegiatan penelitian tersebut sudah tentu akan membawa nama institusi. Selain itu juga membutuhkan dukungan institusi untuk beberapa aspek dan kebutuhan. Izin dari institusi akan memastikan penelitian berjalan baik dan lancar tanpa kendala berarti. 

Manfaat Mendapat Surat Balasan Penelitian 

Lalu, apa manfaat dari surat balasan penelitian? Dalam buku Metodologi Penelitian Bisnis, karya dari James J. Spillane, S.J., (2021:207). Menjelaskan bahwa surat balasan riset ini bermanfaat untuk menunjukan kegiatan riset yang dilakukan legal atau sah. 

Sebab sudah mendapatkan izin dari institusi atau perguruan tinggi yang menaungi dosen dan mahasiswa tersebut. Tanpa memiliki dokumen ini, maka kegiatan penelitian bisa dipandang ilegal karena belum mendapatkan izin dari pihak terkait. 

Oleh sebab itu, salah satu tahap penting di pra penelitian adalah mengajukan permohonan untuk mendapatkan surat balasan riset. Jika surat ini sudah diterima barulah kegiatan penelitian bisa dilaksanakan sesuai dengan susunan rencana kegiatan yang disusun. 

Struktur Umum Surat Balasan Penelitian 

Hal penting berikutnya yang perlu diketahui dari surat balasan penelitian adalah struktur umumnya atau strukturnya. Sebagai surat resmi yang melegalkan suatu kegiatan penelitian, maka ada struktur baku dan berlaku umum dari dokumen ini. Strukturnya adalah: 

• Kop surat resmi dari instansi yang bersangkutan.
• Tempat dan tanggal pembuatan surat.
• Nomor surat.
• Perihal.
• Identitas penerima surat.
• Salam pembuka.
• Isi surat.
• Penutup. 

Selain struktur yang perlu mengikuti ketentuan umum, di dalam dokumen ini juga wajib tercantum beberapa informasi. Diantaranya adalah: 

1. Judul Penelitian 

Informasi pertama yang wajib dicantumkan pembuat surat balasan riset di dalam surat tersebut adalah judul penelitian. Jadi, judul penelitian dan nama peneliti wajib dicantumkan untuk memberi informasi dengan lebih jelas. 

Sebab yang namanya surat izin tentu izin ini perlu dijelaskan ditujukan untuk siapa dan untuk penelitian yang mana. Maka nama peneliti dan judul penelitian yang akan dilaksanakan wajib dicantumkan. 

2. Pernyataan Memberi Izin atau Sebaliknya 

Informasi kedua yang wajib dicantumkan di dalam surat balasan penelitian adalah pernyataan memberi izin atau tidak. Sebagai pihak yang berwenang merilis dokumen ini, maka memiliki hak untuk memberi izin dan sebaliknya. 

Biasanya informasi ini dicantumkan di bawah keterangan nama peneliti dan judul penelitiannya. Sehingga menjelaskan dengan jelas apakah rencana penelitian tersebut diizinkan untuk dilaksanakan atau tidak. 

3. Syarat yang Wajib Dipenuhi Peneliti 

Informasi ketiga adalah syarat yang wajib dipenuhi peneliti untuk mendapatkan izin melaksanakan penelitian secara mutlak. Namun poin ini bisa dicantumkan jika memang ada, sebab beberapa institusi memang menambahkan syarat khusus. 

4. Waktu Pelaksanaan Penelitian 

Informasi yang keempat adalah waktu pelaksanaan penelitian. Sehingga bisa lebih jelas kapa penelitian tersebut bisa dimulai oleh peneliti. Tujuannya agar semua pihak yang terkait bisa saling mempersiapkan diri mendukung penelitian tersebut. 

5. Kontak yang Bisa Dihubungi Peneliti 

Terakhir adalah kontak yang bisa dihubungi oleh pihak peneliti. Jadi, pihak institusi yang merilis dokumen ini akan mencantumkan kontak narahubung. Ketika peneliti ada sesuatu yang ingin ditanyakan maka bisa menghubungi kontak tersebut. 

Contoh Surat Balasan Penelitian 

Membantu lebih memahami lagi apa itu surat balasan penelitian dan bagaimana bentuk atau tampilan dan isinya. Maka berikut beberapa contoh yang bisa dijadikan bahan referensi dan perhatian: 

1. Contoh Surat Balasan Penelitian 1

PT. KENANGAN MODERN

Jl. Sudirman Barat 1, Blok K no 26A

(021) 5545263, 5545262

[email protected]

Jakarta, 9 September 2021

Nomor : 112/SKP4/09/21

Perihal : Balasan Permohonan Izin Penelitian

Yth. Bapak/Ibu Dekan

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Bina Nusantara

di Tempat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama           : Andi Maryanto, SE., MM.

Jabatan        :  Direktur Utama PT. Kenangan Modern

Menerangkan bahwa:

Nama           :  Indahyanti 

NIM             :  1901009

Telah kami setuju untuk mengadakan penelitian di kantor PT. Kenangan Modern dengan judul penelitian: “Pengaruh Tingkat Kebahagiaan Karyawan Terhadap Tingkat Kepuasan Customer”. 

Demikian surat balasan ini kami sampaikan. Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi Bapak Herman di nomor 081310091901.

Direktur Utama PT. Kenangan Modern

(Andi Maryanto, SE., MM.)

2. Contoh Surat Balasan Penelitian 2

KEMENTERIAN DALAM NEGERI RI

DIREKTORAT JENDERAL POLITIK DAN PEMERINTAHAN UMUM

Jl. Medan Merdeka Utara No.7, Jakarta Pusat 10110, DKI Jakarta, Indonesia

Telepon: (021) 577899 Faksimile: (021) 577899

Email : [email protected]

Nomor : SKI03/01/22                                                            

Jakarta, 19 Januari 2022

Lampiran : –

Perihal : Konfirmasi Izin Penelitian

Yang Terhormat,

Ketua Jurusan Hubungan Internasional

Universitas Bina Nusantara

Menanggapi surat nomor 11/PBU/HI/01/2022 tanggal 10 Januari 2022 mengenai Permohonan Izin Penelitian kepada saudari:

Nama                  :  Vena Rania

NIM                      : 1801860

Judul Penelitian : “Peran Soft-Power dalam Perumusan Kebijakan

Batas Antar Negara Indonesia-Papua Nugini”

Periode Penelitian : 1 Februari – 31 Maret 2022

Dengan ini kami mengizinkan saudari bersangkutan untuk melakukan penelitian di gedung kantor kami. Untuk informasi lebih lanjut silahkan kepada saudari Vena Rania untuk menemui Ketua divisi Batas Antar Negara pada hari Senin, 24 Januari 2022.

Demikian surat balasan dari kami.

Direktur Jenderal Politik dan Pemerintahan Umum

Drs. Harianto Sugiono, SHI,MM

Itulah penjelasan detail mengenai apa itu surat balasan penelitian dan beberapa contoh yang bisa dijadikan referensi. Mengantongi dokumen ini menjadi hal wajib bagi peneliti untuk bisa segera melaksanakan penelitian yang sudah direncanakan. 

Jika memiliki pertanyaan atau ingin sharing pengalaman berkaitan dengan topik dalam artikel ini. Jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar dan membuka diskusi. Klik juga tombol Share untuk merekomendasikan artikel ini ke kolega Anda. Semoga bermanfaat.