Sumber data penelitian tidak hanya dari wawancara dan observasi, melainkan juga dari teknik dokumen atau teknik dokumentasi. Artinya, peneliti menjadikan beberapa jenis dokumen berkaitan dengan sampel penelitian sebagai sumber data. 

Teknik ini tentunya bukan teknik baru dan sudah umum diterapkan dalam kegiatan penelitian. Misalnya, ketika menjadikan buku biografi atau autobiografi sebagai referensi. Maka sudah menerapkan teknik dokumentasi dalam pengumpulan data. 

Dalam menerapkan teknik ini, peneliti juga harus memastikan dokumen yang digunakan valid. Sehingga ada beberapa kriteria harus dipahami agar dokumen yang dijadikan sumber data adalah pilihan tepat. Berikut informasinya. 

Teknik Dokumen dalam Metode Pengumpulan Data

Dikutip melalui buku berjudul Pengantar Metodologi Penelitian yang ditulis oleh Rifa’i Abubakar (2021), teknik dokumen adalah cara mengumpulkan data melalui penelaahan sumber tertulis. 

Sumber tertulis disini seperti buku, laporan, notulen rapat, catatan harian dan sebagainya yang memuat data atau informasi yang diperlukan peneliti sehingga menjadi salah satu teknik atau metode pengumpulan data penelitian. 

Teknik dokumentasi ini bisa dipilih bersamaan dengan metode pengumpulan data lainnya. Misalnya dikombinasikan dengan wawancara, observasi di lapangan, sampai membagikan angket atau kuesioner kepada responden. 

Teknik pengumpulan data lewat dokumentasi ini memiliki banyak kelebihan. Salah satunya lebih praktis dan juga ekonomis. Dikatakan praktis karena peneliti tinggal membaca sejumlah dokumen yang sudah dipastikan data di dalamnya valid. 

Kemudian dikatakan ekonomis karena dengan membaca dokumen sudah didapatkan data penelitian. Dimana peneliti bisa mengumpulkan data di rumah, perpustakaan, dan di tempat manapun ketika dokumen dibaca. Jadi, peneliti tidak harus mendatangi alamat narasumber sampai beberapa kali saat pengumpulan data. 

Meskipun begitu, teknik dokumen dalam pengumpulan data juga memiliki beberapa kekurangan. Hal ini menuntut peneliti untuk teliti dan cermat menentukan dokumen yang bisa dijadikan sumber data. Dalam kegiatan penelitian, sumber data dari berbagai jenis dokumen termasuk dalam jenis sumber data sekunder. 

Teknik pengumpulan data lainnya dijelaskan dalam Teknik Pengumpulan Data: Pengertian, Jenis, dan Contoh.

Kapan Teknik Dokumen Perlu Diterapkan Peneliti? 

Secara umum, teknik dokumen dalam proses pengumpulan data penelitian akan dilakukan bersamaan dengan teknik pengumpulan data lainnya. Sehingga umumnya peneliti tidak hanya mengandalkan teknik ini saja untuk mendapatkan data penelitian. 

Selain itu, pada beberapa penelitian, teknik ini tidak diterapkan. Apalagi jika merasa teknik wawancara maupun observasi dan pembagian angket dirasa sudah lebih dari cukup. Berikut waktu yang tepat menggunakan teknik dokumen:

1. Peneliti Membutuhkan Data Historis 

Teknik pengumpulan data lewat dokumen bisa dilakukan ketika peneliti membutuhkan data historis. Peneliti membutuhkan data dari beberapa tahun yang sudah lewat untuk mendapatkan data yang sesuai kebutuhan. 

Contohnya, peneliti ingin mengetahui dampak efektivitas terapi X pada pasien hipertensi. Mereka akan mengecek atau membaca rekam medis (catatan medis) pasien yang menjadi sampel penelitian. 

Sehingga, peneliti bisa mendapat perbandingan kondisi kesehatan pasien tersebut sebelum dan sesudah menjalani terapi. Dokumen rekam medis pasien di dalam kasus penelitian ini adalah sumber data penelitian. 

2. Kesulitan Mendapat Sumber Data Primer 

Teknik dokumen bisa diterapkan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitian ketika sulit mendapatkan data dari sumber primer. Sesuai penjelasan sebelumnya, data dari dokumen termasuk sumber data sekunder. 

Sementara sumber data primer dalam penelitian mencakup wawancara, observasi langsung di lapangan, survei lewat angket maupun kuesioner, dan Focus Group Discussion (FGD). 

Jika sumber data berbentuk dokumen, seperti buku harian sampai publikasi ilmiah di sebuah jurnal, sumber tersebut adalah sumber sekunder. Dimana bisa dijadikan pilihan kedua atau alternatif apabila kesulitan mendapatkan sumber data primer. 

3. Melengkapi Data Primer 

Waktu atau momen berikutnya yang membuat teknik dokumen perlu diterapkan dalam penelitian adalah ketika perlu data tambahan untuk melengkapi data dari sumber primer. 

Misalnya, peneliti ingin mengetahui efektivitas terapi X pada pasien hipertensi. Kemudian peneliti melakukan wawancara dengan pasien hipertensi maupun dengan dokter spesialis penyakit dalam untuk mendapat data primer. 

Selain mengandalkan hasil wawancara, peneliti juga membutuhkan data kondisi kesehatan pasien sebelum terapi X. Rekam medis pasien tersebut dijadikan sumber data sekunder untuk melengkapi hasil wawancara. 

Baca Juga: Data Primer dan Data Sekunder dalam Kegiatan Penelitian

4. Memverifikasi Data Primer 

Penerapan teknik dokumen dalam mendapatkan data penelitian juga bisa dilakukan untuk memverifikasi data prime yang didapatkan. Artinya, suatu dokumen bisa digunakan peneliti untuk mendapatkan bukti apakah data primer yang didapat memang valid atau tidak. 

Misalnya, peneliti ingin mengetahui efektivitas metode pembelajaran X untuk meningkatkan prestasi akademik siswa. Jika wawancara dengan guru ada pernyataan metode pembelajaran tersebut efektif atau sukses. 

Maka peneliti idealnya tidak langsung menjadikan data hasil wawancara sebagai data inti penelitian. Namun dilakukan verifikasi, salah satunya dengan mengecek laporan nilai rapor siswa sebelum dan setelah metode pembelajaran X diterapkan. 

5. Penelitian di Bidang Ilmu Hukum 

Momen berikutnya yang membuat teknik dokumen perlu diterapkan dalam mendapatkan data penelitian adalah ketika meneliti di bidang ilmu hukum. Dalam beberapa penelitian, teknik ini bisa dijadikan sumber data alternatif. 

Sifat teknik dokumen bukan utama, melainkan pelengkap data dan menjadi bagian dari verifikasi validitas data primer ketika dibutuhkan. Namun, pada penelitian tertentu, teknik ini justru menjadi pilihan yang paling pertama diambil. 

Salah satunya penelitian di bidang ilmu hukum, dimana peneliti dijamin akan menjadikan Undang-Undang sebagai sumber data penelitiannya. Data dari dokumen ini dijadikan sumber data utama selayaknya sumber data primer yang digunakan. 

Jenis Dokumen sebagai Sumber Data Sekunder Penelitian 

Tidak semua dokumen bisa dijadikan sumber data sekunder dalam kegiatan penelitian. Dalam menerapkan teknik dokumen, peneliti perlu memahami dokumen apa saja yang bisa dan memenuhi kriteria dijadikan sumber data sekunder. 

Secara garis besar, jenis dokumen untuk sumber data sekunder terbagi menjadi empat jenis, yaitu dokumen pribadi, dokumen pemerintah, dokumen media massa, dan dokumen kesusastraan atau karya tulis.

Berikut jenis dokumen yang bisa digunakan sebagai sumber data sekunder penelitian:

1. Dokumen Pribadi 

Jenis dokumen pertama yang bisa dijadikan sumber data sekunder dalam penelitian adalah dokumen pribadi. Dalam konteks penelitian, dokumen pribadi adalah jenis dokumen yang berasal dari individu dan berisi informasi pribadi yang dapat mencerminkan pandangan, pengalaman, atau aktivitas seseorang.

Misalnya penelitian mengenai tokoh pendidikan, seperti Ki Hajar Dewantara di Indonesia. Maka peneliti akan menggunakan dokumen pribadi milik tokoh tersebut. Seperti buku harian, biografi, dan sebagainya. 

Dokumen pribadi untuk dijadikan sumber data penelitian terbagi lagi menjadi beberapa jenis, diantaranya: 

a. Buku Harian 

Buku harian termasuk dokumen pribadi yang bisa dijadikan sumber data. Buku harian sendiri adalah catatan pribadi seseorang tentang tanggapannya terhadap berbagai peristiwa yang dialaminya setiap hari di sekitar lingkungannya. Buku harian bisa memberi data penting untuk penelitian. 

b. Surat Pribadi 

Surat pribadi adalah bentuk komunikasi secara tertulis antara dua orang dan dikirimkan melalui jasa pos atau ekspedisi. Dalam era digital, email pribadi bisa dijadikan sumber data dari jenis surat pribadi. 

Surat pribadi yang dikirimkan seseorang yang menjadi objek atau subjek penelitian bisa memberi data yang relevan. Sehingga isinya bisa menjadi sumber data yang berguna dalam penelitian. 

c. Autobiografi atau Biografi 

Jenis yang ketiga adalah buku biografi maupun autobiografi. Biografi sendiri adalah riwayat hidup seseorang yang ditulis oleh orang lain. Sementara itu, autobiografi adalah riwayat hidup seseorang yang ditulis oleh diri sendiri. 

Dalam buku biografi maupun autobiografi bisa saja memberikan data yang penting dan relevan untuk penelitian. Sehingga dokumen jenis ini bisa dijadikan sumber data sekunder dalam penelitian. 

d. Foto 

Dokumen pribadi juga termasuk foto atau koleksi foto. Baik foto pribadi dari orang yang diteliti maupun foto album keluarga tokoh tersebut. Dalam foto ini bisa memberi data tertentu yang relevan dengan penelitian sehingga bisa dijadikan sumber data sekunder. 

Selain beberapa dokumen pribadi tersebut, sangat mungkin masih ada dokumen pribadi lain yang bisa dijadikan sumber data. Misalnya KTP atau paspor dari seseorang yang menjadi subjek penelitian. 

2. Dokumen Pemerintah 

Jenis dokumen kedua dalam teknik dokumen adalah dokumen pemerintah. Secara umum, dokumen pemerintah adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi pemerintah. 

Dokumen pemerintah memiliki jenis yang beragam, tergantung dari isi maupun tujuan dokumen tersebut dirilis ke publik. Biasanya isi dokumen mencakup data, peraturan, laporan, kebijakan, dan informasi lain yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik.

Sejumlah dokumen pemerintah tersebut bisa diakses masyarakat luas. Berhubung diterbitkan oleh lembaga dan instansi pemerintah yang resmi dan terpercaya. Maka memenuhi kriteria dijadikan sumber data sekunder dalam penelitian. 

Jenis dokumen pemerintah sendiri cukup beragam dan berikut beberapa diantaranya: 

• Peraturan dan Undang-undang, misalnya Undang-Undang, peraturan pemerintah (PP), peraturan daerah (perda), dan keputusan presiden atau menteri. Contohnya Undang-Undang Pendidikan Nasional, Peraturan Pemerintah tentang Pengelolaan Lingkungan Hidup, dll. 
• Laporan Pemerintah, merupakan laporan khusus yang diterbitkan oleh kementerian atau lembaga negara secara rutin. Contohnya Laporan Keuangan Negara, Laporan Kinerja Pemerintah, Laporan Hasil Survei Kependudukan, dll. 
• Dokumen Statistik, merupakan dokumen berisi data statistik yang diterbitkan oleh badan atau lembaga pemerintah yang berhubungan dengan berbagai sektor kehidupan. Contohnya Statistik Sosial Ekonomi, Data Kependudukan, Statistik Kesehatan, dll. 
• Dokumen Proyek dan Program Pemerintah, merupakan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek atau program yang didanai oleh pemerintah. Contohnya dokumen proyek infrastruktur, laporan pelaksanaan program bantuan sosial, dll. 

3. Dokumen Media Massa 

Jenis dokumen berikutnya yang bisa menjadi sumber data sekunder dalam penelitian adalah dokumen media massa. Secara umum, dokumen media massa adalah seluruh dokumen yang diterbitkan sebuah media massa seperti koran dan majalah. 

Dalam penelitian tertentu, peneliti membutuhkan artikel berita yang pernah dimuat di suatu surat kabar, majalah, dan lain sebagainya. Sehingga bisa didapatkan data yang menguatkan maupun memverifikasi data primer yang telah dihimpun. 

4. Dokumen Kesusastraan 

Jenis dokumen berikutnya adalah dokumen kesusastraan. Dokumen kesusastraan adalah dokumen yang isinya hasil karya tulis dari seseorang. Penulis maupun apa yang ditulis di dalam naskah bisa memberi data penelitian. 

Peneliti di ilmu sastra biasanya menjadikan karya sastra sebagai sumber data sekunder. Misalnya peneliti mahasiswa jurusan Sastra Indonesia yang ingin mengetahui nilai pendidikan karakter dalam novel berjudul Laskar Pelangi Karya Andrea Hirata. Maka novel ini akan dibaca untuk dijadikan sumber data. 

Artikel terkait data penelitian:

• Reduksi Data: Pengertian, Tujuan, Langkah-Langkah, dan Contohnya
• Validasi Data Penelitian: Pengertian, Metode, dan Contoh Lengkap
• Interpretasi Data: Pengertian, Jenis, Cara Melakukan, dan Contoh
• Cara Mengolah Data Kuesioner Kuantitatif dan Kualitatif

Keuntungan Penggunaan Teknik Dokumen

Menggunakan teknik dokumen dalam mendapatkan data penelitian memberi banyak keuntungan. Baik bagi peneliti, maupun pada kelancaran penelitian yang dilakukan bersama tim penelitian yang dibentuk. 

Lalu, apa saja keuntungan menjadikan dokumen sebagai sumber data penelitian? Berikut beberapa diantaranya: 

1. Sumber Data yang Stabil dan Kaya 

Menggunakan dokumen sebagai sumber data penelitian membantu peneliti mendapat sumber data yang stabil dan kaya. Dokumen disebut sumber data yang stabil karena isinya tetap dan tidak mengalami perubahan. 

Lain halnya jika sumber data adalah konten di media sosial. Ada kemungkinan pemilik akun menghapus unggahan tersebut. Peneliti bisa kehilangan sumber data dalam proses verifikasi. Dokumen tidak demikian, terutama dokumen resmi dari pemerintah, perguruan tinggi, dan sebagainya. 

Dokumen disebut sumber data yang kaya karena selain menyajikan data penelitian sesuai kebutuhan, sering menyediakan data yang masih relevan dengan data utama tersebut sehingga bisa membantu mendapat data pendukung atau data tambahan. 

Selain itu, penjelasan di dalam dokumen bisa menambah pengetahuan dan wawasan peneliti. Dimana pengetahuan dan wawasan ini bisa dibutuhkan dalam menunjang pelaksanaan penelitian. 

2. Bisa Digunakan sebagai Bukti Pengujian 

Keuntungan yang kedua adalah bisa digunakan sebagai bukti pengujian atau bukti sudah mendapat data yang valid. Misalnya seperti contoh sebelumnya, peneliti mendapat hasil wawancara yang menyebut terapi X efektif menurunkan tekanan darah pasien hipertensi. 

Sebagai pengujian, peneliti bisa mengecek rekam medis pasien yang menjadi sampel penelitian sehingga diketahui apakah hasil wawancara akurat sesuai hasil rekam medis pasien atau justru sebaliknya. Sebab rekam medis didapatkan dari hasil pemeriksaan tenaga kesehatan ahli. 

3. Murah dan Mudah Didapatkan 

Keuntungan yang ketiga, teknik dokumen murah dan mudah didapatkan. Ketika mencari dokumen, peneliti sering tidak perlu keluar biaya. Misalnya ingin mengakses data penduduk, maka bisa mendapat laporan data statistik  dari lembaga resmi pemerintah yang dipublikasikan. 

Contoh lain, peneliti ingin menjadikan surat pribadi seorang tokoh sebagai sumber data. Biasanya peneliti harus meminta izin kepada pemilik surat atau keluarga (jika pemilik surat tidak bisa ditemui karena sakit, meninggal). Sehingga tidak harus keluar biaya. 

Sumber dokumen dikatakan mudah didapatkan, karena memang tidak sulit mendapatkan sejumlah dokumen. Misalnya laporan data statistik, bisa diakses di website resmi lembaga milik pemerintah. Tidak perlu pergi kemana-mana dan keluar biaya serta tenaga. 

4. Data Siap Dipakai 

Dikutip melalui salah satu artikel ilmiah yang terbit di jurnal Wacana, salah satu keuntungan menerapkan teknik dokumen adalah mendapat data siap pakai. Data dari dokumen adalah data yang sudah dirangkum dan disajikan pihak atau orang lain. 

Artinya, data penelitian yang dibutuhkan sudah tersedia di dalam dokumen tersebut dan bisa langsung digunakan. Jadi, peneliti tidak perlu melakukan observasi, eksperimen, membagikan angket, dan sebagainya. Cukup meluangkan waktu membaca isi dokumen tersebut. 

Itulah penjelasan mengenai teknik dokumen dalam proses mengumpulkan data penelitian. Selain perlu dipastikan dokumen yang digunakan termasuk jenis dokumen yang bisa dijadikan sumber data. Peneliti juga perlu memastikan suatu dokumen memenuhi syarat dan kriteria dijadikan sumber data penelitian. 

Umumnya syarat tersebut mencakup dokumen tersebut harus asli, relevan, sah secara etika (didapatkan dengan sah misalnya membeli di toko buku, bukan mengunduh file ebook ilegal), utuh (tidak ada halaman hilang dan bukan hasil modifikasi pihak selain penulis dan penerbit), dan dapat diverifikasi.