Cara Membuat Struktur Organisasi di Word dengan SmartArt

Daftar Isi

Toggle

Microsoft Word yang yang lebih akrab disebut penggunanya dengan istilah Word saja merupakan aplikasi yang multifungsi. Selain digunakan untuk mengetik teks juga bisa dipakai membuat struktur organisasi. Tak hanya itu, dengan menguasai pembuatan struktur organisasi di Word, sangat mungkin jika Anda dapat menerapkan dalam pembuatan skema rencangan atau alur penelitian di proposal. Simak cara membuat struktur organisasi di word berikut!

Struktur Organisasi dan Jenis Struktur Organisasi

Sebelum membahas mengenai cara membuat struktur organisasi di Word, maka dibahas dulu secara mendalam mengenai struktur organisasi. Pertama, tentu saja mengenai definisinya dan dilanjut dengan jenis dan fungsi dari struktur organisasi tersebut.

Secara umum, struktur organisasi adalah suatu garis hirarki yang mendeskripsikan berbagai komponen yang menyusun perusahaan, dimana setiap individu atau Sumber Daya Manusia pada lingkup perusahaan tersebut kemudian memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.

Secara sederhana, struktur organisasi merupakan sebuah hirarki atau tingkatan yang menunjukan jabatan di sebuah organisasi. Dalam hirarki ini akan diketahui dengan jelas jabatan apa, diisi oleh siapa, berhubungan dengan jabatan mana saja, dan sebagainya.

Struktur organisasi sangat penting dan mudah ditemukan di perusahaan, lembaga pendidikan seperti sekolah dan perguruan tinggi, organisasi kemasyarakatan, dan lain-lain. Dikatakan penting karena menjadi bagian dari tata kelola SDM.

Lewat struktur organisasi tersebut, semua orang di organisasi bisa tahu pimpinannya siapa dan dengan siapa saja koordinasi terkait masalah pekerjaan atau tugas bisa dilakukan. Sehingga memudahkan alur proses pengerjaan tanggung jawab masing-masing.

Inilah alasan kenapa perlu paham cara membuat struktur organisasi di Word. Sebab struktur organisasi ini tentu penting untuk dipajang di dinding agar bisa dibaca dan isinya diketahui semua orang di dalam organisasi tersebut.

Selain itu, struktur organisasi ternyata juga memiliki beberapa jenis yang dilihat dari jabatan apa saja yang tercantum di dalamnya dan ditujukan untuk apa. Setidaknya ada 5 jenis struktur organisasi, yaitu:

1. Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi yang disusun dengan melihat fungsi masing-masing manajemen. Sehingga satu struktur organisasi akan mencakup seluruh jabatan di satu manajemen atau divisi.

Artinya isi dari struktur organisasi ini spesifik untuk satu divisi kerja saja bukan keseluruhan di satu organisasi. Contohnya struktur organisasi di Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran, Manajemen Produksi.

Jenis struktur organisasi ini secara umum diterapkan di perusahaan skala kecil. Dimana memiliki manajemen yang masih sedikit dan jumlah karyawan yang belum banyak.

2. Struktur Organisasi Divisional

Struktur organisasi divisional yaitu jenis struktur organisasi yang melakukan pengelompokan berdasarkan pada kesamaan produk, jasa/servis/layanan, pasar, dan letak geografisnya.

Struktur organisasi jenis ini secara umum lebih banyak diterapkan oleh perusahaan skala menengah ke atas. Sebab dibutuhkan SDM yang banyak untuk bisa dipecah menjadi beberapa divisi dan diatur dengan hirarki jabatan yang jelas.

3. Struktur Organisasi Lini

Struktur organisasi lini merupakan bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang secara vertikal, antara atasan dengan bawahan.

Sehingga dalam struktur organisasi ini bisa ditemukan adanya hubungan dari atasan ke bawahan. Setiap bawahan bertanggung jawab melaporkan kinerjanya ke atasan, dan atasan bertanggung jawab mengawasi dan membimbing bawahannya.

4. Struktur Organisasi Matrix

Struktur organisasi matrix adalah penggabungan antara struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi divisional dengan tujuan untuk saling melengkapi dan menutupi kekurangan yang terdapat pada kedua struktur organisasi tersebut.

Struktur organisasi ini menunjukan hirarki yang lebih lengkap. Selain itu juga menunjukan adanya dua pimpinan yang bertanggung jawab atas seluruh bawahan. Secara umum, struktur organisasi ini ditujukan untuk pelaksanaan sebuah proyek.

5. Struktur Organisasi Komite

Terakhir adalah struktur organisasi komite, yaitu struktur yang tugas-tugas tertentu dikerjakan secara kolektif oleh beberapa orang, termasuk tugas kepemimpinan. Struktur jenis ini yang paling umum digunakan dalam perusahaan atau organisasi.

Tutorial Microsoft Word ini dapat membuat proses menulis Anda lebih rapi dan cepat:

Fungsi Struktur Organisasi

Selain harus paham tata cara membuat struktur organisasi di Word, penting juga untuk memahami fungsi struktur organisasi tersebut. Pembuatan struktur organisasi yang kemudian dipajang tentu bukan tanpa alasan.

Rupanya ada banyak fungsi dasar yang dimiliki oleh struktur organisasi, yaitu:

1. Menjelaskan Tugas dan Tanggung Jawab Masing-Masing

Fungsi pertama dari struktur organisasi adalah menjelaskan tugas dan tanggung jawab masing-masing pemangku jabatan. Meskipun secara umum hanya mencantumkan jabatan yang dipangku, akan tetapi sudah diketahui tugasnya apa saja.

2. Menjelaskan Kedudukan dan Koordinasi

Fungsi yang kedua adalah menjelaskan kedudukan dan koordinasi. Maksudnya adalah di struktur organisasi akan diketahui siapa pemimpin tertinggi, bawahannya siapa, dan di bawahnya lagi ada siapa. Sehingga bisa diketahui wewenangnya.

Selain itu, dengan adanya informasi mengenai hirarki di sebuah organisasi maka akan memudahkan proses koordinasi. Misalnya tenaga keuangan harus koordinasi dengan manajer keuangan juga, dan seterusnya.

3. Menjelaskan Hubungan Masing-Masing Jabatan

Fungsi terakhir dari struktur organisasi adalah menjelaskan hubungan antar jabatan di dalamnya. Misalnya manajer keuangan berhubungan dengan administrasi keuangan, tenaga pajak, dan lain-lain. Sementara itu dipimpin oleh kepala manajer.

Sehingga bisa diketahui pasti jabatan mana saja yang saling berhubungan karena berada di satu divisi. Sekaligus bagaimana bisa terhubung dengan divisi lain melalui tugas dan wewenang masing-masing manajer.

Cara Membuat Struktur Organisasi di Word

Lalu, bagaimana cara membuat struktur organisasi di Word? Caranya sangat mudah, karena memang ada fitur khusus yang digunakan untuk membuat struktur organisasi secara otomatis dan desainnya bagus. Berikut detail langkah-langkahnya:

Buka lembar kerja Ms Word yang akan ditambahkan struktur organisasi.
Masuk ke menu “Insert” kemudian pilih ikon “SmartArt” seperti pada gambar berikut.

Selanjutnya muncul jendela “Choose a SmartArt Graphic” silahkan pilih “Hierarki” yang terletak di sisi sebelah kiri.
Pilih tampilan struktur organisasi, ada yang 2D, 3D, dan sebagainya seperti pada tampilan gambar berikut ini. Jika sudah, silahkan klik tombol “Ok”.

Tinggal mengedit teks, silakan klik kotakan dengan tulisan “Text” dan ketik nama jabatan, nama pemangku jabatan, dan informasi lain yang ingin ditampilkan.

Selesai.
Bagaimana jika ingin menambah struktur ke bawah atau ke samping? Maka tinggal klik kanan kotakan pada SmartArt yang sudah diedit dan pilih “Add Shape” lalu pilih “Add Shape Below”. Jika ingin menambah hirarki ke samping tinggal pilih “Add Shape Above”, begitu seterusnya. Detailnya seperti gambar berikut.

Sedang menulis daftar pustaka tapi bingung menggunakan format apa? Kenali dan pilih sesuai kebutuhan Anda:

Contoh-Contoh Bentuk Struktur Organisasi

Membantu mempraktekan penjelasan mengenai cara membuat struktur organisasi di Word tersebut. Maka berikut beberapa contoh desain atau tampilan struktur organisasi yang bisa dijadikan referensi: