5 Cara Mengecek Tanda Tangan Elektronik, Apakah Sah?

Daftar Isi

Toggle

Memahami cara mengecek tanda tangan elektronik tentu penting bagi kalangan akademisi. Apalagi saat ini LLDikti di sejumlah wilayah Indonesia sudah resmi mengumumkan penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) untuk seluruh dokumen yang diterbitkan.

Kenapa perlu dilakukan pengecekan? Tujuannya untuk memastikan TTE yang tercantum di dalam dokumen memang asli atau resmi. Sehingga, dokumen tersebut bisa dipastikan memang isinya benar. Menariknya, ada beberapa cara mengecek TTE. Berikut informasinya.

Kenali Dulu Apa Itu Tanda Tangan Elektronik

Sebelum membahas mengenai cara mengecek tanda tangan elektronik atau TTE, yang memang terdapat beberapa cara. Maka pahami dulu apa itu TTE. Dalam UU ITE, dijelaskan mengenai definisi dari TTE.

Tanda tangan elektronik didefinisikan sebagai tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Secara sederhana, TTE merupakan bentuk elektronik dari tanda tangan yang dimiliki seseorang. Sehingga, proses membubuhkan tanda tangan tidak lagi dilakukan manual dengan pena dan kertas, melainkan secara elektronik.

Pemilik tanda tangan bisa memberikan atau membubuhkan tanda tangan tanpa perlu datang ke sebuah tempat yang jauh. Pemberian tanda tangan juga bisa dilakukan dari perangkat elektronik dalam genggaman, misalnya smartphone.

Penggunaan TTE dan edukasi mengenai cara mengecek tanda tangan elektronik terlihat terus dilakukan oleh Kominfo. Hal ini sejalan dengan proses digitalisasi yang semakin luas dampak penggunaannya.

TTE kemudian semakin dibutuhkan oleh masyarakat luas untuk mendukung digitalisasi dokumen dan disahkan dengan TTE tersebut. Bagi lingkungan akademik, keberadaan TTE juga menjadi angin segar. Baik bagi dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, dan pihak terkait lainnya.

TTE membantu dosen membubuhkan tanda tangan di lembar pengesahan laporan yang disusun mahasiswa. Kemudian bagi LLDikti misalnya, ketika merilis pengumuman dan surat-surat penting maka TTE membantu mempercepat proses pengesahan dokumen.

Efisiensi dari segi waktu, tenaga, dan biaya bisa didapatkan dari penggunaan TTE. Tidak heran jika LLDikti Wilayah V baru saja mengumumkan penggunaan TTE dan sosialisasi cara mengecek tanda tangan elektronik tersebut melalui surat edaran nomor 0457/LL4/TU.00.01/2023 tanggal 4 Maret 2023.

Cara Mengecek Tanda Tangan Elektronik

Melalui surat edaran di atas juga dijelaskan mengenai pilihan cara mengecek tanda tangan elektronik. Pengecekan sekali lagi diperlukan untuk memastikan bahwa TTE di dalam dokumen tersebut memang asli milik pihak yang berwenang memilikinya.

Sehingga bukan TTE palsu, jiplakan, dan sejenisnya. Adapun pilihan cara untuk mengecek keaslian TTE tersebut adalah sebagai berikut:

1. Cara mengecek tanda tangan elektronik melalui website Kominfo

Cara pertama adalah melalui situs resmi Kominfo yang menyediakan layanan pengecekan TTE. Pengecekan dilakukan melalui laman Verify PDF TTE Kominfo.

Sesuai alamat atau link URL tersebut, dimana terdapat istilah “PDF”. Situs ini didesain oleh Kominfo hanya bisa mengecek TTE untuk dokumen dalam format PDF. Bagaimana jika dokumen dengan format lain? Maka diubah dulu menjadi PDF.

Melalui situs tersebut, pengguna cukup mengunggah dokumen dalam format PDF dimana di dalamnya ada TTE. Tunggu sampai sistem selesai melakukan pengecekan, maka hasilnya akan ditampilkan di layar perangkat.

Apabila TTE ini sah maka akan tampil data mengenai TTE tersebut. Misalnya tercantum siapa pemilik TTE, kapan TTE dibubuhkan ke dokumen, status dokumen tersebut, dan lain sebagainya.

2. Cara mengecek tanda tangan elektronik melalui aplikasi VeryDS yang dirilis oleh BSrE

Cara mengecek tanda tangan elektronik yang kedua adalah melalui aplikasi VeryDS yang dirilis oleh BSrE. Aplikasi ini bisa diinstal di perangkat smartphone dengan mengunduh dulu di Play Store maupun App Store. Berikut langkah penggunaannya:

Usai menginstal aplikasi VeryDS di perangkat smartphone silahkan buka aplikasi dengan klik ikon di layar perangkat.
Terdapat dua pilihan dokumen bisa di cek TTE di dalamnya, pertama PDF dengan klik tombol “Verifikasi Berkas PDF”. Kedua, dokumen cetak bisa dari dokumen yang difoto dan klik tombol “Verifikasi Dokumen Cetak”.
Pilih dokumen dari perangkat yang akan di cek keaslian TTE di dalamnya.
Klik tombol “Tampilkan Informasi Tanda Tangan Elektronik”.
Jika TTE ini sah maka akan tampil data berupa nama pemilik TTE, kapan TTE ditambahkan, status dokumen, dan lain sebagainya.

3. Cara mengecek tanda tangan elektronik menggunakan Microsoft Word

Pilihan berikutnya adalah mengecek keaslian TTE menggunakan Microsoft Word yang menjadi aplikasi sejuta umat. Cara ini khusus untuk dokumen dalam format doc atau docx. Berikut langkah cara mengecek tanda tangan elektronik memakai Ms Word:

Buka file yang terdapat TTE dan akan di cek keasliannya di Ms Word.
Masuk ke menu “File” lalu pilih “Info” dan klik pilihan “Tampilkan Tanda Tangan”.
Cek daftar yang tampil di layar perangkat dan cari ikon panah ke bawah, silahkan di klik.
Kemudian klik “Detail Tanda Tangan”. Nantinya Ms Word akan menampilkan status valid atau tidak valid dari TTE tersebut dan informasi lainnya. Misalnya TTE terdeteksi Valid maka akan termuat data kapan TTE dibubuhkan ke dokumen.

4. Cara mengecek tanda tangan elektronik menggunakan Adobe Reader/Foxit Reader

Cara yang keempat adalah menggunakan aplikasi Adobe Reader atau Foxit Reader. Cara ini bisa digunakan untuk mengecek dokumen berformat PDF dan berikut langkah-langkahnya:

Buka file yang TTE di dalamnya akan di cek keabsahannya.
Masuk ke menu “Signature Properties”.
Adobe Reader akan menampilkan informasi TTE di dalam dokumen. Misalnya kapan TTE dibubuhkan, siapa pemilik TTE tersebut, dan lain-lain. Jika TTE palsu maka informasi ini tidak akan muncul.

5. Cara mengecek tanda tangan elektronik dengan pindai kode QR

Cara mengecek tanda tangan elektronik yang terakhir adalah dengan memindai kode QR. Cara ini bisa digunakan untuk dokumen yang TTE di dalamnya berbentuk kode Qr, baik dokumen cetak maupun elektronik.

Bisa menggunakan aplikasi pembaca kode QR dan butuh minimal 2 perangkat smartphone. Langkahnya adalah:

Instal aplikasi pemindai kode QR. Pilihannya banyak, silahkan pilih yang sekiranya paling kredibel dan banyak digunakan.
Buka aplikasi, maka otomatis kamera akan aktif dan silahkan tempatkan dokumen di depan lensa kamera smartphone.
Selesai. Data TTE akan tampil, biasanya akan diarahkan ke database di Kominfo terkait TTE.

Contoh kode QR TTE dalam Format Surat Pernyataan Skema Penelitian Terapan Tahun Anggaran 2023 di laman BIMA Kemdikbud :

Hasil scan kode QR :

Keabsahan Tanda Tangan Elektronik

Bagi orang yang masih baru dengan Tanda Tangan Elektronik (TTE) pasti bertanya apakah TTE sah? Jawabannya adalah selama TTE dibuat sesuai aturan yang ditetapkan Kominfo, yakni dibuat melalui BSrE (Balai Sertifikasi Elektronik) atau PSrE (Penyelenggara Sertifikasi Elektronik). Maka TTE sah dan memiliki kekuatan hukum seperti tanda tangan basah.

Bahkan, TTE sudah memiliki kekuatan hukum. Dasar hukum Tanda Tangan Elektronik diatur di dalam Pasal 11 ayat (1) Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Sehingga, TTE dijamin memiliki kekuatan hukum selama dibuat melalui PSrE.

Namun, perlu dipahami bahwa tanda tangan elektronik berbeda dengan tanda tangan digital. Tanda tangan digital adalah bagian dari tanda tangan elektronik. TTE digunakan untuk penandatanganan dokumen agar sah. Sementara tanda tangan digital adalah mekanisme kriptografi yang sering diimplementasikan ke dalam tanda tangan elektronik.

Itu lah cara mengecek Tanda Tangan Elektronik. Pastikan setiap edaran/dokumen dengan mengecek TTE agar terhindar dari informasi hoax yang sekarang mudah beredar. Selamat mencoba!

12 Contoh Lembar Pengesahan yang Bisa Dijadikan Referensi

deepublish