Sebagai dosen, tentu akan sering membubuhkan tanda tangan untuk berbagai jenis dokumen. Supaya praktis, maka bisa mempelajari cara membuat tanda tangan elektronik sehingga bisa memberi tanda tangan dimana saja dan kapan saja. 

Namun, sebagai tenaga pendidik di perguruan tinggi tentu tidak bisa sembarangan dalam membuat tanda tangan elektronik. Oleh Kominfo sendiri dijelaskan, dosen perlu membuat tanda tangan elektronik (TTE) yang tersertifikasi. 

Tanda Tangan Elektronik yang Diakui Kemenkominfo

Penggunaan tanda tangan elektronik atau TTE semakin jamak ditemui. Tidak hanya oleh para pengusaha dan pejabat di pemerintahan saja. Dosen pun perlu memiliki TTE tersebut, karena dijamin sering memberikan tanda tangan di sejumlah dokumen. 

Misalnya memberi tanda tangan pada pembuatan surat referensi atau rekomendasi, menandatangani naskah skripsi maupun tesis dan disertasi, dan lain sebagainya. Dimana di dunia akademik tanda tangan dari dosen memang sering dibutuhkan. 

Apalagi bagi dosen dengan jabatan fungsional dan jabatan struktural tinggi. Maka akan lebih sering lagi membubuhkan tanda tangan. Berhubung kegiatan perkuliahan sekarang juga memakai sistem blended learning, maka penting untuk tahu cara membuat tanda tangan elektronik. 

Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008, Tanda Tangan Elektronik (TTE) adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 

Secara sederhana, TTE merupakan bentuk digital dari tanda tangan konvensional. Format digital dari tanda tangan memungkinkan seseorang untuk memberikan tanda tangan pada beberapa dokumen dimana saja dan kapan saja menggunakan perangkat elektronik. 

Menurut Kominfo ((Kementerian Komunikasi dan Informatika), Tanda Tangan Elektronik bisa menjadi salah satu bentuk pencegahan kejahatan cyber. Sebab, tingkat otentikasi TTE paling tinggi dibanding verifikasi dua langkah maupun memakai PIN dan metode pengamanan lainnya. 

Hanya saja, pembuatan TTE juga harus dilakukan dengan baik dan benar untuk melindungi TTE tersebut agar tidak disalahgunakan oleh pihak tertentu. Sehingga yang memiliki akses adalah pemilik TTE itu sendiri dan ketika ada perubahan sampai penggunaan, maka bisa dilacak. 

Download Ebook Deepublish

Oleh sebab itu, untuk meningkatkan keamanan penggunaan TTE, Kominfo mewajibkan masyarakat untuk menggunakan TTE yang diakui oleh Kominfo, yaitu TTE yang dibuat melalui lembaga yang diakui. 

Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PsRE) Indonesia telah memiliki Certificated Authority (CA). Sehingga, dalam mempelajari cara membuat tanda tangan elektronik pastikan dibuat melalui PsRE tersebut agar tersertifikasi. 

Bagaimana Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik?

Cara membuat tanda tangan elektronik bagi dosen wajib mengikuti ketentuan, yakni diajukan melalui lembaga yang diakui oleh Kominfo. Kemudian, bagi dosen PNS wajib mengajukan ke PsRE Pemerintah. 

Sedangkan dosen non PNS bisa mengajukan TTE melalui PsRE yang dikelola oleh swasta maupun pemerintah. Dilansir dari situs resmi Kominfo, ada beberapa PsRE yang diakui menerbitkan TTE tersertifikasi., yaitu:

  • PrivyID
  • Solusi Net
  • Peruri
  • Vida
  • BPPT
  • BSrE
  • DTB

Data PsRE tersertifikasi tersebut terakhir update pada Maret 2021 dan kemungkinan jumlahnya akan bertambah. Kemudian, cara membuat tanda tangan elektronik disebutkan ada 3 tahap, yaitu: 

1. Tahap Pengajuan 

Tahap pertama dalam pembuatan TTE tersertifikasi adalah tahap pengajuan. Dosen atau siapapun yang membutuhkan TTE bisa mengajukan kepemilikannya ke PsRE tujuan. 

Sebagaimana yang dijelaskan di awal, bagi ASN seperti dosen PNS maka wajib memilih PsRE Pemerintah. PsRE sendiri ada banyak dan bisa dipilih salah satunya. Adapun prosedur pengajuan TTE mengikuti kebijakan PsRE yang dipilih. 

2. Tahap Verifikasi 

Tahap kedua adalah tahap verifikasi. Pada tahap ini, pihak PsRE akan melakukan verifikasi data pemohon TTE. Misalnya dengan meminta melampirkan scan kartu identitas, foto, data biometrik seperti sidik jari, dll. 

Data yang dikirimkan pemohon nantinya oleh PsRE akan dibandingkan dengan data kependudukan yang dikelola oleh lembaga berwenang. Jika sesuai maka akan masuk ke tahap berikutnya, jika tidak maka permohonan akan ditolak. 

3. Tahap Penerbitan 

Tahap akhir adalah tahap penerbitan yang akan diberikan TTE tersertifikasi. Selain mendapat TTE tersertifikasi, pihak pemohon juga akan mendapat Segel Elektronik Tersertifikasi yang bisa dijadikan pengganti stempel perusahaan. 

Keuntungan Pakai TTE Tersertifikasi

Semakin kesini semakin banyak masyarakat di Indonesia bahkan di dunia yang beralih dari tanda tangan konvensional menuju tanda tangan elektronik. Apalagi cara membuat tanda tangan elektronik tidak susah dan sifatnya gratis. 

Memakai TTE untuk keperluan dosen dalam menandatangani dokumen akademik (seperti skripsi, surat rekomendasi, dll) maupun di luar lingkungan akademik. Misalnya untuk kebutuhan perbankan, transaksi elektronik di platform tertentu, dan sebagainya. 

Ternyata memberi banyak sekali keuntungan, seperti:

1. Memberi Efisiensi Waktu 

Menggunakan TTE bisa membantu menghemat waktu semua pihak. Sebab dokumen yang harus ditandatangani cukup dikirimkan secara elektronik. Sehingga dalam hitungan detik sudah bisa diberi tanda tangan dan digunakan sesuai kebutuhan. 

Bandingkan jika menggunakan tanda tangan basah atau konvensional. Maka dokumen perlu dikirimkan ke alamat pemilik tanda tangan. Waktu pengiriman bisa berhari-hari jika jarak cukup jauh misalnya beda kota atau provinsi. 

2. Punya Kekuatan Hukum  

TTE yang diajukan dengan cara membuat tanda tangan elektronik tersertifikasi juga memiliki kekuatan hukum sebagaimana tanda tangan basah. Kuncinya, pastikan membuat TTE di PsRE yang diakui oleh Kominfo. 

Sehingga bisa memiliki TTE Tersertifikasi yang memberikan perlindungan hukum. Ketika ada penyalahgunaan dari pihak lain maka pemilik TTE bisa menuntut ke pihak berwajib. 

3. Identitas Lebih Terjamin 

TTE yang tersertifikasi karena diajukan dari PsRE yang diakui oleh Kominfo akan memberi jaminan keamanan identitas pemilik. Sehingga seluruh data pribadi seperti NIK, sidik jari, dan lain-lain yang dikirimkan saat proses pengajuan dijamin aman. 

Sehingga tidak perlu cemas ada penyalahgunaan data pribadi maupun pencurian data pribadi. Sebab sudah diberi perlindungan melalui sistem dengan keamanan yang tinggi dan sesuai standar pemerintah. 

4. Menghemat Biaya 

Menggunakan TTE ternyata juga menjadi sarana untuk meningkatkan efisiensi biaya. Kenapa? Sebab, terbukti dari langkah Dukcapil yang melakukan program “Dukcapil Go Digital”. 

Lewat program ini seluruh SDM di Dukcapil Indonesia melakukan digitalisasi sehingga seluruh dokumen sifatnya digital, termasuk tanda tangan. Inilah alasan kenapa TTD di KK yang baru dicetak berbentuk QR Code. 

Lewat langkah tersebut, ternyata Dukcapil mampu menghemat anggaran belanja sampai Rp 450 miliar di tahun 2020 lalu. Efisiensi biaya bisa berasal dari minimnya penggunaan kertas, tinta, cetak dokumen lewat printer yang hemat listrik, dll. 

5. Ramah Lingkungan 

Menggunakan TTE juga menjadi langkah untuk menjaga kesehatan lingkungan. Sebab TTE meminimalkan penggunaan kertas yang berasal dari pengolahan batang pohon. Sehingga menurunkan angka penebangan. 

Selain itu, menghemat penggunaan tinta yang terbuat dari beberapa jenis bahan kimia. Sehingga TTE menjadi solusi lebih ramah lingkungan dan layak dibudayakan dari sekarang sampai di masa mendatang. 

Dari penjelasan di atas maka tidak perlu ragu untuk segera menerapkan cara membuat tanda tangan elektronik. Pengajuannya mudah dan bisa dilakukan kapan saja serta dimana saja. Pasalnya PsRE kebanyakan hadir dengan sistem online untuk pengajuan TTE. 

Baca Juga :

12 Contoh Lembar Pengesahan yang Bisa Dijadikan Referensi

8 Tata Cara Menyingkat Nama yang Benar Menurut PUEBI