Dosen atau penulis tentu memahami kewajiban untuk menulis secara rutin agar naskah rampung. Hanya saja sering terbentur dengan agenda yang terlalu padat sampai naskah buku harus terbengkalai. Bagaimana mengatasinya? Anda bisa mencoba teknik kuadran prioritas. 

Teknik ini menjadi salah satu dari sekian pilihan teknik untuk manajemen waktu. Jika selama ini naskah buku sulit diselesaikan karena kesibukan kelewat padat. Maka bisa memperbaiki manajemen waktu dengan teknik ini agar penulisan naskah buku bisa dilanjutkan. 

Apa Itu Kuadran Prioritas?

Teknik kuadran prioritas adalah sebuah cara memisahkannya beberapa pekerjaan ke dalam empat buah kategori berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingan. Dalam teknik ini pelakunya akan membagi pekerjaan menjadi empat bagian dan menentukan skala prioritasnya. 

Teknik atau prinsip kuadran prioritas diciptakan oleh Presiden Amerika Serikat ke-34 yaitu Dwight D. Eisenhower. Sehingga sering disebut dengan istilah Eisenhower Decision Matrix. Teknik ini diciptakan Eisenhower saat masih menjabat sebagai presiden. 

Kala itu, dirinya merasa kesulitan untuk mengatur waktu dalam mengerjakan tugas yang cukup banyak dan penting. Sehingga muncul inisiatif untuk menyusun seluruh tugas berbentuk daftar dan menentukan mana yang penting, kurang penting, dan tidak penting. 

Susunan daftar tugas ini kemudian dikerjakan berdasarkan skala atau tingkat kepentingannya. Sehingga bisa dikerjakan dengan baik dan selesai tepat waktu. Teknik ini yang dikenal dunia sebagai kuadran prioritas. 

Selain kuadran prioritas, Anda dapat mengatur waktu Anda dengan teknik lainnya. Kami sarankan eksplor 7 Teknik Manajemen Waktu yang Banyak Digunakan dan pilih yang cocok dengan Anda.

Empat Kategori Kuadran Prioritas

Dalam prinsip kuadran prioritas, ada empat kategori dalam membagi daftar tugas yang dimiliki. Setiap kategori akan menunjukan tugas atau pekerjaan mana saja yang penting dan mendesak sampai pekerjaan tidak penting dan tidak mendesak. Berikut penjelasan empat kuadran prioritas atau Eisenhower Decision Matrix:

a. Kuadran 1: Penting dan Mendesak 

Kategori pertama adalah kuadran 1 yang digunakan untuk menyusun daftar kewajiban atau pekerjaan yang sifatnya penting dan mendesak. Sehingga seluruh pekerjaan yang penting dan deadline sudah dekat masuk ke kuadran ini. 

Contohnya, saat dosen memiliki pekerjaan untuk mengisi kegiatan kuliah di kampus dan kegiatan mengisi seminar. Jadwal kegiatan ini tentu jelas dan menjadi pekerjaan penting dan mendesak bagi seorang dosen. 

b. Kuadran 2: Penting Namun Tidak Mendesak 

Kategori kedua adalah kuadran 2 yang ditujukan untuk pekerjaan yang penting akan tetapi tidak mendesak. Jadi, akan ada suatu pekerjaan yang sifatnya penting hanya saja deadline masih jauh. 

Misalnya, saat mahasiswa memiliki kewajiban mengerjakan tugas kuliah. Sifatnya tentu penting, hanya saja deadline pengumpulan tugas bisa minggu depan atau bahkan dua minggu mendatang. Sehingga sifatnya menjadi tidak mendesak. 

c. Kuadran 3: Mendesak Namun Tidak Penting 

Kategori ketiga adalah kuadran 3 yang ditujukan untuk kelompok pekerjaan yang mendesak akan tetapi kurang atau bahkan tidak penting. Jadi, ada beberapa pekerjaan yang memang mendesak hanya saja tidak begitu penting. 

Misalnya saat seorang dosen menerima telepon, maka sifatnya mendesak untuk mengangkat telepon tersebut. Namun bisa jadi pihak yang menelepon tidak menyampaikan hal penting. Sehingga saat mengerjakan pekerjaan penting, seorang dosen dan siapa saja bisa sengaja tidak mengangkat telepon dulu agar fokus. 

d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak 

Kuadran terakhir adalah kuadran 4 yang dalam kuadran prioritas diisi oleh pekerjaan atau aktivitas yang tidak penting dan tidak mendesak. Suatu pekerjaan dikatakan tidak penting ketika memang tidak ada manfaat atau manfaatnya sangat sedikit. 

Biasanya pekerjaan di kuadran 4 ini menjadi pemicu pekerjaan di kuadran lain tidak bisa dikerjakan maksimal. Sebab seseorang terlalu sering memanfaatkan waktu untuk mengerjakan hal tidak penting. Misalnya bermain media sosial, bergosip, dll. 

Manajemen prioritas harus diterapkan secara disiplin. Untuk itu, Anda dapat menggunakan tools manajemen waktu agar prioritas dikerjakan sesuai dengan porsi waktunya. Ini 9 Tools Manajemen Waktu yang Paling Banyak Digunakan

Pentingnya Menerapkan Kuadran Prioritas Bagi Penulis

Menerapkan kuadran prioritas menjadi hal penting bagi seorang penulis, terutama yang memiliki kesibukan lain. Seperti para dosen yang selain menulis juga disibukkan dengan agenda kegiatan akademik yang padat. 

Namun dengan penentuan kuadran ini, seorang dosen bisa memaksimalkan waktunya agar bisa produktif menulis tanpa membuat kewajiban akademik lain terbengkalai. Berikut adalah beberapa peran penting pengaturan kuadran dalam manajemen waktu seorang dosen: 

a. Memahami Seluruh Agenda Kegiatan 

Dosen setiap harinya tentu dibuat sibuk. Bahkan di akhir pekan ada kemungkinan memiliki agenda mengisi seminar dan webinar. Maka dengan pengaturan kuadrat, dosen sejak pagi paham seluruh agenda kegiatan dan tidak akan membuang waktu untuk bersantai sebelum semua dikerjakan sesuai skala prioritas.  

b. Lebih Mudah untuk Fokus 

Dengan teknik pengaturan kuadran atau skala prioritas, maka dosen akan lebih mudah untuk fokus. Misalnya dari jam 8 pagi sampai 4 sore fokus mengajar. Baru kemudian fokus mengerjakan naskah buku, menyusun roadmap penelitian, dll. Hal ini terjadi karena dosen mengerjakan tugasnya sesuai kategori kuadran. 

c. Punya Waktu Lebih untuk Menulis 

Kesibukan dosen yang selalu padat bahkan sampai akhir pekan, kadang menjadi kendala untuk melanjutkan penulisan naskah buku. Namun dengan teknik kuadran prioritas dosen bisa punya waktu untuk menulis. Baik per hari maupun per minggu. 

Naskah yang telah selesai perlu diterbitkan dengan cepat, terutama bagi dosen yang perlu menerbitkan buku untuk laporan BKD semester ini. Oleh karena itu, Anda harus memilih penerbit buku yang bisa menerbitkan buku Anda dengan cepat. Cek Rekomendasi Penerbit Buku Cepat.

Cara Menerapkan Kuadran Prioritas untuk Menulis

Jika sudah memahami apa itu teknik manajemen waktu kuadran prioritas. Maka akan memunculkan pertanyaan, bagaimana menerapkannya untuk menulis? Menjawab pertanyaan ini maka berikut beberapa cara penerapan teknik manajemen waktu tersebut: 

1. Menyusun Daftar Seluruh Kegiatan

Cara pertama dimulai dengan menuliskan seluruh kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan. Mulai dulu dalam kurun waktu satu hari. Daftar ini disusun untuk mengetahui berapa jenis pekerjaan yang perlu dikerjakan hari ini. Wajib memasukkan kegiatan menulis buku agar tidak terlewat. 

2. Menentukan Kegiatan Masuk ke Kuadran Mana 

Tahap kedua adalah memasukan seluruh daftar kegiatan di tahap pertama ke 4 kategori kuadran prioritas. Jadi, silahkan tentukan mana yang masuk kuadran 1, kuadran, 2, sampai kuadran 4. Sehingga bisa diketahui skala prioritasnya. 

3. Mengerjakan Kegiatan Sesuai Kategori Kuadran Prioritas 

Tahap ketiga adalah mulai mengerjakan pekerjaan atau kegiatan berdasarkan kuadran yang telah ditentukan. Bisa dimulai dengan mengerjakan di kuadran 1 dulu baru menuju kuadran berikutnya. 

Cara ini akan membantu mengatur waktu, tenaga, dan bahkan fokus otak saat mengerjakan setiap pekerjaan. Sekaligus menyelesaikan seluruh pekerjaan penting dan mendesak dulu agar bisa selesai lebih awal dan tidak tergesa-gesa. 

4. Fokus ke Satu Kegiatan Sebelum Beralih 

Terakhir, adalah berusaha fokus dalam mengerjakan setiap isi kuadran. Pertama, fokus mengerjakan pekerjaan dengan menjauhkan seluruh sumber distraksi. Tujuannya agar tidak tertarik mengerjakan isi kuadran 4. 

Hal ini akan mengganggu pengerjaan aktivitas di kuadran 1 sampai 3. Kedua, fokus mengerjakan satu kegiatan dulu. Hindari multitasking. Jika satu pekerjaan sudah selesai baru beralih ke pekerjaan lain. Sehingga hasilnya optimal dan waktu pengerjaan lebih efisien. 

Lewat teknik kuadran prioritas maka dosen yang super sibuk terbantu menemukan celah waktu untuk menulis. Selain menerapkan teknik ini, dosen juga harus memahami bahwa menulis bukan suatu pekerjaan yang bisa ditunda. Maka akan muncul motivasi untuk sengaja meluangkan waktu menulis, bukan menunggu waktu luang. 

Time is currency. Jadi, jangan lewatkan “tips manajemen waktu” berikut agar target Anda berhasil tercapai tepat pada waktunya:

• 8 Tips Manajemen Waktu Efektif
• Tips Bagi Anda yang Tidak Punya Waktu Menulis