7 Teknik Manajemen Waktu yang Banyak Digunakan

Untuk mengatasi keterbatasan waktu dalam menyusun naskah, penulis bisa memanfaatkan sejumlah teknik manajemen waktu yang ada. Pilihan teknik dalam manajemen waktu sendiri ternyata sangat banyak. 

Para penulis bisa memilih salah satu atau kombinasi beberapa diantaranya untuk memaksimalkan manajemen waktu. Sehingga, penulis bisa mengatasi kendala waktu yang minim untuk menulis agar lebih maksimal dan produktivitas meningkat. Berikut informasinya. 

Teknik Manajemen Waktu yang Efektif 

Kenapa seorang penulis perlu melakukan manajemen waktu? Pertanyaan ini mungkin akan Anda ajukan.

Jika Anda seorang penulis dan karya yang disusun selalu lama bisa diselesaikan. Misalnya satu judul buku bisa selesai lebih dari satu tahun bahkan lebih. Artinya Anda berada di posisi butuh manajemen waktu

Pasalnya hasil survei menunjukan lebih dari 50% penulis berhadapan dengan masalah waktu untuk menyelesaikan karya tulisnya. 

Sekedar pasrah dengan kondisi ini tentu akan membuat produktivitas menurun dan kesulitan untuk menyelesaikan karya tulis berikutnya. Maka sudah saatnya diatasi, dimana salah satunya dengan melakukan manajemen waktu. 

Menariknya, manajemen waktu ternyata tidak susah. Apalagi jika sudah mengenal satu saja teknik manajemen waktu. Dimana ada banyak teknik dan terbilang populer.

Berikut teknik manajemen waktu yang banyak digunakan:

1. Teknik Pomodoro 

Teknik pomodoro dicetuskan oleh Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980-an. Teknik ini sangat populer dan digunakan banyak orang sampai sekarang karena dikenal mudah dan efektif meningkatkan produktivitas. 

Teknik pomodoro adalah teknik mengelola waktu kerja dengan prinsip fokus bekerja sekian menit dan di sela-selanya disediakan waktu istirahat. Prinsi teknik pomodoro manajemen waktu mengacu pada perbandingan waktu, salah satunya 25:5 (25 fokus bekerja, 5 menit istirahat). 

Prinsip ini dilakukan sampai 4 ronde dan waktu istirahat terus ditingkatkan. Misal dari 25:5, lalu naik menjadi 20:10. 

Supaya tepat waktu sesuai pengaturan perbandingan di teknik Pomodoro maka pelaku harus memasang timer atau alarm. Teknik ini diketahui efektif karena memberikan waktu istirahat, sehingga fokus tetap terjaga.  

Frustasi naskah tak kunjung selesai? Anda perlu menguasai 8 Tips Manajemen Waktu Efektif. Lebih tenang jika naskah selesai.

2. Teknik Pareto 

Teknik pareto yang dicetuskan atau ditemukan oleh Vilfredo Pareto pada tahun 1895. Teknik pareto adalah teknik pengaturan waktu dengan prinsip 80/20 Rule (80% hasil usaha akan didapatkan dari 20% usaha dan kinerja yang dilakukan).

Dalam prosesnya, Anda cukup menyusun daftar pekerjaan berdasarkan skala prioritas dari yang penting dan deadline mendesak. 

Setelah itu, tinggal dikerjakan berdasarkan urutan yang sudah dibuat. Lewat cara ini, seseorang akan lebih fokus mengerjakan pekerjaan yang penting dan mendesak. Sekaligus secara alami menyiapkan waktu khusus untuk mengerjakannya. 

3. Teknik Kanban 

Teknik kanban sendiri pada dasarnya digunakan untuk manajemen proyek atau pekerjaan dengan tujuan melancarkan kegiatan suatu perusahaan.

Namun, teknik ini juga umum diterapkan dalam tata kelola waktu. Prinsip teknik kanban adalah menggunakan visualisasi seperti kartu, kolom, ataupun papan untuk mengelola tugas dan alur kerja. 

Disini Anda bisa menggunakan visualisasi seperti kartu yang diberi keterangan daftar pekerjaan dan waktu memulai pekerjaan tersebut dan durasi pengerjaan. Dalam sehari mungkin ada beberapa pekerjaan maka akan ada beberapa kartu. 

Silakan susun kartu tersebut berdasarkan skala prioritas, ambil kartu pertama saat jam kerja sudah tiba. Fokus di kartu tersebut sampai pekerjaan selesai. Baru kemudian mengambil kartu lainnya sampai pekerjaan selesai. 

Teknik kanban ini juga cocok untuk Anda yang memang sering lupa dan sulit fokus dalam mengerjakan satu pekerjaan. Sehingga bisa membantu mengingatkan seluruh daftar tugas dan bisa fokus di satu tugas dulu tanpa resiko multitasking. 

Baca Ini Juga: Menerapkan Manajemen Waktu Menulis Buku

4. Teknik SMART Goals 

Teknik manajemen waktu yang keempat dan sangat populer adalah teknik SMART Goals. Teknik ini pertama kali diperkenalkan oleh konsultan dan mantan Direktur Perencanaan Washington Water Power Company, yaitu George T. Doran. 

Teknik ini bahkan dipublikasikan olehnya melalui jurnal here’s a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives. Sama seperti Teknik Kanban, teknik ini awalnya untuk manajemen proyek yang kemudian bisa diterapkan untuk manajemen waktu. 

Istilah SMART disini pada dasarnya adalah akronim yang menjelaskan tahapan dan prinsip dari manajemen waktu temuan George tersebut. Teknik SMART tersusun dari kata Specific (S), Measurable (M), Achievable (A), Relevant (R), dan Time-bound (T).

Berikut penjelasannya: 

a. S (Specific)

Specific (spesifik) artinya dalam manajemen waktu harus memiliki tujuan yang jelas atau spesifik agar bisa berjalan lancar. Misalnya, seorang penulis yang punya tujuan menyelesaikan satu judul buku dalam 6 bulan. 

Maka tujuan ini terbilang jelas dan akan memudahkan proses manajemen waktu untuk mewujudkannya. Jadi, di dalam Teknik SMART Goals, suatu manajemen waktu akan sulit dilakukan jika tujuannya saja ambigu. 

b. M (Measurable)

Measurable (terukur). Arti dari measurable disini adalah suatu kriteria yang ditetapkan untuk menentukan apakah kinerja sudah membaik dari sebelumnya dan apakah tujuan sudah tercapai atau belum? 

Jadi, Anda perlu memiliki kriteria untuk menentukan apakah manajemen waktu sudah berjalan baik dan berhasil atau tidak. Misalnya, Anda seorang penulis dan ingin naskah buku cepat selesai. 

Maka kriteria yang bisa ditetapkan adalah dalam bentuk berapa lembar naskah berhasil diselesaikan dan menunjukan progres. Kemudian juga kapan naskah berhasil diselesaikan. 

c. A (Achievable)

Prinsip ketiga adalah Achievable atau tujuan yang hendak dicapai. Dalam prinsip ini lebih ke fokus untuk mencari sumber daya yang membantu mencapai tujuan spesifik yang sudah ditetapkan di tahap awal. Sehingga tujuan tersebut realistis untuk dicapai. 

d. R (Relevant)

Relevant berarti tujuan yang dicapai harus sejalan dengan kebutuhan. Misalnya seorang penulis yang punya tujuan menyelesaikan satu judul buku dalam waktu 6 bulan. Maka ini disebut relevan. 

Lain halnya jika seorang penulis punya tujuan ingin menyelesaikan pelatihan digital marketing. Keterampilan ini tentu tidak relevan dengan profesi penulis yang ditekuni. Kecuali fokus menulis online di blog pribadi, website, dll. 

e. T (Time-bound)

Prinsip terakhir di teknik manajemen waktu SMART Goals adalah Time Bound. Time Bound yaitu mengatur tanggal dan waktu mulai mengerjakan suatu kegiatan dengan maksud mencapai tujuan spesifik yang sudah ditentukan. 

Dengan adanya time bound, maka akan lebih mudah mengatur waktu dalam mengurus pekerjaan satu dengan yang lainnya. Menyadari ada batas waktu juga memberi motivasi untuk menyelesaikan suatu tugas secepatnya. 

Jika semua prinsip ini terpenuhi, maka pengelolaan waktu akan menjadi lebih mudah dan tujuan akan tercapai. Oleh sebab itu, teknik SMART Goals banyak digunakan karena membuat suatu tujuan lebih terukur dan bisa dicapai dengan lebih mudah. 

Penulis bisa menerbitkan buku walaupun waktu terbatas? Memang bisa? Jangan lewatkan Tips Tidak Punya Waktu Menulis

5. Teknik Eat The Frog 

Teknik Eat The Frog pertama kali diperkenalkan oleh Brian Tracy dalam bukunya yang berjudul Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. 

Teknik Eat The Frog menggunakan prinsip mengerjakan banyak pekerjaan dengan memilih pekerjaan tersulit untuk dikerjakan paling pertama. Prinsip ini membantu menghemat waktu dalam mengerjakan suatu pekerjaan. 

Teknik ini sering digunakan oleh seseorang yang memiliki banyak pekerjaan, atau katakanlah berhadapan dengan tumpukan tugas dan tanggung jawab. Pekerjaan yang terlalu banyak bisa membuat keteteran jika bingung harus mengerjakan yang mana. 

Maka teknik Eat The Frog ini bisa dijadikan solusi. Dimana Anda cukup mengurutkan daftar pekerjaan tersebut dimana pekerjaan tersulit ditempatkan di bagian atas. Pekerjaan sulit ini yang harus diselesaikan dulu. 

Baru kemudian berlanjut ke pekerjaan berikutnya yang dirasa lebih mudah. Pekerjaan sulit dikerjakan di awal ketika tubuh masih segar dan fokus masih terjaga di pagi hari. Pekerjaan mudah bisa dikerjakan nanti dengan waktu dan tenaga yang tersisa. 

6. Teknik Bojo (Bullet Journal) 

Dalam teknik manajemen waktu juga terdapat teknik Bojo yang merupakan akronim dari Bullet Journal. Teknik ini sendiri juga sangat populer dan dipilih oleh banyak orang untuk mengatur waktu dan daftar pekerjaan yang terbilang sangat banyak. 

Adapun yang dimaksud dengan teknik bullet journal adalah metode yang dirancang untuk mengatur dan mendokumentasikan agenda dari kegiatan sehari-hari yang akan dilakukan.

Secara sederhana, teknik ini punya prinsip menuliskan seluruh daftar pekerjaan atau tugas dan kewajiban di sebuah buku agenda maupun catatan kecil. Sehingga bisa tahu apa saja yang perlu dikerjakan dalam kurun waktu satu hari atau minggu. 

Dari daftar ini maka bisa mencegah pembuatnya untuk lupa dan bisa mengerjakan semuanya lebih dini agar bisa selesai sebelum deadline. Selain cocok diterapkan untuk manajemen waktu, teknik ini juga cocok untuk manajemen proyek. 

Jika Anda sedang mengalami writers block, istirahat sejenak dan mulai kembali dengan membaca tips berikut ini. Semoga membantu!

• Penyebab dan Cara Menghadapi Writer’s Block
• Mengatasi Writer’s Block hingga Naskah Sampai ke Penerbit Buku
• Kehabisan Ide Menulis? Ini 6 Cara Mencari Ide Saat Buntu

7. Teknik Skala Prioritas 

Teknik manajemen waktu yang terakhir adalah teknik skala prioritas, sesuai namanya teknik ini memakai prinsip menentukan tingkatan prioritas dari kumpulan tugas dan tanggung jawab. 

Teknik ini akan membantu mengatur waktu dengan mengerjakan pekerjaan berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensinya. Pekerjaan yang penting dan deadline paling mepet adalah pekerjaan dengan prioritas tertinggi. 

Supaya tidak bingung, berikut adalah alur penentuan skala prioritas dari daftar pekerjaan yang dimiliki: 

1. Kepentingan: (A=tinggi, B=sedang, C=rendah)
2. Urgensi: (1=tinggi, 2=sedang, 3=rendah)

Silahkan susun daftar pekerjaan atau tugas dengan memberikan kode tersebut. Kode ini akan menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan dulu dan mana yang bisa dikerjakan nanti. 

Namun, pada akhirnya semua pekerjaan apapun kode yang menyertainya harus dikerjakan. Bahkan diselesaikan dalam satu hari yang sama. Bedanya, pekerjaan yang tidak begitu mendesak lebih fleksibel untuk dikerjakan dan diselesaikan kapan saja. 

Dari tujuh teknik yang dijelaskan di atas, mana kira-kira yang cocok dengan karakter Anda dan sekiranya paling mudah untuk diterapkan? Setiap orang dan setiap penulis mungkin punya jawaban masing-masing. 

Maka silahkan memahami salah satu dulu dan mencobanya, jika belum berhasil maka bisa beralih ke teknik lainnya. Meskipun teknik manajemen waktu tersebut memiliki prinsip dan pola penerapan yang berbeda, akan tetapi tujuannya adalah sama. Semoga bermanfaat.