Tahapan Pengajuan Akreditasi Melalui SAPTO BAN-PT

Daftar Isi

Toggle

Setiap perguruan tinggi kini bisa mengajukan proses akreditasi secara online, yakni melalui SAPTO BAN-PT. Sistem di SAPTO dirancang secara khusus untuk menunjang proses pengajuan akreditasi di seluruh perguruan tinggi di Indonesia.

Lewat sistem yang sudah dibuat online, tentunya ada harapan proses akreditasi semakin efektif sekaligus efisien. Jika selama ini perguruan tinggi yang dikelola belum pernah mengajukan akreditasi secara online.

Mengingat sertifikasi akreditasi yang diterbitkan oleh BAN-PT berlaku selama 5 tahun, baik untuk akreditasi institusi maupun program studi. Maka tidak ada salahnya mengenal dan mempelajari bagaimana penggunaan fitur-fitur akreditasi di SAPTO.

Apa Itu SAPTO BAN-PT?

Hal pertama yang perlu dipahami adalah SAPTO itu sendiri sebenarnya apa. Jadi, SAPTO dari BAN-PT memiliki kepanjangan Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online. Melalui kepanjangan ini tentu sudah ada gambaran mengenai apa itu SAPTO BAN-PT.

Secara sederhana, SAPTO bisa didefinisikan sebagai sistem atau website yang dibuat khusus dan dikelola oleh BAN-PT untuk memberikan layanan penilaian akreditasi bagi seluruh perguruan tinggi di Indonesia.

Jika dulunya proses akreditasi dilakukan secara manual, mulai dari proses pengajuan sampai proses penerbitan sertifikat akreditasi. Maka dengan lahirnya SAPTO semua proses akreditasi dilakukan secara online.

Adapun laman menuju ke SAPTO BAN-PT ada di https://sapto.banpt.or.id/ yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Sistem yang dibuat online tentu menjadi sistem hasil pembaharuan layanan BAN-PT dalam melakukan proses akreditasi.

Sistem online ini sekaligus menjadi bukti komitmen BAN-PT untuk go digital dalam mendukung proses akreditasi. Fitur di dalam situsnya pun dibuat lengkap, dimana tersedia proses pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT) dan Akreditasi Program Studi (APS).

Jadi, di SAPTO setiap perguruan tinggi tidak hanya bisa mengajukan akreditasi untuk institusi saja. Melainkan juga pengajuan akreditasi untuk program studi atau jurusan yang dibuka oleh perguruan tinggi tersebut.

Tak hanya sampai disitu saja, setiap perguruan tinggi diberi akses khusus untuk masuk ke akun mereka sesuai yang tercantum di PDDikti. Setelah pengajuan akreditasi dilakukan, pihak mereka bisa rutin mengecek progres atau perkembangan akreditasi tersebut.

Sertifikat akreditasi yang sudah diterbitkan oleh SAPTO BAN-PT kemudian bisa diunduh langsung melalui SAPTO. Sehingga petugas yang mengurus proses akreditasi di masing-masing perguruan tinggi tidak perlu kemana-mana. Cukup di depan komputer di kampus tempatnya bekerja.

Proses Pengajuan Akreditasi Melalui SAPTO BAN-PT

SAPTO dirancang, dikembangkan, sekaligus dikelola oleh BAN-PT untuk kemudahan melakukan akreditasi di jenjang perguruan tinggi. Sistem di dalamnya mendukung proses akreditasi untuk institusi dan program studi. Prosesnya sendiri mencakup:

1. Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi

Dalam mengajukan akreditasi, tentunya tahap pertama penggunaan SAPTO BAN-PT adalah melakukan pengajuan. Hal ini juga dilakukan untuk pengajuan akreditasi secara konvensional, yakni sebelum SAPTO dirilis ke publik.

Proses pengajuan dilakukan secara online dengan melakukan login ke akun perguruan tinggi. Akses ke akun perguruan tinggi diberikan di masing-masing perguruan tinggi yang terdata atau terdaftar di PDDikti.

Proses login dimulai dengan memasukan username perguruan tinggi, oleh BAN-PT sudah dibuat daftar username tersebut. Sehingga setiap perguruan tinggi tinggal menyesuaikan, baru kemudian mencoba mengajukan password.

Caranya adalah dengan mengajukan permohonan password melalui email ke BAN-PT. Sehingga nantinya akan dikirimkan email berisi password tersebut oleh tim yang dibentuk BAN-PT.

Pastikan mengecek email perguruan tinggi secara rutin pasca pengajuan password. Setelah itu tinggal login ke menu yang tersedia di situs SAPTO BAN-PT dengan username dan password yang telah didapatkan.

Jika ingin mengganti password, maka bisa menggunakan menu yang tersedia di situs SALTO. Menu ini terdapat di halaman utama, yakni Reset Password yang terletak di bawah kolom username dan password.

Setelah berhasil login ke akun perguruan tinggi yang sesuai, maka tinggal mengajukan permohonan akreditasi. Nantinya akan ada kewajiban untuk melampirkan sejumlah dokumen sesuai ketentuan BAN-PT.

Dokumen yang dimaksud mencakup:

Surat pengantar dari pimpinan institusi.
Borang institusi.
Lampiran borang institusi.
Borang data kuantitatif.

Khusus untuk borang data kuantitatif, template sudah disediakan oleh BAN-PT dan dilansir dari beberapa sumber, template ini memiliki format Ms Excel. Perguruan tinggi tinggal mengikuti format yang sudah ada karena sudah disesuaikan dengan sistem SAPTO.

2. Pemeriksaan Dokumen Administrasi

Tahap kedua dalam pengajuan akreditasi melalui SAPTO BAN-PT adalah pemeriksaan dokumen administrasi. Jadi, seluruh dokumen persyaratan yang dijelaskan di atas sistemnya di submit ke laman SAPTO.

Proses submit ini menunjukan jika perguruan tinggi yang memiliki akun masih bisa melakukan pengecekan, pembatalan, dan penggantian dokumen. Jadi, manfaatkan fitur yang disediakan untuk melakukan pemeriksaan dokumen.

Perguruan tinggi bisa mengecek satu per satu dokumen yang sudah di submit, untuk memastikan sudah tersubmit dengan baik. Sekaligus dokumen tersebut jelas, tidak blur, tidak terpotong, dan resiko jenis lainnya.

Jika mendapati dokumen blur atau mungkin terpotong karena proses submit terkendala dengan jaringan internet atau sebab yang lain. Maka perguruan tinggi yang bersangkutan bisa langsung mengganti dengan dokumen baru atau submit ulang.

Jika dirasa dokumen sudah lengkap dan semuanya sudah di submit dengan baik dan benar. Maka perlu menunggu proses selanjutnya, yakni proses validasi dari pihak BAN-PT terhadap pengajuan yang dilakukan.

3. Proses Validasi

Tahap berikutnya adalah proses validasi yang dilakukan oleh tim bentukan BAN-PT. Proses ini merupakan proses pengecekan seluruh dokumen dan lampiran persyaratan administrasi pengajuan akreditasi.

Oleh BAN-PT akan diperiksa satu per satu, sehingga dinilai sudah sesuai dengan ketentuan atau belum. Jika ada dokumen yang salah unggah atau mungkin ada kesalahan lainnya. BAN-PT menyediakan proses revisi.

Meskipun begitu, usahakan untuk melengkapi seluruh dokumen dan meminimalkan kesalahan. Sehingga proses akreditasi yang diajukan secara online benar-benar efisien.

Sekaligus meminimalkan resiko dokumen yang di submit terbaca sistem tidak sesuai. Hal ini bisa membuat status pengajuan gagal atau ditolak, sehingga tidak terjadi proses validasi oleh BAN-PT.

Pasca pengajuan akreditasi di laman SAPTO BAN-PT pastikan untuk rutin mengecek status pengajuan. Sehingga jika ada revisi di tahap validasi bisa segera direvisi untuk menuju tahap berikutnya, yakni asesmen kecukupan.

4. Proses Asesmen Kecukupan

Bagi perguruan tinggi yang dinyatakan lolos di tahap administrasi dan validasi, maka akan masuk ke tahap asesmen kecukupan. Pada tahap ini, BAN-PT akan memilih asesor yang ahli dalam bidang akreditasi perguruan tinggi maupun program studi.

Sehingga dilakukan proses asesmen kecukupan, dimana asesmen kecukupan adalah proses penilaian secara kuantitatif maupun kualitatif dari asesor yang ditunjuk BAN-PT kepada seluruh aspek akreditasi dari perguruan tinggi.

Penilaian yang dilakukan oleh asesor mencakup beberapa aspek penilaian dalam akreditasi perguruan tinggi. Ada 8 indikator penilaian dalam proses akreditasi tersebut.

Mulai dari kualitas dan kuantitas SDM, sarana dan prasarana pembelajaran, tata kelola manajemen, kualitas mahasiswa, tata kelola keuangan, dan lain sebagainya. Pihak perguruan tinggi perlu mempersiapkan semua aspek ini dengan baik.

Sehingga bisa mendapatkan nilai yang maksimal dari asesor yang nantinya akan mempengaruhi hasil akhir penilaian akreditasi. Semakin mampu menjawab seluruh indikator penilaian, maka semakin bagus nilai akreditasi yang didapatkan.

5. Proses Asesmen Lapangan

Jika proses asesmen kecukupan sudah selesai dilakukan, maka tahap berikutnya adalah proses asesmen lapangan. Sesuai dengan namanya, dalam hal ini asesor akan turun ke lapangan langsung yakni ke lokasi kampus yang mengajukan akreditasi.

Tujuannya adalah untuk memastikan seluruh dokumen yang dikirimkan saat pengajuan akreditasi sudah sesuai. Sekaligus mengecek apakah penilaian asesmen kecukupan memang sudah sesuai dengan kondisi di lapangan.

Tujuan yang kedua adalah untuk memastikan proses penilaian akreditasi di perguruan tinggi sudah sesuai dengan ketentuan. Hal ini untuk mencegah dan mengatasi adanya tindakan tidak diinginkan seperti kecurangan sejak awal.

Proses asesmen lapangan selama masa pandemi dilakukan secara daring. Namun, mengingat kondisi pandemi sekarang sudah membaik tidak tertutup kemungkinan asesmen lapangan dilakukan secara offline.

Namun tetap akan menyesuaikan dengan kebijakan dari pemerintah. Sebab sampai saat ini masih banyak perguruan tinggi yang menjalankan sistem PJJ maupun blended learning karena daerahnya menerapkan PPKM level 3 ke atas.

Hasil dari asesmen lapangan kemudian akan disatukan dengan hasil asesmen kecukupan di tahap sebelumnya. Baru kemudian oleh BAN-PT akan dilakukan Pleno DE untuk merumuskan hasil akreditasi terhadap perguruan tinggi yang mengajukan.

6. Pengumuman Hasil dan Penerbitan Sertifikat Akreditasi

Tahap akhir dalam pengajuan akreditasi melalui SAPTO BAN-PT adalah pengumuman hasil dan penerbitan sertifikasi akreditasi. Pengumuman dilakukan di SAPTO, pihak perguruan tinggi bisa mengecek langsung ke akun SAPTO.

Hasil pengumuman akan memuat langsung nilai akreditasi yang didapatkan perguruan tinggi pengusul. Kemudian sertifikasi bisa diunduh langsung, namun jika fitur ini mengalami kendala. Maka bisa melaporkan ke BAN-PT melalui email atau melalui kontak yang disediakan.

Nilai akreditasi di dalam sertifikat akan berlaku selama 5 tahun dan nilainya berupa huruf. Dimana nilai tertinggi adalah A, dan kemudian disusul nilai B dan C. Nilai akreditasi ini bisa diumumkan kepada publik.

Sehingga bisa menjadi bahan pertimbangan masyarakat dalam memilih perguruan tinggi yang dirasa paling berkualitas dan sesuai kebutuhan. Selain itu, untuk memberi motivasi bagi perguruan tinggi lain mengenai pentingnya memaksimalkan akreditasi.

Hal-Hal yang Wajib Diperhatikan dalam Menggunakan SAPTO

Pada saat mengajukan akreditasi di SAPTO BAN-PT pastikan untuk menyesuaikan dengan ketentuan yang ada. Kemudian, penting untuk memahami beberapa hal penting berikut ini:

1. Pastikan Mendapatkan Username dan Password

Hal penting pertama yang perlu diperhatikan adalah memastikan mendapatkan username dan juga password. Khusus untuk username memang disesuaikan dengan kode username yang sudah ditentukan BAN-PT.

Sehingga setiap kode di seluruh perguruan tinggi bisa didapatkan dengan mudah. Bahkan satu perguruan tinggi bisa mengetahui username perguruan tinggi lain di SAPTO.

Namun, tidak perlu cemas karena untuk masuk akun harus memakai password yang diminta secara khusus oleh masing-masing perguruan tinggi. Memastikan password ini didapatkan perguruan tinggi pengusul, maka wajib menggunakan email institusi.

Hindari menggunakan email pribadi maupun email lain yang tidak mencantumkan nama institusi. Sehingga password dijamin akan diterima dan kemudian bisa digunakan untuk masuk ke akun SAPTO BAN-PT.

2. Pastikan Semua Dokumen Tersubmit

Hal penting berikutnya adalah memastikan semua dokumen persyaratan yang wajib dilampirkan dalam pengajuan sudah tersubmit dengan baik. Pertama, harus disubmit semua tanpa terkecuali.

Jika lupa di satu dokumen saja maka pengajuan dianggap gagal karena tidak memenuhi syarat administrasi yang ditetapkan. Kedua, pastikan tersubmit dengan baik tanpa ada resiko menjadi blur, terpotong, gagal submit dan sejenisnya.

Lakukan pemeriksaan ulang setelah melampirkan seluruh dokumen persyaratan. Sehingga bisa memperbaiki dokumen-dokumen yang lampirannya masih kurang, keliru, rusak, dan sebagainya saat itu juga.

3. Template Borang Data Kuantitatif

Hal penting ketiga dalam pengajuan akreditasi melalui SAPTO BAN-PT secara daring adalah template borang data kuantitatif. Sebagaimana yang dijelaskan di awal, template ini sudah disediakan BAN-PT.

Artinya, seluruh perguruan tinggi wajib menyesuaikan dengan template tersebut tanpa berinisiatif membuat sendiri. Sebab sistem di dalam SAPTO memang dirancang membaca template tersebut.

Jika template diubah, baik disengaja maupun tidak disengaja ada kemungkinan pengajuan ditolak SAPTO. Jadi. silahkan unduh dulu template yang dimaksud pada menu Unduh Template Borang.

Tips Pengajuan Akreditasi di SAPTO

Pengajuan akreditasi secara online melalui SAPTO memang patut disyukuri karena menjadi semakin praktis. Hanya saja karena pengajuan dikelola oleh sistem maka perlu lebih teliti pada saat mengajukan usulan akreditasi.

Simak beberapa tips berikut untuk meminimalkan kemungkinan pengajuan usulan akreditasi gagal:

1. Menyiapkan Indikator Akreditasi

Akreditasi akan sukses jika perguruan tinggi mampu memenuhi 8 indikator penilaian akreditasi. Jadi, jauh-jauh hari sebelum pengajuan dilakukan pastikan sudah mempersiapkan kampus untuk memenuhi 8 indikator tersebut.

2. Menyiapkan Dokumen Pengajuan

Tips berikutnya adalah menyiapkan seluruh dokumen pengajuan akreditasi di SAPTO BAN-PT sesuai penjelasan di atas. Dokumen-dokumen ini perlu disiapkan agar lengkap tanpa ada satu dokumen yang tertinggal.

Kemudian, perlu menyiapkan dokumen dalam format digital dimana formatnya disesuaikan ketentuan oleh BAN-PT. Jika ada template untuk dokumen tertentu, seperti borang data kuantitatif maka bisa diunduh terlebih dahulu.

Sehingga memiliki waktu yang cukup untuk menyiapkan seluruh dokumen dan disatukan dalam satu folder akan memudahkan proses submit. Selain itu, bisa memberi waktu yang cukup untuk melakukan pengecekan pada masing-masing dokumen.

3. Pastikan Jaringan Internet Stabil

Tips berikutnya dalam mengajukan akreditasi secara online di SAPTO adalah memastikan jaringan internet stabil. Apalagi untuk laman yang dikelola oleh lembaga milik pemerintah biasanya traffic tinggi.

Selain itu, untuk situs baru masih rutin mengalami perbaikan disana-sini. Maka penting untuk mempersiapkan diri dengan maksimal, khususnya di sektor jaringan internet. Supaya akses ke laman lancar dan begitu juga untuk proses submit dokumen.

4. Rutin Update Status Pengajuan

Terakhir, usahakan untuk rutin mengecek perkembangan pengajuan akreditasi di SAPTO BAN-PT. Sebab semua perkembangan terupdate di laman resmi SAPTO tersebut. Belum diketahui apakah masuk juga ke email perguruan tinggi.

Namun dari berbagai sumber dijelaskan semua update pengajuan terjadi di laman SAPTO, lebih tepatnya di akun SAPTO yang dimiliki perguruan tinggi. Jadi, silahkan rutin dicek apalagi jika ada revisi dokumen. Sehingga bisa dilakukan segera untuk mempercepat proses akreditasi menuju ke tahap selanjutnya.

Lewat penjelasan di atas, tentunya semakin merasa dimudahkan dalam proses pengajuan akreditasi. Sebab sudah bisa dilakukan secara online sehingga lebih praktis, cepat, dan juga lebih efektif. Silahkan memahami kembali penjelasan tentang SAPTO BAN-PT di atas untuk mengajukan akreditasi dengan lancar.