Daftar Isi
Seorang penulis tentu perlu mengetahui tata cara merapikan paragraf, terutama saat mengetik naskah di Ms Word. Merapikan paragraf menjadi hal penting untuk menjadikan naskah lebih rapi, enak dibaca, dan juga terlihat lebih menarik.
Sayangnya, belum semua penulis dan bahkan pengguna Ms Word pun masih banyak yang kesulitan untuk menjadikan hasil ketikannya rapi. Padahal untuk merapikan paragraf sendiri tidak susah, sebab ada beberapa fitur di Word yang bisa digunakan. Berikut penjelasannya.
Paragraf, Kunci Agar Tulisan Mudah Dipahami
Memahami apa itu paragraf menjadi pembahasan penting sebelum masuk ke pembahasan mengenai cara merapikan paragraf di Ms Word. Secara umum, paragraf adalah kumpulan kalimat yang berkaitan satu sama lain dalam suatu teks.
Satu paragraf terdiri dari beberapa kalimat yang memiliki keterkaitan satu sama lain. Sehingga satu paragraf ini memiliki makna yang jelas dan bisa dipahami dengan baik oleh pembaca. Sekaligus memiliki satu gagasan utama.
Ketika beralih ke paragraf berikutnya maka gagasan utamanya akan berubah. Maka penting sekali untuk menentukan kalimat mana saja yang perlu dijadikan satu di suatu paragraf. Sehingga tidak melenceng dari pengertian dasarnya.
Pahami apa itu kohesif dan koheren agar tulisan Anda mudah dipahami.
Paragraf satu dengan yang lainnya akan terpisahkan oleh spasi, sehingga ada jeda dan membentuk baris yang saling terpisah. Hal ini memudahkan penulis dan pembaca untuk memahami isi dari setiap kalimat di semua paragraf tersebut.
Inilah alasan kenapa seorang penulis perlu paham cara merapikan paragraf. Sebab tampilan paragraf yang tidak rapi. Misalnya pengaturan spasi, ukuran huruf, perataan, dan sebagainya. Ketika tidak selaras membuat paragraf berantakan dan tidak enak dibaca.
Cara Merapikan Paragraf di Ms Word
Dalam proses menulis, seseorang bisa menggunakan aplikasi pengolah kata yang disukai dan juga dikuasai dengan baik. Selain mengetik dengan Ms Word, beberapa penulis bisa memakai aplikasi lain. Contohnya adalah Google Docs.
Namun, sejauh ini lebih banyak orang menulis di Ms Word yang kemudian disebut sebagai aplikasi pengolah kata sejuta umat. Maka untuk memastikan seluruh hasil ketikan rapi dan terstruktur di aplikasi ini.
Cara merapikan paragraf di Word dapat menggunakan Fitur Paragraph, Fitur Align Text, dan lainnya. Lihta detail cara lainnya berikut ini:
1. Menggunakan Fitur Paragraph
Cara pertama yang bisa dicoba untuk merapikan paragraf di lembar kerja Ms Word adalah menggunakan fitur Paragraph. Fitur ini ada di menu “Home”, jika tidak ditemukan maka bisa jadi menggunakan Word versi lebih tinggi.
Namun, fitur ini dijamin ada dan hanya berubah penempatan saja. Silahkan klik menu tersebut, maka nantinya akan ada beberapa pilihan pengaturan. Mulai dari pengaturan jarak baris, indentasi, sampai ukuran dan juga jenis huruf.
Silahkan lakukan pengaturan sebelum mengetik agar hasil ketikan selaras dan terlihat rapi. Bagaimana jika sudah terlanjur mengetik dan paragraf berantakan? Anda bisa blok seluruh teks dan melakukan pengaturan di fitur Paragraph.
Mau merapikan naskah sebelum dikirim ke Penerbit? Mulai dari sini agar naskah Anda tak banyak revisi:
- 5 Cara Memperbaiki Spasi yang Berantakan di Word
- Cara Mengatur Spasi di Word Antar Kata, Baris, dan Paragraf
- Cara Membuat Daftar Pustaka Menjorok Hanya 2 Detik
2. Menggunakan Fitur Align Text
Cara merapikan paragraf yang kedua di Ms Word adalah dengan menggunakan fitur Align Text. Align Text adalah fitur di Word untuk membantu mengatur perataan kanan dan kiri dari paragraf di lembar kerja.
Ada tiga pilihan pengaturan perataan di fitur ini. Pertama adalah Align Right untuk meratakan sisi sebelah kanan. Kedua, Align Left untuk meratakan sisi sebelah kiri. Terakhir adalah Align Center untuk meratakan bagian tengah.
Biasanya orang memilih Align Center untuk mengetik naskah. Namun, beberapa jenis pekerjaan perlu disetting dengan Align Right maupun Left sehingga perlu disesuaikan.
Jika sudah terlanjur mengetik naskah, maka untuk merapikan paragraf tinggal di blok seluruh naskah. Anda bisa memakai shortcut Ctrl + A. Kemudian pilih Align Text yang dirasa paling sesuai, maka otomatis seluruh paragraf punya perataan yang sama.
3. Pertimbangkan Melakukan Indentasi Paragraf
Pilihan cara merapikan paragraf di Word yang ketiga adalah dengan melakukan indentasi di lembar kerja. Apa itu indentasi? Indentasi adalah penulisan paragraf yang agak menjorok masuk ke dalam.
Jika membaca suatu naskah, ada beberapa yang di setiap awal paragraf dibuat menjorok ke dalam. Inilah yang disebut indentasi. Indentasi membantu memperjelas pemisah antara satu paragraf dengan paragraf lainnya. Sehingga bisa lebih rapi.
Pemisahan paragraf secara visual seperti ini bisa dipertimbangkan untuk menjadikan seluruh paragraf dalam naskah menjadi rapi. Namun, jika dirasa tidak diperlukan maka bisa merapikan paragraf dengan cara lainnya.
4. Mengatur Margin Lembar Kerja
Pilihan cara berikutnya untuk menjadikan paragraf di Word lebih rapi adalah dengan mengatur margin. Secara sederhana margin adalah jarak antara paragraf dengan bagian tepi di lembar kerja Ms Word.
Jarak ini bisa diatur sesuai dengan kebutuhan agar tampak seragam antara satu halaman dengan halaman lainnya. Pengaturan margin tentu mudah dilakukan karena menjadi wajib saat menyusun karya ilmiah seperti skripsi, tesis, dan disertasi.
Baca artikel seputar “Margin” berikut:
- Cara Mengatur Margin di Word dengan Mudah
- Panduan Lengkap Cara Layout Buku Sendiri Di Microsoft Word
5. Menyamakan Format Paragraf
Jika Anda menyalin suatu paragraf dari dokumen lain, entah sama-sama Word atau PDF dan lainnya. Maka ada kemungkinan formatnya berbeda. Misalnya, naskah Anda memiliki Align Center sementara naskah lain memakai Align Left.
Jika Anda menyalin paragraf dari naskah yang formatnya berbeda seperti ini, maka naskah Anda sendiri bisa berantakan. Lalu, bagaimana cara merapikan paragraf jika menghadapi kasus ini?
Supaya format dari teks yang disalin mengikuti format dari teks di naskah Anda. Maka Anda bisa paste dengan menekan tombol Ctrl + Shift + C ke dalam naskah Anda. Cara ini akan membuat teks yang disalin otomatis mengikuti format di naskah yang sudah dibuat.
6. Mengatur Jeda di Paragraf
Selanjutnya, Anda bisa mencoba merapikan paragraf di Word dengan mengatur jeda secara tepat. Jeda disini artinya Anda perlu mengatur spasi dengan benar dan menentukan perlu enter sekali atau dua kali. Pastikan konsisten agar paragraf rapi.
7. Menggunakan Alinea yang Pendek
Cara yang terakhir untuk merapikan paragraf di Ms Word adalah dengan menggunakan alinea yang pendek alih-alih yang panjang. Alinea disini mengacu pada jumlah baris dan jumlah kalimat dalam satu paragraf.
Orang akan cenderung menyukai apa yang dibaca ketika alinea ini tidak begitu panjang. Yakni antara 3-4 baris saja. Selain itu, satu alinea juga perlu tersusun dari kalimat-kalimat pendek agar pembaca bisa mengatur pernafasan dengan benar.
Dalam aplikasi Ms Word memang terdapat sejumlah fitur yang bisa diandalkan untuk membuat paragraf yang disusun selalu rapi. Pengaturan di sejumlah fitur ini dianjurkan dilakukan di awal, sehingga paragraf rapi sejak halaman pertama.
Adapun saat melakukan copy paste, misalnya membuat kutipan dalam karya tulis ilmiah dari file lain dengan format PDF atau mungkin dari internet. Supaya paragraf tidak berantakan, Anda bisa menetralkan kalimat yang disalin tersebut di Notepad dulu.
Itulah penjelasan mengenai daftar cara merapikan paragraf di Ms Word. Jika Anda menggunakan aplikasi pengolah kata lain, maka bisa jadi ada beberapa perbedaan pengaturan. Jadi, silahkan disesuaikan saja.
Tutorial penting Microsoft Word yang Anda butuhkan saat menulis karya ilmiah apapun:
